Jak rozliczyć roczne przychody pracownika i prawidłowo sporządzić PIT-40

Pracodawca musi do końca lutego rozliczyć podatek za pracowników, którzy do 10 stycznia złożyli mu PIT-12, czyli oświadczenie, że chcą, aby płatnik złożył za nich zeznanie. W piśmie tym deklarują, że:

- poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskali innych, z wyjątkiem określonych w art. 30 – 30c oraz art. 30e ustawy o PIT (czyli dochodów, których nie łączy się z pozostałymi, np. z giełdy czy działalności gospodarczej opodatkowanej 19-proc. stawką liniową),

- nie korzystają ze wspólnego opodatkowania z małżonkiem lub dzieckiem,

- nie mają obowiązku doliczenia kwot wcześniej odliczonych, z wyjątkiem zwrotu uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Składając PIT-12, pracownik oświadcza także, że nie korzysta z odliczeń. Jednak nie wszystkich. Pracodawca ma obowiązek odliczyć od dochodu potrącone w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne. Na wniosek podatnika dochód pomniejsza także o dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Od podatku płatnik odlicza kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w roku podatkowym. Musi oczywiście pamiętać, że kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Pracownik ma prawo wystąpić z wnioskiem o uwzględnienie rzeczywiście poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, czyli obliczenia ich na podstawie art. 22 ust. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT). Przepis ten mówi, że jeśli zryczałtowane roczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Muszą być one jednak udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Nowością w formularzu PIT-40 jest ulga na dzieci. Ustawodawca zdecydował bowiem, że pracownik będzie mógł z niej skorzystać także wtedy, gdy rozlicza podatek za pośrednictwem pracodawcy. W tym celu pracownik musiał do 10 stycznia złożyć nie tylko PIT-12, ale także odpowiedni wniosek. Powinien w nim oświadczyć, że spełnia warunki do ulgi, wskazać liczbę dzieci, na które przysługuje odliczenie, oraz kwotę ulgi.

W 2007 r. to 1145,08 zł za każde dziecko. Oznacza to, że w wyniku rozliczenia PIT-40 za 2007 r. pierwszy raz pojawią się wysokie nadpłaty. Dotychczas płatnicy nie uwzględniali żadnych odliczeń – zwykle więc nadpłata lub niedopłata podatku nie przekraczała kilku złotych.

Jeżeli pracownik złożył do 10 stycznia oświadczenie, że spełnia warunki uprawniające do ulgi na dzieci, płatnik będzie musiał uwzględnić to odliczenie w PIT-40

Pracownik, którego rozlicza pracodawca, nie musi już dopełniać żadnych formalności. Podatek wynikający z PIT-40 staje się bowiem podatkiem należnym za dany rok. Oczywiście nie wyklucza to ewentualnego wydania przez urząd skarbowy decyzji określającej inną wysokość zobowiązania, jeśli zostaną wykryte jakieś nieprawidłowości.

Pani Krystyna złożyła swojemu pracodawcy PIT-12 i wniosek o uwzględnienie ulgi na dziecko. Pracodawca dokonał odpowiedniego rozliczenia na formularzu PIT-40. Sprawdzając prawidłowość rozliczenia, urząd skarbowy stwierdził jednak, że ulga nie przysługiwała podatniczce, ponieważ jej córka zarobiła 5000 zł na umowie-zleceniu. Tymczasem jednym z warunków prawa do ulgi jest nieosiąganie przez dziecko dochodów (z wyjątkiem zwolnionych, renty rodzinnej oraz dochodów w wysokości niepowodującej obowiązku zapłaty podatku). W takiej sytuacji urząd skarbowy wyda decyzję, w której sam określi wysokość podatku.

Różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia a sumą pobranych zaliczek płatnik pobiera z dochodu za marzec. Na wniosek podatnika może pobrać ją z dochodu za kwiecień.

W niektórych wypadkach płatnicy mają jednak obowiązek potrącić ją wcześniej. Chodzi o sytuację, gdy w styczniu lub w lutym ustał stosunek uzasadniający pobór zaliczek, czyli np. pracownik został zwolniony. Wtedy różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną dopłatę płatnicy wpłacają na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy dla płatnika naczelnik urzędu skarbowego, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

Jeżeli z obliczenia rocznego wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec. Jeśli okazałoby się, że po pobraniu tej zaliczki pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją podatnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych urzędom skarbowym, wykazując je w deklaracji rocznej PIT-4R.

Pan Robert złożył pracodawcy PIT-12 i wniosek o uwzględnienie ulgi na dwójkę dzieci. Pracodawca rozliczył więc jego podatek na formularzu PIT-40. Efektem jest nadpłata 2290 zł. Zaliczka na podatek to tylko 320 zł. Oznacza to, że pozostałą część nadpłaty, czyli 1970 zł pracodawca musi zwrócić podatnikowi w gotówce do końca marca.

- Formularz należy przekazać do urzędu skarbowego według miejsca zamieszkania podatnika, jeśli jednak w wyniku rozliczenia pojawi się kwota do zapłaty, należy ją wpłacić do urzędu właściwego dla płatnika.