Faktura VAT jest obowiązkowym dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie określonej transakcji sprzedaży towarów lub usług. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, gdy do opisanej na fakturze czynności w ogóle nie dochodzi. Co w takim przypadku powinien zrobić podatnik? W jakich przypadkach i w jaki sposób dopuszczalne jest anulowanie faktury? Co z wykazanym na fakturze podatkiem?

[srodtytul]Brak w obrocie [/srodtytul]

Anulowanie faktury obejmuje wyłącznie sytuacje, kiedy dokumentuje ona czynności niedokonane, np. nie dostarczono towaru, anulowano transakcję. Jednakże niezbędnym warunkiem umożliwiającym anulowanie dokumentu jest niewprowadzenie go do obrotu prawnego, czyli nieodebranie przez nabywcę.

[srodtytul]Jak postępować[/srodtytul]

Może się zdarzyć, że podatnik wystawi omyłkowo fakturę, np. na osobę niebędącą nabywcą towaru lub usługi, i stwierdzi swój błąd jeszcze przed przekazaniem faktury poza firmę. W takiej sytuacji może ją anulować np. przez umieszczenie na oryginale i kopii faktury adnotacji: „anulowano dnia...”, przekreślenie oryginału i kopii faktury oraz umieszczenie na nich podpisu osoby upoważnionej do wystawiania faktur.

W praktyce zdarza się jednak, że podatnicy po prostu niszczą błędnie wystawioną fakturę, a następnie wystawiają w jej miejsce nowy dokument z tym samym numerem. Zachowanie takie może budzić kontrowersje, jednakże w razie ewentualnej kontroli nie powinno zostać zakwestionowane, pod warunkiem że w dokumentacji podatnika nie będzie widniał żaden ślad po wystawionej i zniszczonej fakturze.

W obrocie gospodarczym podatnik często sporządza i wysyła fakturę wraz z zamówieniem do klienta. Zdarza się jednak, że kontrahent rezygnuje z zamówienia bądź transakcja z innych przyczyn nie dochodzi do skutku. W takim przypadku, pomimo „wyjścia” faktury poza firmę, jej anulowanie jest nadal możliwe. Podstawą anulacji jest tu nadal spełnienie dwóch warunków:

- oryginał faktury nie dotarł do klienta lub nie został przez niego odebrany, czyli nie ma go w obrocie prawnym,

- opisana na fakturze transakcja nie doszła do skutku.

W takim przypadku anulowania faktury można dokonać w sposób opisany wcześniej. Ponadto wskazane byłoby dołączenie odpowiedniej adnotacji dotyczącej przyczyn anulowania transakcji.

[b]Organy podatkowe dopuszczają także możliwość anulowania faktury w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje jej oryginałem, np. faktura zaginęła w trakcie transportu. Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 19 stycznia 2006 r.[/b] radzi wówczas anulować fakturę poprzez pozostawienie jej kopii w dokumentacji księgowej i opisanie przyczyn, z powodu których transakcja nie doszła do skutku.

[srodtytul]Co z podatkiem[/srodtytul]

Art. 108 ustawy o VAT stanowi, że w przypadku gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Analizując jednak treść tego przepisu, należy odróżnić termin „wystawi” od „sporządzi” fakturę. Pojęcie „wystawi fakturę” należy interpretować jako sporządzenie dokumentu i przekazanie go innemu podmiotowi, tzn. wprowadzenie do obrotu prawnego. Faktura jedynie sporządzona, a niewystawiona, tzn. niewprowadzona do obrotu prawnego, nie rodzi obowiązku podatkowego.

Jeżeli faktura, która została anulowana, była ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, to anulując fakturę, podatnik jest uprawniony do dokonania korekty tej deklaracji i obniżenia obrotu oraz podatku. Oznacza to, że podatnik powinien skorygować deklarację VAT-7, w której wykazał podatek wynikający z anulowanej faktury wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty. Z dniem złożenia korekty deklaracji powstanie nadpłata w podatku od towarów i usług.

[i]Autorka jest doradcą podatkowym w RÖDL & PARTNER Oddział we Wrocławiu[/i]