Zgodnie z zasadą zawartą w art. 111 ustawy o VAT kasy muszą posiadać firmy prowadzące sprzedaż detaliczną, czyli oferujące swoje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom, którzy nie rozliczają tego podatku na zasadach ogólnych.
Podstawowe kryterium zwolnienia z posiadania kasy to wysokość obrotów. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których przychody nie przekraczają 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT).
Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po tym, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit. Niższy limit obowiązuje firmy nowe, czyli założone w 2008 r. Wynosi 20 tys. zł, a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.
Firma, która już raz została zobligowana do zainstalowania kasy, nie może z niej zrezygnować.
W niektórych sytuacjach mogą pojawić się wątpliwości, czy przedsiębiorca jest zwolniony od obowiązku stosowania kasy do momentu przekroczenia 20 tys. zł, czy 40 tys. zł. Tak będzie, gdy osoba fizyczna przez pewien czas prowadziła firmę, w której nie miała obowiązku stosowania urządzeń fiskalnych (np. kontrahentami byli tylko inni przedsiębiorcy), następnie ją zlikwidowała i po pewnym czasie zarejestrowała nową działalność. Czy w takim wypadku obowiązuje niższy, czy wyższy limit? Problemem tym zajmował się [b]Pierwszy Urząd Skarbowy w Kielcach (interpretacja z 19 września 2006 r., OG /005/147/ PP2 /443/32/06)[/b]. W odpowiedzi potwierdził stanowisko podatnika, że w takiej sytuacji nie musi instalować kasy do momentu, gdy jego obroty przekroczą 40 tys. zł.
Podatnicy, dla których podstawą opodatkowania VAT jest marża, mają wątpliwości, jak ustalać wartość obrotu zobowiązującego do zainstalowania kasy. Chodzi m.in. o komisy. Pojawia się wtedy pytanie, czy do limitu 40 tys. zł wliczana jest tylko prowizja, czy także cena samochodu?
Organy podatkowe przyjmują, że należy uwzględniać cały przychód. Wskazują, że w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zobowiązującym do instalacji kasy, jest mowa o sprzedaży na rzecz klientów detalicznych. Nie zmienia tego wybór szczególnej formy opodatkowania na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy o VAT, czyli obliczania podatku tylko od marży. Taką wykładnię potwierdzają przepisy rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Mówią one, że podatnicy odprowadzający podatek od marży ewidencjonują w kasie całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników.
Od omówionych zasad przepisy przewidują liczne wyjątki. Rozporządzenie zawiera bowiem obszerny katalog czynności, które nie muszą być ewidencjonowane przy zastosowaniu kasy; przede wszystkim są tam wymienione niektóre rodzaje usług (patrz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/157349.html]„Wynajmujący musi wystawić fakturę”[/link]). W przepisach znajduje się także wykaz czynności, które muszą być ujęte w kasie fiskalnej bez względu na wysokość obrotów detalicznych firmy (patrz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/157346.html]„Budka z piwem i kasą fiskalną”[/link]).
Na ciekawe pytanie musiał odpowiedzieć [b]Urząd Skarbowy w Łęcznej[/b], który oceniał konsekwencje dobrowolnego zainstalowania kasy fiskalnej [b](interpretacja z 18 sierpnia 2006 r., PE-443/23/06)[/b]. Z wniosku podatnika wynika, że od 1 grudnia 2005 r. prowadzi firmę zajmującą się sprzedażą odzieży używanej. W jednym ze sklepów od lutego 2006 r. rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, chociaż nie miał takiego obowiązku. Potem otworzył nowy sklep. Czy może nie instalować w nim kasy, skoro dotychczas kwota jego obrotu nie przekroczyła 40 tys. zł?
Urząd zgodził się ze stanowiskiem pytającego i potwierdził, że w nowym sklepie wystarczy prowadzenie zwykłej ewidencji. Uznał, że rozpoczęcie ewidencjonowania za pomocą kasy było dobrowolne. Tym samym podatnik może nadal korzystać ze zwolnienia ze względu na nieprzekroczenie 40 tys. zł limitu obrotów. W konsekwencji nie jest zobowiązany do instalowania kas rejestrujących w żadnym z prowadzonych punktów sprzedaży. Może również prowadzić ewidencję za pomocą kasy rejestrującej wyłącznie w jednym punkcie sprzedaży.
