Jak rozliczyć integracyjny wyjazd dla pracowników i ich rodzin

Z okazji 20-lecia firmy sfinansowaliśmy pracownikom i ich żonom zagraniczny dziesięciodniowy wyjazd integracyjny. Uczestniczył w nim również były wieloletni pracownik, którego chcemy ponownie zatrudnić, oraz sam pracodawca wraz z żoną. Impreza była zorganizowana przez biuro podróży. Jak rozliczyć koszty oraz podatek dochodowy u uczestników? – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Zaliczenie wydatków na imprezy integracyjne do kosztów zależy od tego, czy firma potrafi wykazać ich związek z przychodem.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Obecnie organy podatkowe akceptują to, że wydatki na spotkania integracyjne pracowników są związane z przychodami pracodawcy. Celem tych spotkań jest wzmacnianie więzi między pracownikami oraz upowszechnianie pozytywnego wizerunku pracodawcy wśród zatrudnionych, co przekłada się na dobrą wzajemną współpracę, wzrost wydajności i efektywności pracy, a w konsekwencji przyczynia się do osiągania (lub zwiększenia) przez firmę przychodów.

Dlatego też wydatki poniesione na organizację imprezy integracyjnej dla pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu pracodawcy (np. interpretacja Lubelskiego Urzędu Skarbowego z 6 lipca 2007 r., PD.423-34/07, oraz interpretacja Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 5 lipca 2007 r., ŁUS-II-2-423/123/07/AT).

Cel integracyjny jest również osiągnięty, gdy w imprezie oprócz pracowników udział bierze sam pracodawca. W związku z czym także wydatki na jego uczestnictwo mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Musimy jednak pamiętać o poglądzie wyrażonym przez WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SA/WA 4283/2006). Sąd stwierdził w nim, że nie istnieje ogólna zasada, w myśl której wydatki na spotkania integracyjne pracowników są zawsze kosztem podatkowym. W każdym przypadku – zdaniem sądu – należy badać cel takiego spotkania, bo jeżeli będzie nim wyłącznie konsumpcja lub przebywanie pracowników w swojej obecności, to wydatki nie mogą być uznane za koszty podatkowe. Organizując zatem zagraniczną wycieczkę dla pracowników, pracodawca musi przyjąć jako cel tej imprezy zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków. Efekt ten da się osiągnąć przykładowo poprzez wprowadzenie do jej programu elementów szkolenia czy konkursów.

Jeżeli impreza będzie nastawiona wyłącznie na zapewnienie pracownikom atrakcji turystycznych, wypoczynku itd., to wydatki związane z udziałem pracowników w wycieczce nie będą mogły być kosztem podatkowym.

Co w sytuacji, gdy w wycieczce o charakterze integracyjnym obok pracowników uczestniczą osoby trzecie, tj. żony pracowników, były pracownik (którego firma chce ponownie zatrudnić) oraz żona pracodawcy?

W interpretacji z 13 grudnia 2007 r. (ILPB1/415-89/07-3/GM) Izba Skarbowa w Poznaniu

stwierdziła, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki związane z organizacją takich spotkań integracyjnych, których uczestnikami są wyłącznie pracownicy firmy, a osoby trzecie nie biorą w niej udziału. Czy takie stanowisko jest prawidłowe?

Nie ma wątpliwości, że wydatki związane z udziałem w wycieczce żony pracodawcy oraz byłego pracownika nie mają związku z przychodem firmy. Natomiast w odniesieniu do członków rodzin pracowników można twierdzić, że ich uczestnictwo w takiej imprezie upowszechnia pozytywny wśród zatrudnionych wizerunek pracodawcy. Jednak taka argumentacja zdaniem organów podatkowych jest niewystarczająca. W sytuacji zatem, gdy w imprezie integracyjnej oprócz pracowników biorą udział osoby trzecie, zasadne byłoby przyjęcie, że koszty uczestnictwa tych osób ustalone proporcjonalnie do ilości uczestników imprezy jako niezwiązane z przychodami pracodawcy nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 30 sierpnia 2007 r., 1472/ROP1/423-256/07/ KM).

Zgodnie z ogólną regułą wynikającą z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT poniesiony za pracownika koszt udziału w zagranicznym wyjeździe integracyjnym będzie jego przychodem ze stosunku pracy (z nieodpłatnego świadczenia). Oznacza to konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek oraz wykazania przez pracodawcę przychodu pracownika w informacji PIT-11.

Ta zasada ma zastosowanie jedynie wówczas, gdy świadczenie na rzecz pracownika jest zindywidualizowane, tj. imiennie adresowane. W interpretacjach organów podatkowych przyjmuje się, że jeżeli nie jest możliwe przypisanie, jaka kwota świadczenia przypada na konkretnego pracownika, to jego wartość nie stanowi dla pracownika przychodu podatkowego, a po stronie pracodawcy nie powstają obowiązki płatnika (interpretacja naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 25 kwietnia 2007 r., ZD/4060-11/07, pismo Ministerstwa Finansów z 8 lutego 2002 r., PB5/MC-068-25-2-144/02).

Jednak spełnienie takiego warunku (wykluczającego powstanie przychodu po stronie pracowników) w przypadku gdy wycieczkę organizuje biuro podróży, jest w praktyce trudne do zrealizowania, ze względu na określanie cen takiej usługi w sposób jednostkowy, tj. na osobę.

Co więcej, zdaniem ministra finansów w przypadku wyjazdu integracyjnego organizowanego przez biuro podróży, nawet gdy będzie miał charakter otwarty i dobrowolny, istnieje możliwość zindywidualizowania tych świadczeń. To, że usługa jest adresowana do wszystkich pracowników, nie wyklucza możliwości określenia przychodu otrzymanego przez konkretnego uczestnika wycieczki, gdyż pracodawca jest w stanie określić, którzy pracownicy brali udział w takiej imprezie (pismo z 13 grudnia 2007 r., ILPB2/415-213/07-2/MT).

Ponadto należy pamiętać, że pracodawca musi „oddzielić” wydatki poniesione z tytułu udziału w wycieczce małżonków pracowników (aby resztę zaliczyć do kosztów podatkowych). Będzie więc znał wartość świadczenia przypadającą na konkretną osobę.

W konsekwencji sfinansowanie pracownikom zagranicznej wycieczki może się wiązać z obowiązkiem opodatkowania uzyskanego z tego tytułu przychodu.

Natomiast sfinansowanie wyjazdu dla żon pracowników i byłego pracownika powoduje powstanie przychodu podatkowego z innych źródeł (o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT), co wiąże się z obowiązkiem sporządzenia przez firmę informacji PIT-8C.

W przypadku żony pracodawcy można zastosować art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o PIT, zgodnie z którym wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymana od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn (tj. m.in. od małżonka) jest wolna od podatku dochodowego.

Autorka jest prawnikiem w spółce doradztwa podatkowego Małopolski Instytut Studiów Podatkowych w Krakowie

Firma finansująca zagraniczną wycieczkę integracyjną dla pracowników musi jeszcze pamiętać o art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT (oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT), zgodnie z którym nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Działalnością socjalną w myśl art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Przepis ten został uznany za niekonstytucyjny w zakresie, w jakim uniemożliwia pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę, wypełniających definicję działalności socjalnej, świadczonych poza terytorium kraju (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 marca 2007 r., K 40/2004).