W postępowaniu podatkowym adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa. Przy innych pełnomocnikach konieczny jest jego urzędowo poświadczony odpis. Kto jest uprawniony do poświadczania? Czy trzeba kierować się rozporządzeniem ministra sprawiedliwości w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki? –

pyta czytelnik DF.

Postępowanie podatkowe wszczynane jest na wniosek przedsiębiorcy albo z urzędu przez organ. Przedsiębiorca może mieć w takim postępowaniu pełnomocnika. Aby jednak mógł on skutecznie działać, konieczne jest przedłożenie pełnomocnictwa (pisaliśmy o tym w artykule "Z fiskusem możemy kontaktować się przez pełnomocnika"). Może być to oryginał pełnomocnictwa albo jego urzędowo poświadczony odpis. Uprzywilejowani w tym wypadku są radcy prawni, doradcy podatkowi i adwokaci, którzy jako pełnomocnicy sami mogą uwierzytelniać odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Inni pełnomocnicy nie mają takich możliwości. Pozostaje im złożenie oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Gdy postępowań jest więcej, a przedsiębiorcę obsługuje jeden z pracowników organu podatkowego, przedkładanie za każdym razem oryginału pełnomocnictwa byłoby zbyt uciążliwe i czasochłonne (np. w VAT, gdy często jednorazowo jest wydawanych kilkanaście decyzji za poszczególne miesiące). Wtedy najlepiej skorzystać z urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Przepisy podatkowe nie mówią jednak jednoznacznie, czym taki poświadczony odpis jest i jaki organ go udziela. Czytelnik zwrócił uwagę na rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (DzU nr 27, poz. 185). Pozwala ono wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, na poświadczanie własnoręczności podpisu na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji, a także na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie. To mogłoby sugerować, że nie istnieją faktycznie możliwości urzędowego poświadczenia pełnomocnictwa dla celów postępowania podatkowego.

Podejście to jest jednak błędne. Wspomniane rozporządzenie dotyczy bowiem czynności wykonywanych przez organ gminy, które mają skutek prawny identyczny z poświadczeniem przez notariusza (poświadczenie notarialne). Ponadto z treści samego rozporządzenia wynika, że czynności wykonywane przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) mają umożliwić nie tyle poświadczenie dokumentu, ile własnoręczność samego podpisu.

Urzędowe poświadczenie pełnomocnictwa nie jest poddane aż tak daleko idącemu rygoryzmowi. Trzeba je odczytywać zgodnie z potocznym brzmieniem, czyli jako poświadczenie przeprowadzone przez urząd. Nie jest ono jakąś szczególną formą ograniczenia. Ma jedynie – podobnie jak przy pełnomocnikach profesjonalnych – uwiarygodnić, że przedkładający odpis pełnomocnictwa jest uprawniony do reprezentowania strony i dysponuje pełnomocnictwem.

Jako urząd powinniśmy traktować każdą jednostkę organizacyjną, której zadaniem jest obsługa organu administracji publicznej (rządowego czy samorządowego), np. urząd gminy, urząd skarbowy, izba celna, urząd kontroli skarbowej. Możliwości tego poświadczenia nie można ograniczać jedynie do organu, przed którym toczy się postępowanie, a więc tylko do organów podatkowych. Naszym zdaniem przy poświadczaniu urzędowym pełnomocnictwa można skorzystać z pomocy np. starostwa powiatowego czy urzędu wojewódzkiego.

Przez odpis należy rozumieć zwielokrotnione pełnomocnictwo, np. jego kserokopię czy wydruk zeskanowanego pełnomocnictwa. Jeśli chodzi o samą czynność poświadczenia, musi dokonać jej pracownik urzędu. Przedkładając pełnomocnictwo do poświadczenia wraz z kserokopią, trzeba bezwzględnie przedłożyć oryginał pełnomocnictwa. Pracownik urzędu ma bowiem obowiązek porównania oryginału i kserokopii pełnomocnictwa.

Na odpisie pełnomocnictwa powinny znaleźć się pieczęcie pozwalające na zidentyfikowanie urzędu, który go poświadcza. Z adnotacji albo pieczęci powinno też wynikać, kto (z imienia, nazwiska i stanowiska służbowego) i kiedy je poświadczył. Przykładowa adnotacja na odpisie pełnomocnictwa może brzmieć: „za zgodność z oryginałem mgr Anna Miś – kierownik Referatu Podatków Pośrednich w Urzędzie Skarbowym Złote Pola, 24 kwietnia 2008 r.”.

Od poświadczenia przez organ administracji rządowej lub samorządowej zgodności odpisu pełnomocnictwa musimy zapłacić opłatę skarbową. Wnosimy ją w kasie albo na rachunek bankowy urzędu.

Od każdej pełnej lub zaczętej strony opłata wynosi 5 zł. Z załącznika do ustawy o opłacie skarbowej wynika, że nie płacimy jej od poświadczenia zgodności odpisu, kopii lub wyciągu z pełnomocnictwa, które nie podlega opłacie lub jest od niej zwolnione. Sytuacje takie są jednak w praktyce wyjątkowe i dotyczą np. osób, które wskażą, do jakiego postępowania pełnomocnictwo ma być wykorzystane, i przy sporządzeniu tej czynności przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa. Wzmiankę o tym trzeba umieścić na odpisie pełnomocnictwa.

Michał Ciecierski jest pozaetatowym członkiem samorządowego kolegium odwoławczego

Iwona Wołczak jest pracownikiem administracji skarbowej