Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali, że będą zwracać pracownikom wysyłanym w delegacje służbowe wydatki poniesione przez nich na wyżywienie, często mają problemy z rozliczeniem takich kosztów. Chodzi o to, że zwracane pracownikom wydatki zazwyczaj przewyższają wysokość diet określonych w obowiązujących przepisach. Wielu przedsiębiorców nie ma pewności, czy kwoty stanowiące nadwyżki ponad wartość diet należy doliczać do przychodów pracowników i pobierać od nich zaliczki na podatek dochodowy.

[srodtytul]Dieta i zwrot kosztów [/srodtytul]

Zgodnie z ustawą o PIT za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Są to zwłaszcza wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika itp.

Zwolnione z podatku są natomiast diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

Oznacza to, że [b]pracownikowi za odbytą podróż służbową przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb[/b]. Zwrócono na to uwagę m.in. w [b]interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r. (IPPB2/415-1513/08-2/AK)[/b].

[srodtytul]Na polecenie pracodawcy [/srodtytul]

Wysokość przysługujących pracownikowi należności określono w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju, a także poza jego granicami. Należności te objęte są zwolnieniem z PIT.

Jednak zgodnie z § 4 pkt 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na terytorium kraju, [b]dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Możliwe jest zatem sfinansowanie przez firmę udokumentowanych kosztów całodziennego wyżywienia pracowników przebywających w podróży służbowej. W takim wypadku firma już nie wypłaca diet tym osobom.[/b] "W sytuacji kiedy spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, a pracownikom przebywającym w podróży służbowej nie są wypłacane diety, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywieni nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu" - stwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie.

[b]Oznacza to, że wartość sfinansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu. Pieniędzy tych nie trzeba doliczać do przychodów osób odbywających podróże służbowe. [/b]

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Antoni zatrudnia w swojej firmie specjalistów, którzy, świadcząc usługi dla różnych kontrahentów, odbywają podróże służbowe na terenie kraju. Właściciel firmy zdecydował, że będzie pokrywał koszty całodziennego wyżywienia wysyłanych w delegacje pracowników. Odbywa się to w ten sposób, że płacąc za posiłki, przebywający w delegacji pracownicy biorą faktury wystawiane na firmę pana Antoniego. Kwota za całodzienne wyżywienie zawsze jest wyższa od diety przysługującej pracownikowi na podstawie przepisów ministerialnego rozporządzenia. Rozliczając należności z podróży służbowej, firma nie wypłaca pracownikom diet. Zwraca im natomiast w całości potwierdzone fakturą wydatki.

Właściciel firmy prawidłowo uznał, że różnica między kwotą wynikającą z przedstawionej przez pracownika faktury a kwotą diety jest zwolniona z PIT. Nie stanowi więc dla pracownika przychodu. [/ramka]