Jeśli menedżer jest zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, wówczas stosujemy do niego kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy. Przychód, jaki otrzymuje z tytułu umowy o pracę, jest opodatkowany tak jak przychód każdego innego zatrudnionego. Spółka potrąca z niego zaliczkę na podatek według skali podatkowej 18 i 32 proc. To podstawowa różnica w porównaniu z członkami zarządu sprawującymi funkcję wyłącznie na podstawie powołania lub zaangażowanym na kontrakcie menedżerskim. Ich zaliczki w trakcie roku wynoszą 18 proc., natomiast po zakończeniu roku sami rozliczają swój całoroczny przychód według skali podatkowej, czyli stosując stawki 18 i 32 proc.

Kolejna różnica między tymi grupami: obliczając zaliczkę na podatek od dochodów etatowego menedżera, spółka uwzględnia kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek, pod warunkiem że przed pierwszą wypłatą złożył on jej PIT-2. Koszty uzyskania przychodu są natomiast takie same dla obydwu kategorii: 111 zł 25 gr miesięcznie, za cały rok 1335 zł, a gdy członek zarządu pracuje w więcej niż jednej firmie 2002,05 zł.

Wprawdzie w rozliczeniu rocznym pracownik menedżer może uwzględnić koszty w wysokości faktycznie poniesionej, ale dotyczy to tylko dojazdów do pracy udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi. Żadne inne nie wchodzą w grę.

Spółka wpłaca pobraną zaliczkę do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby, a po zakończeniu 2009 r.

- do końca stycznia 2010 r. składa deklarację PIT-4R do urzędu skarbowego właściwego dla swojej siedziby i

- do końca lutego 2010 r. przekazuje pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu imienną informację PIT-11.

Menedżer, który zawarł ze spółką umowę o pracę, korzysta ze zwolnień od podatku na takich samych zasadach jak każdy inny pracownik. To oznacza, że wolne od podatku są m.in.

- diety i inne należności, np. zwrot kosztów biletów na pociąg, lotniczych, taksówek, noclegów, za czas podróży służbowej (krajowej i zagranicznej), do wysokości wynikającej z dwóch [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998]rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990[/link] i [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]1991 ze zm[/link].); podstawą zwolnienia jest tu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT,

- wartość rzeczowych świadczeń sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej rocznie 380 zł,

- wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę w szkołach lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Spółka potrąca podatek, gdy opłaci menedżerowi opiekę medyczną, i to niezależnie od tego, czy świadczenie to będzie można jednoznacznie przypisać do danej osoby, czy też menedżer skorzysta z pakietu medycznego dla wszystkich pracowników.

Czy tak samo opodatkowane jest korzystanie ze służbowego telefonu lub samochodu? Wydaje się to nieuzasadnione >patrz przykład.

Jeżeli z członkiem zarządu została zawarta umowa o pracę, to spółka nalicza i odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tak jak od każdego innego pracownika. Potrąca więc składki na obowiązkowe ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

Składki emerytalną i rentowe odprowadza dopóty, dopóki przychód menedżera liczony od początku roku, będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nie przekroczy 95 790 zł (limit obowiązujący w 2009 r.). Po przekroczeniu tego limitu spółka odlicza już tylko składki chorobowe i wypadkowe.

Za każdym razem należy pamiętać o dochodach wyłączonych z podstawy wymiaru składek, a więc takich, od których składek się nie nalicza. Szczegółowo wymienia je [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)[/link].

[ramka] [b]Przykład[/b]

W lutym br. pan Roman, pracownik spółki X, został powołany uchwałą wspólników tej spółki na wiceprezesa zarządu. Uchwała nie wspomina nic o wynagrodzeniu. Przewiduje je kontrakt menedżerski, który pan Roman zawarł ze spółką. Na jego podstawie pan Roman otrzymuje:

- wynagrodzenie miesięczne 25 000 zł,

- opłacony abonament medyczny o wartości 500 zł,

- 500 zł z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w podróżach służbowych.

Oprócz tego, choć nie jest to uregulowane wprost w kontrakcie, pan Roman ma do dyspozycji telefon komórkowy i komputer przenośny wraz z usługą dostępu do Internetu. Korzysta z nich, by załatwiać służbowe sprawy. Będąc w podróży służbowej, pan Roman płaci za przeloty lotnicze, hotel i wyżywienie kartą płatniczą lub kredytową należącą do spółki i powiązaną z rachunkiem spółki. Podstawą do zapłaty są faktury VAT wystawione na spółkę. W lutym 2009 r. pan Roman odbył dwudniową podróż służbową do Londynu. Pod koniec tego miesiąca spółka rozwiązała z nim umowę o pracę, wypłacając mu jeszcze należne z etatu wynagrodzenie za styczeń w wysokości 6000 zł.

Zanim policzymy, jaką kwotę netto pan Roman dostanie z tytułu kontraktu menedżerskiego i umowy o pracę, przyjrzyjmy się, które świadczenia są opodatkowane, a które nie. Opodatkowane i oskładkowane są wynagrodzenia zarówno otrzymane z kontraktu, jak i z umowy o pracę. Podatek i składki trzeba też potrącić od wartości abonamentu medycznego.

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróżach służbowych mieści się w limicie wynikającym z rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. Jest więc zwolniony od podatku dochodowego. Nie ma również od niego składek ZUS, bo w lutym pan Roman był jeszcze pracownikiem, a zasadą jest, że umowę cywilnoprawną zawartą z własnym pracodawcą traktujemy dla celów ZUS tak jak umowę o pracę.

Nieopodatkowane jest korzystanie przez pana Romana ze służbowego telefonu i laptopa. W tym wypadku bowiem w ogóle nie mamy do czynienia z przychodem. Z tego samego powodu nie potrącamy też składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Z tytułu podróży służbowej do Londynu pan Roman nie zapłaci podatku dochodowego od wypłaconej mu przez spółkę diety w wysokości 32 funtów za dobę oraz ryczałtu za nocleg w wysokości 140 funtów za dobę.

Ponieważ pan Roman był w podróży dwie doby, przysługuje mu zwolnienie do wysokości odpowiednio: 64 funty (dieta) i 280 funtów (nocleg). W rzeczywistości jednak pan Roman dostał zwrot w wysokości 500 funtów. Nadwyżka ponad 344 funty (czyli 156 funtów) jest opodatkowana i oskładkowana.

Pan Roman zgłosił się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, więc spółka potrąca od jego przychodu składki: emerytalne, rentowe, chorobową i wypadkową. Ponieważ tę ostatnią spółka opłaca w całości z własnych środków, więc w ogóle nie bierzemy jej pod uwagę przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia netto pana Romana. Policzmy więc, jaką kwotę firma X powinna wypłacić panu Romanowi za luty.

Ponieważ wynagrodzenie z kontraktu i z umowy o pracę to dwa odrębne źródła przychodów, więc firma X obliczy zaliczkę na podatek odrębnie z obu tytułów (uwzględniając dla każdego z nich odrębnie koszty uzyskania przychodu).

[srodtytul]Z tytułu umowy o pracę[/srodtytul]

- przychód brutto 6000 zł

- składki na ubezpieczenia społeczne

– emerytalna 6000 zł x 9,76 proc. = 585,60 zł

– rentowe 6000 zł x 1,5 proc. = 90 zł

– chorobowa 6000 zł x 2,45 proc. = 147 zł

Razem składki finansowane z wynagrodzenia pana Romana: 6000 x 13,71 proc. = 822,60 zł

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej 6000 zł – 822,60 zł = 5177,40 zł

- składka zdrowotna 5177,40 zł x 9 proc. = 465,97 zł, w tym odliczana od podatku 5177,40 zł x 7,75 proc. = 401,25 zł

- koszty uzyskania przychodu 111,25 zł miesięcznie

- podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnego złotego 6000 zł – 822,60 – 111,25 zł = 5066 zł

- kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek 46,33 zł miesięcznie

- zaliczka na podatek dochodowy za luty (5066 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 865,55 zł

- zaliczka na podatek dochodowy po odliczeniu części składki zdrowotnej, po zaokrągleniu do pełnego złotego 865,55 zł – 401,25 zł = 464 zł

- [b]wynagrodzenie netto pana Romana z tytułu umowy o prac[/b]ę 6000 zł – (822,60 zł + 465,97 zł + 464 zł) = [b]4247,43 zł[/b]

[srodtytul]Z tytułu kontraktu[/srodtytul]

- przychód brutto = wynagrodzenie + abonament medyczny + zwrot kosztów podróży służbowej (ponad 344 funty) = 25 000 zł + 500 zł + 816 zł (156 funtów x 5,23 zł/funt) = 26 316 zł

- składki na ubezpieczenia społeczne

– emerytalna 26 316 zł x 9,76 proc. = 2568,44 zł

– rentowe 26 316 zł x 1,5 proc. = 394,74 zł

– chorobowa 26 316 zł x 2,45 proc. = 644,74 zł

Razem składki finansowane z wynagrodzenia pana Romana 26 316 zł x 13,71 proc. = 3607,92 zł

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej 26 316 zł – 3607,92 zł = 22 708,08 zł

- składka zdrowotna 22 708,08 zł x 9 proc. = 2043,73 zł,

w tym odliczana od podatku 22 708,08 zł x 7,75 proc. = 1759,88 zł

- koszty uzyskania przychodu 111,25 zł miesięcznie

- podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnego złotego 26 316 zł – 3607,92 zł – 111,25 zł = 22 596,83 zł

- zaliczka na podatek dochodowy za luty 22 596,83 zł x 18 proc. = 4067,43 zł

- zaliczka na podatek dochodowy po odliczeniu części składki zdrowotnej, po zaokrągleniu do pełnego złotego 4067,43 zł – 1759,88 zł = 2308 zł

- [b]wynagrodzenie netto pana Romana z tytułu kontraktu [/b] 26 316 zł – (3607,92 zł + 2043,73 zł + 2308 zł) = [b]18 356,35 zł[/b]

W sumie z obu tytułów pan Roman otrzyma [b]24 902,90 zł[/b] = 4247,43 zł z tytułu umowy o pracę + 18 356,35 zł z tytułu kontraktu + 500 zł zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w podróży + 1799,12 zł z tytułu diet i ryczałtu za nocleg w podróży do Londynu (co powstało w wyniku przemnożenia 344 funtów przez 5,23 zł/funt)

Natomiast firma X sfinansuje z własnych środków od sumy przychodów z umowy o pracę i z kontraktu:

- drugą połowę składki na ubezpieczenie emerytalne (9,76 proc.) i rentowe (4,50 proc.),

- składkę wypadkową – jej wysokość będzie zależeć od stopy procentowej tej składki obowiązującej dla firmy X,

- składkę na Fundusz Pracy (2,45 proc.),

- składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10 proc.).[/ramka]