Nie odliczy wydatków na abonament i rozmowy prywatne. Połączenia służbowe rozliczy zaś na podstawie billingu.
[srodtytul]Jedynie celowe i uzasadnione[/srodtytul]
Z przepisów podatkowych wynika, że aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie pewne warunki. Chodzi o to, aby:
- pozostawał w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i był poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie znajdował się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Wszelkie poniesione wydatki, z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy, są zatem kosztami uzyskania przychodu, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Są nimi koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
[b]Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wszelkich wydatków pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.[/b]
[srodtytul]Potrzebny billing[/srodtytul]
Osoba prowadząca działalność gospodarczą i wykorzystująca w niej prywatny telefon może zaliczyć do kosztów tylko wydatki na rozmowy telefoniczne. Nie rozliczy natomiast wydatków na abonament. Jest to bowiem normalny koszt związany z używaniem aparatu telefonicznego.
Przedsiębiorca musi wykazać, że używa telefonów do celów prowadzonej działalności gospodarczej, i postarać się o odpowiednie udokumentowanie tych wydatków. Konieczny będzie szczegółowy billing rozmów telefonicznych. Przedsiębiorca musi też dokonać opisu tych rozmów tak, aby bez żadnej wątpliwości wynikało, że są to rozmowy służbowe, a nie prywatne.
Jeśli natomiast w mieszkaniu, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza, jest inny telefon, który służy wyłącznie do prowadzenia rozmów służbowych, całość wydatków na rozmowy, a także kwota abonamentu za telefon powiększy koszty prowadzonej działalności.
[srodtytul]Dowód wewnętrzny i faktura[/srodtytul]
Podstawą do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinien być dowód wewnętrzny wraz z fakturą za telefon oraz billingiem z wyodrębnionymi rozmowami służbowymi.
W przypadku wydatków związanych m.in. z telefonem w części przypadającej na działalność gospodarczą podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele (czyli wspomniany wcześniej szczegółowy billing rozmów telefonicznych za dany miesiąc).
Dowód wewnętrzny powinien mieć datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku, oraz określać: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
[ramka][b]Tylko niektóre wydatki[/b]
[b]Podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na karty telefoniczne (wykorzystywane do prowadzenia rozmów służbowych). [/b]
Zakup kart telefonicznych, a także rozmowy służbowe z telefonu prywatnego stanowią koszt uzyskania przychodu. Zaksięgować je należy za pomocą dowodu wewnętrznego. W przypadku rozmów z telefonu prywatnego dowodem poniesienia wydatku będzie zapłacona faktura VAT. Zakup kart telefonicznych należy udokumentować dokumentem zakupu – fakturą VAT lub rachunkiem.[/ramka]
