Zgodnie z zasadą zawartą w art. 111 ustawy o VAT kasy muszą posiadać firmy prowadzące sprzedaż detaliczną, czyli oferujące swoje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom, którzy nie rozliczają tego podatku na zasadach ogólnych.
Podstawowe kryterium zwolnienia z posiadania kasy to wysokość obrotów. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których przychody nie przekraczają 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT).
Zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po tym, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit. Niższy limit obowiązuje firmy nowe, czyli założone w 2008 r. Wynosi 20 tys. zł, a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.
Firma, która już raz została zobligowana do zainstalowania kasy, nie może z niej zrezygnować.
W niektórych sytuacjach mogą pojawić się wątpliwości, czy przedsiębiorca jest zwolniony od obowiązku stosowania kasy do momentu przekroczenia 20 tys. zł, czy 40 tys. zł. Tak będzie, gdy osoba fizyczna przez pewien czas prowadziła firmę, w której nie miała obowiązku stosowania urządzeń fiskalnych (np. kontrahentami byli tylko inni przedsiębiorcy), następnie ją zlikwidowała i po pewnym czasie zarejestrowała nową działalność. Czy w takim wypadku obowiązuje niższy, czy wyższy limit? Problemem tym zajmował się [b]Pierwszy Urząd Skarbowy w Kielcach (interpretacja z 19 września 2006 r., OG /005/147/ PP2 /443/32/06)[/b]. W odpowiedzi potwierdził stanowisko podatnika, że w takiej sytuacji nie musi instalować kasy do momentu, gdy jego obroty przekroczą 40 tys. zł.
