Od początku 2008 roku każdy płatnik i podatnik uprawniony jest do składania deklaracji drogą elektroniczną. Do stycznia z tej możliwości mogli korzystać tylko tzw. duzi podatnicy, a więc tacy, których roczne przychody netto przekraczają równowartość 5 mln euro, rozliczający się w wyspecjalizowanych urzędach skarbowych. Teraz taką możliwość ma każdy podatnik.
Niestety, nie wszystkie formularze uda się przekazać w formie elektronicznej. Uprawnienie takie przedsiębiorcy zyskują sukcesywnie.
Najpierw mieli możliwość przesyłania m.in. deklaracji VAT-7, VAT-7K (od stycznia). Od początku kwietnia mogą przekazywać kolejne, m.in. PIT-36 i PIT-36L, a więc te, które dotyczą rocznego rozliczenia. Od wtorku 1 lipca drogą elektroniczną do urzędów będą mogły trafiać kolejne deklaracje, a za kilka miesięcy (od 1 stycznia 2009 r.) następne.
Od lipca podatnicy będą mogli przesłać drogą elektroniczną 17 deklaracji >patrz ramka. Najważniejsza to jednak PIT-11. Przedsiębiorca wystawia ją, gdy zwalnia pracownika albo ten sam decyduje się w ciągu roku odejść z pracy. Wtedy na przedsiębiorcy spoczywają określone obowiązki. Musi przygotować właśnie PIT-11 (informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy). Ma na to niewiele czasu. Przygotowuje ją do 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym pobrał ostatnią zaliczkę. W takim samym terminie informację powinien otrzymać pracownik i urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika.
Do tej pory informacje takie trafiały do fiskusa w formie papierowej. Od lipca można będzie przekazać je elektronicznie. Aby jednak to zrobić, trzeba spełnić kilka warunków. Jakich? Po pierwsze, trzeba posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub upoważnić osobę, która taki podpis posiada. Po drugie, o chęci przesyłania tą drogą deklaracji zawiadomić urząd skarbowy.
Aby przesłać elektronicznie deklarację, niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Przedsiębiorca uzyska go, jeśli zgłosi się do jednego z centrów certyfikacji. Na stronach internetowych Ministerstwa Finansów (www.e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=faq) wymienione są trzy takie centra: Sigillum (www.sigillum.pl), Certum (www.certum.pl) oraz Szafir (www.kir.pl). Centra te podają na swoich stronach internetowych informacje, w jaki sposób przejść całą procedurę uzyskania certyfikatu kwalifikowanego i ile za to musimy zapłacić. Kompletny zestaw do składania podpisu elektronicznego składa się z karty mikroprocesorowej, czytnika oraz oprogramowania.
Pamiętajmy jednak, że certyfikat nie jest ważny bezterminowo. Z reguły jest to rok – dwa. Potem konieczne jest jego odnowienie (za co też trzeba zapłacić).
Sam podpis elektroniczny nie wystarczy. Trzeba jeszcze przekazać do urzędu skarbowego (w formie papierowej) zawiadomienie ZAW-E1. Przedsiębiorca zgłasza w nim zamiar składania deklaracji drogą elektroniczną. Jeśli nie będzie robił tego sam, wskazuje w zawiadomieniu osobę upoważnioną do składania deklaracji w jego imieniu. Wypełniony formularz dostarcza osobiście lub pocztą do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników (art. 3c § 1 pkt 1 ordynacji podatkowej).
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się, by upoważnić inną osobę do składania deklaracji w jego imieniu, musi ona przesłać (tym razem drogą elektroniczną) wypełnione zgłoszenie ZAW-E2. Potwierdza w nim wolę składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Ponieważ zgłoszenie to jest elektroniczne, upoważniona przez przedsiębiorcę osoba musi mieć bezpieczny podpis elektroniczny.
Po sprawdzeniu przesłanego zgłoszenia naczelnik urzędu wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza możliwość składania dokumentów drogą elektroniczną. Ma na to miesiąc od dnia złożenia zgłoszenia (art. 3c § 3 ordynacji podatkowej). To że firma może składać deklaracje w formie elektronicznej, nie oznacza jednak, że od razu musi to robić. Może nadal przesyłać je w formie papierowej. Ważne jest jednak, by tego samego dokumentu nie wysyłać w obydwu formatach (i elektronicznie, i w wersji papierowej).
Pamiętajmy, że deklaracje podatkowe możemy przesyłać drogą elektroniczną przy użyciu komputera, na którym jest zainstalowana przeglądarka internetowa, przeglądarka plików PDF Adobe Reader w najnowszej wersji oraz zestaw do składania podpisu elektronicznego.
Są dwa sposoby przesyłania deklaracji elektronicznie. Po pierwsze, za pomocą interaktywnego formularza PDF. Wypełnioną deklarację podpisujemy i przesyłamy do urzędu. Po drugie, z wykorzystaniem aplikacji dostarczonych przez producentów oprogramowania, które pozwalają przesyłać deklaracje bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych przedsiębiorcy. Jak wyjaśnia na swoich stronach resort finansów: „takie rozwiązanie jest możliwe ze względu na publikację (...) otwartego standardu dokumentu podatkowego (odpowiedniego schematu XSD). Pozwala to na dostosowanie przez producentów oprogramowania swoich aplikacji tak, by mogły obsługiwać proces składania deklaracji podatkowych”.
Mimo że Ministerstwo Finansów poszerza wachlarz deklaracji, które mogą być składane drogą elektroniczną, zainteresowanie podatników tą formą nie wzrasta. Z jednej strony wynika to z często niemałych kosztów obsługi elektronicznego składania deklaracji. Z drugiej, w przypadku dużych podatników, niewielu chce być tymi pierwszymi, na których będą się uczyli inni, w tym urzędy skarbowe. Wolą więc poczekać, aż elektroniczne deklaracje staną się bardziej powszechne. Wiadomo bowiem, że zawsze na początku pojawiają się problemy w stosowaniu nowych rozwiązań.
Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, widzą, że składanie deklaracji elektronicznych jest zbyt kosztowne i nie warto wydawać np. 400 zł po to, aby raz w roku wysłać PIT-37. W podobnej sytuacji są dziesiątki tysięcy przedsiębiorców, którzy składają cztery razy do roku kwartalną deklarację VAT i raz do roku PIT-36 lub PIT-36L (od 1 stycznia 2007 r. nie ma bowiem obowiązku składnia miesięcznych deklaracji w podatkach dochodowych). Nie mniej istotne jest też to, że bezpiecznego podpisu elektronicznego nie wymagają inne instytucje, np. banki czy firmy ubezpieczeniowe. Trudno zatem wymagać od przedsiębiorców, szczególnie małych, aby ponieśli koszt kilkuset złotych po to tylko, aby do jednej instytucji wysyłać formularze drogą elektroniczną.
Od 1 lipca do urzędu skarbowego można przesyłać elektronicznie:
- VAT-21 – zawiadomienie o wyborze miejsca opodatkowania/rezygnacji z wyboru miejsca opodatkowania w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju,
- PIT-14 – informacja o wysokości wycofanego wkładu budowlanego lub mieszkaniowego wniesionego do spółdzielni mieszkaniowej/wysokości wycofanych lub przeniesionych na rzecz osób trzecich oszczędności z kasy mieszkaniowej,
- PIT-23 – deklaracja o osiągniętych przychodach z odpłatnego zbycia nieruchomości lub praw majątkowych, objętych zryczałtowanym podatkiem dochodowym,
- PIT-11 – informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy,
- PIT-6 – deklaracja do wymiaru zaliczek podatku dochodowego od dochodów z działów specjalnych produkcji rolnej za rok podatkowy,
- PIT-8S – informacja o wysokości wypłaconego stypendium,
- PCC-3 – deklaracja w sprawie podatku od czynności cywilnoprawnych,
- PCC-3A – (załącznik) informacja o pozostałych podatnikach,
- PCC-2 – deklaracja o wysokości pobranego i wpłaconego podatku przez płatnika,
- SD-2 – deklaracja o wysokości pobranego i wpłaconego przez płatnika podatku,
- SD-Z1 – zgłoszenie o nabyciu własności rzeczy lub praw majątkowych,
- SD-3 – zeznanie podatkowe o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych,
- SD-3/A – (załącznik) informacja o pozostałych podatnikach,
- POG-3C i POG-3D – deklaracje dla podatku od gier,
- POG-R – deklaracja dla podatku od gier (ryczałt),
- PIT-R – informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich
(rozporządzenie MF z 19 grudnia 2007 r., DzU nr 246, poz. 1817)
.
