Codziennie pokonuję samochodem osobowym wykorzystywanym w prowadzonej działalności (nie jest to środek trwały) kilkaset kilometrów. Mam stałe trasy (jadę od sklepu do sklepu), które co kilka dni się powtarzają. W jaki sposób mam prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby była ona poprawna? Wykazując każdy etap jazdy (np. kilkusetmetrowy), wypełniam ewidencję bardzo długo. Z jaką więc dokładnością mam wpisywać pokonywane trasy?
– pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT) nie są kosztem wydatki na używanie niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także będącego własnością przedsiębiorcy) na potrzeby działalności gospodarczej – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT ewidencja przebiegu pojazdu powinna być – po zakończeniu wpisów w danym miesiącu – potwierdzona przez podatnika. W razie jej braku wydatki na używanie samochodu nie są kosztem uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
- dane osoby, która używa samochodu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu oraz
- podpis podatnika.
Nie ma przeszkód, aby ewidencję prowadzić komputerowo (uwzględniając oczywiście wszystkie elementy przewidziane w przepisach). Po zakończeniu miesiąca trzeba zrobić wydruk, aby ją potwierdzić (podpisać). Forma papierowa będzie więc dokumentem źródłowym potrzebnym do ustalenia wysokości kosztów, które wpiszemy np. do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W przypadku gdy podatnik objeżdża regularnie tych samych kontrahentów, nie musi – moim zdaniem – wpisywać do ewidencji wszystkich etapów przejazdów. Nie ma najmniejszego sensu opisywać odcinki kilkusetmetrowe czy też kilkukilometrowe pomiędzy poszczególnymi placówkami handlowymi.
Uważam, że wystarczy, gdy wpisze w ewidencji np. „Warszawa – trasa nr 3 – Warszawa: 358 km” i jednocześnie będzie miał na wymienioną trasę odrębną specyfikację precyzyjnie podającą miejsca przejazdu i odległości. Jeżeli różnych tras jest kilka, należy sporządzić specyfikację dla każdej z nich. Będą stanowiły załączniki do ewidencji przebiegu. W razie potrzeby można je przywoływać w opisie trasy bez konieczności wpisywania do ewidencji wszystkich etapów przejazdu.
Ponieważ podatek dochodowy jest rozliczany wstępnie miesięcznie (zaliczki) a ostatecznie rocznie, ewidencja przebiegu pojazdu obejmuje cały rok podatkowy w rozbiciu na poszczególne miesiące. Okres jej przechowywania jest taki sam jak księgi przychodów i rozchodów i kończy się wraz z upływem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 ordynacji podatkowej). O ile więc nie nastąpi przedłużenie okresu przedawnienia, ewidencja przebiegu za poszczególne miesiące 2008 r. może zostać zniszczona najwcześniej 1 stycznia 2015 r.
Za nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie jej nierzetelnie bądź wadliwie grozi sankcja przewidziana w art. 60 i 61 kodeksu karnego skarbowego. Może to być przestępstwo albo wykroczenie skarbowe w zależności od istoty przewinienia.
Autor jest doradcą podatkowym w kancelarii Tax s.c. w Lublinie
