Wynika tak z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 25 lipca 2008 r. (IBPB3/423-333/08/AK).[/b]

Pracownicy spółki podczas zagranicznych podróży służbowych wynajmują samochody osobowe od przedsiębiorców zagranicznych. Za usługę wynajmu udokumentowaną fakturą pracownicy płacą ze środków otrzymanych od spółki na czas odbywania podróży służbowej. Spółka zastanawiała się, czy w tej sytuacji może poniesione wydatki zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów podatkowych. Wystąpiła zatem z wnioskiem o interpretację. Jej zdaniem wydatki te będą kosztem i to bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ze stanowiskiem tym nie zgodziła się jednak izba skarbowa.

[srodtytul]Wyłącznie racjonalne[/srodtytul]

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu szczegółowo wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, jeśli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym [b]kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów[/b], a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

[srodtytul]Nie zawsze można [/srodtytul]

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl zaś art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

[srodtytul]Konieczna ewidencja[/srodtytul]

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – określa art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Zgodnie z nim [b]przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.[/b] Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

- imię, nazwisko i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu.

Brak ewidencji lub prowadzenie jej w sposób niepozwalający na stwierdzenie wspominanych warunków powoduje, że wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może być zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

[ramka][b]Stawki za kilometr przebiegu pojazdu[/b]

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki te wynoszą dla samochodu osobowego:

- o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. – 0,5214 zł,

- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. – 0,8358 zł. [/ramka]

[ramka][b]GPP>uwaga[/b]

W przypadku najmu samochodów osobowych za granicą przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów poniesione i udokumentowane wydatki pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wydatki zaliczy jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu. [/ramka]