Na co wydać, aby zaoszczędzić? To najczęściej zadawane pytanie przez przedsiębiorców rozkręcających biznes. Możliwości jest dużo. Ale i sporo pułapek. Jak je ominąć? Najprościej, jeśli sprawdzimy, czy konkretny wydatek może być kosztem podatkowym. Jak to zrobić? Pomoże uważna analiza przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT). Jej art. 22 mówi, że kosztami są wszystkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia czy zachowania jego źródeł, z wyjątkiem tych, które wymienia art. 23. Z ustawy dowiemy się zatem jedynie, co kosztem na pewno być nie może. W pozostałych razach musimy zdać się na łaskę i niełaskę urzędników.

Na pewno nie uzyskamy profitów, jeśli skorzystamy z pomocy małżonka lub dzieci i to nawet wtedy, gdy wypłacamy im wynagrodzenie. Nie możemy go bowiem zaliczyć do kosztów podatkowych. Przepisy nie pozwalają przedsiębiorcy wrzucać w ciężar kosztów prowadzonej firmy nie tylko wartości pracy własnej, ale także małżonka i małoletnich dzieci, a gdy działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników. Potwierdzają to wyroki sądów administracyjnych (m.in. NSA z 5 listopada 1999r., I SA/Gd 997/97). Sąd stwierdził, że wtedy, gdy praca małżonka podatnika świadczona jest w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to niezależnie od tego, w jakiej odbywa się to formie (bezumownie, na podstawie umowy o pracę czy też umowy-zlecenia lub umowy o dzieło), jej wartość nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Nie wszystkie też wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem firmy w domu lub mieszkaniu będą kosztem podatkowym w pełnej wysokości. Często do kosztów zaliczymy tylko część takiego wydatku czy opłaty. Jaką? Taką, jaka przypada na część domu lub mieszkania, w której prowadzimy firmę, np. tę część, w której jest biuro.

Przy firmie prowadzonej w domu część wydatków fakturowana jest bezpośrednio na działalność (np. zakupy do hurtowni, która jest w domu), a część na przedsiębiorcę jako osobę prywatną (np. opłaty za gaz, wodę, energię). Jak rozliczyć te wydatki? Kosztem podatkowym będzie taka ich część, jaki procent w powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej. Wprawdzie z ustawy o PIT nie wynika jednoznacznie, że przedsiębiorca prowadzący firmę w domu może zaliczyć do kosztów część wydatków związanych z jego używaniem na potrzeby działalności gospodarczej. Wydaje się jednak, że można oprzeć to na ogólnej definicji kosztów podatkowych.

Jeśli prowadzimy działalność gospodarczą we własnym domu lub mieszkaniu, nie możemy zapominać o konieczności odpowiedniego dokumentowania ponoszonych wydatków. Często bowiem zapominamy, że wydatki związane z prowadzoną działalnością mogą być uznane za koszt podatkowy tylko, jeśli są prawidłowo udokumentowane. Przekonali się o tym ci przedsiębiorcy, którzy nie mieli odpowiednich dokumentów, a mimo to zaliczyli poniesione przez nich wydatki do kosztów.

Dopilnujmy zatem, by w razie kontroli pracownicy organów podatkowych zobaczyli odpowiednie dowody księgowe. Są nimi, prócz faktur i przeróżnych rachunków, także faktury korygujące, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne bądź dowody innych opłat oznaczone numerem i przyporządkowane do danej operacji (np. opłaty za centralne ogrzewanie, za prąd, wodę itp.). Pamiętajmy jednak, by zawsze postarać się o oryginały faktur i rachunków. Nie mogą być to kserokopie, bo te nie stanowią podstawy do zaliczenia określonych w nich wydatków do kosztów podatkowych.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące. Podstawą zapisów są też inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające określone dane, m.in. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód. Dowody takie muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi zrobionymi na jego podstawie.

W niektórych przypadkach dokumenty te są tylko podstawą do sporządzenia innych dokumentów, stanowiących podstawę zapisów w księdze, jakimi są dowody wewnętrzne.

Pan Jan jest właścicielem domu o powierzchni użytkowej 300 mkw. 60 proc. jego powierzchni to część mieszkalna (180 mkw.), a 40 proc. użytkowa (120 mkw.), przeznaczona na działalność gospodarczą. Budynek ogrzewany jest gazem. Pomiar jego zużycia obywa się według specjalnych pomierników. W tym wypadku kosztem podatkowym może być jedynie ta część rachunków za gaz, która dotyczy pomieszczeń wykorzystywanych przez firmę. Jeśli nie uda się inaczej ustalić, ile gazu jest zużywane do ogrzania części użytkowej, trzeba będzie rozliczyć rachunki procentowo. Wydatki związane z opłatami za media powinny stanowić taki procent powierzchni całego mieszkania, jaki stanowi pomieszczenie przeznaczone na działalność gospodarczą.

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych wypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Dopiero tak sporządzone dowody wewnętrzne są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Gdy prowadzimy firmę w domu, w kosztach podatkowych znajdzie się bowiem tylko część wydatków poniesionych w związku z eksploatacją tego domu, przypadająca na działalność. Trzeba zatem sporządzić dowody wewnętrzne. Powinny one określać wydatki przypadające na firmę. To na ich podstawie musimy robić zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wydatki na sprzęt biurowy i meble kupione do firmy możemy amortyzować lub bezpośrednio zaliczyć do kosztów podatkowych. Jednak nie zawsze

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych ponoszone wydatki, jeśli tylko mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływają na wysokość osiąganych przychodów. Telefony, faksy, meble czy artykuły biurowe kupowane do firmy z pewnością mają z nią związek. Wpływają też na wielkość osiąganych przychodów. Nie wszystkie jednak mogą być kosztem. Jeśli kupimy lodówkę czy mikrofalówkę i wydatek ten będziemy chcieli zaliczyć do kosztów podatkowych, spór z fiskusem mamy gwarantowany.

Gdy kupujemy składniki majątku, np. meble biurowe, sprzęt komputerowy, których przewidywany okres używania wynosi rok, i będą one wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, musimy zdecydować, czy amortyzować je, a jeśli tak – to jaką metodę wybrać. Powinniśmy też zastanowić się, czy będziemy używali ich rok, krócej, czy może znacznie dłużej. Do środków trwałych nie zalicza się bowiem składników majątkowych, których okres używania jest krótszy niż rok.

Środkami trwałymi podlegającymi amortyzacji są składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku, w dniu przyjęcia do używania, a wśród nich budynki, maszyny, środki transportu i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Środki te muszą być wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Decydując się na amortyzację, wybierzmy jej metodę przed rozpoczęciem dokonywania odpisów. Wybraną bowiem metodę musimy stosować do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego. Do wyboru mamy dwie metody: liniową i degresywną. Przy pierwszej odpisów amortyzacyjnych dokonujemy do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środka trwałego lub w którym dany środek postawiono w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono jego niedobór. Natomiast metoda degresywna polega na tym, że roczne odpisy amortyzacyjne są zróżnicowane: najwyższe w pierwszym roku eksploatacji i coraz niższe w kolejnych latach użytkowania środka trwałego.

Aby prawidłowo robić odpisy amortyzacyjne, musimy najpierw ustalić wartość początkową środków trwałych. Jest nią w razie:

- Odpłatnego nabycia – cena ich nabycia,

- Wytworzenia we własnym zakresie – koszt wytworzenia,

- Nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny nieodpłatny sposób – wartość rynkowa z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości,

- Nabycia w postaci wkładu niepieniężnego (aportu) wniesionego do spółki kapitałowej, a także udziału w spółdzielni – ustalona przez podatnika na dzień wniesienia wkładu lub udziału wartość poszczególnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nie wyższa jednak od ich wartości rynkowej, z dnia wniesienia wkładu.

Pamiętajmy też, że składniki majątkowe zaliczane do środków trwałych muszą być objęte odpowiednią ewidencją lub wykazem. Jest to ważne. W razie bowiem braku ewidencji odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem podatkowym.

Przedsiębiorcy nie muszą oczywiście (ale mogą) dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł.

Zaliczając do kosztów podatkowych wydatki związane z zakupem materiałów i sprzętu biurowego, pamiętajmy też o treści art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT. Przepis ten mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych w razie stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą osobistym celom podatnika, pracowników lub innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Do kosztów możemy zaliczyć wydatki na kupno wyposażenia biura (meble, biurka, kanapa itp.). Kosztami mogą być też wydatki na meble kuchenne. Problem jednak w tym, że wątpliwości z rozliczaniem kosztów w tym wypadku nie będzie jedynie wtedy, gdy kupimy meble do lokalu, w którym prowadzona jest tylko działalność gospodarcza, a meble służą wyłącznie nam i pracownikom. Sprawa nieco się komplikuje, gdy meble znajdują się w mieszkaniu, w którym prowadzona jest firma, a po godzinach urzędowania służą potrzebom prywatnym właściciela firmy. Pomocny w wyjaśnieniu wątpliwości może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 czerwca 1997 r. (I SA/Łd 537/96). NSA stwierdził, że żaden przepis prawa nie ustala kryteriów, jakim powinny odpowiadać meble do wyposażenia pomieszczeń przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej. „Celowość przeznaczenia określonych składników majątkowych do prowadzenia działalności gospodarczej należy do prowadzącego tę działalność. Organ podatkowy może jedynie zakwestionować określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując kryteria wynikające z przepisów prawa” – czytamy w uzasadnieniu wyroku.

Nie ma zatem żadnych ścisłych zasad pozwalających na zaliczenie do kosztów wydatków poniesionych na zakup mebli do mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Pamiętajmy jednak, decydując się na ewentualne zaliczenie wydatków, jakie poniesiemy na kupno wyposażenia mieszkania, w którym prowadzona jest firma i w którym mieszkamy, by zaliczyć do kosztów tylko część wydatków. Tę, która służy działalności gospodarczej.

Zanim przedsiębiorca rozpocznie dokonywanie odpisów amortyzacyjnych, musi ustalić wartość początkową budynku lub lokalu mieszkalnego

Może zrobić to na dwa sposoby. Pierwszy, uproszczony, określa art. 22g ust. 10 ustawy o PIT. Przepis ten mówi, że przedsiębiorca może ustalić wartość początkową budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych używanych na cele prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej zajętej na cele firmy i kwoty 988 zł. Za powierzchnię użytkową przyjmuje się powierzchnię przyjętą dla celów podatku od nieruchomości. Sposób ten jest jednak mało opłacalny.

Drugi – bardziej skomplikowany – pozwala ustalić wartość początkową według ceny nabycia. W myśl art. 22g ust. 3 ustawy o PIT jest nią kwota należna zbywcy powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania (m.in. koszty opłat notarialnych, skarbowych), pomniejszona o VAT (gdy może być odliczony).

Wydatków związanych z częścią budynku zajętą na działalność gospodarczą i poniesionych na część mieszkalną nie ewidencjonujemy osobno. Jak je zatem ustalić? Proporcjonalnie, na podstawie posiadanych faktur i rachunków. Jeśli bowiem tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej bądź wynajmowana lub wydzierżawiana – odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, wynajmowanej lub wydzierżawianej, do ogólnej powierzchni użytkowej tej nieruchomości, budynku lub lokalu. Mówi o tym art. 22f ust. 4 ustawy o PIT.

Jeśli już określimy podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych, zostanie nam tylko do ustalenia roczna stawka amortyzacyjna. Wynosi ona w przypadku budynków mieszkalnych 1,5 proc. (załącznik nr 1 do ustawy o PIT).

Powierzchnia całego budynku wynosi 200 mkw. Na działalność usługową pan Stefan przeznaczył 80 mkw., część mieszkalna to 120 mkw. Cena nabycia budynku 980 tys. zł. Odpisów amortyzacyjnych dokona od wartości początkowej wynoszącej 392 tys. zł, co wynika z następującego wyliczenia: (stosunek powierzchni użytkowej zajętej na działalność gospodarczą do powierzchni ogółem: 80 mkw. : 200 mkw. x 100 proc. = 40 proc.; 980 tys. x 40 proc. = 392 tys. zł).Gdyby ustalał wartość początkową wykorzystując uproszczony sposób, wyniosłaby ona 79 040 zł (80 mkw., czyli część użytkowa zajęta na cele firmy x 988 zł).

Jest to powierzchnia mierzona po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach, z wyjątkiem powierzchni klatek schodowych i szybów dźwigowych. Za kondygnację uważa się również garaże podziemne, piwnice, sutereny i poddasza użytkowe. Powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 do 2,20 m zaliczamy do powierzchni użytkowej budynku w 50 proc., a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m, powierzchnię tę pomijamy. Zasady te określa ustawa o podatkach i opłatach lokalnych.