– Przegraliśmy sprawę w sądzie. Dochodziliśmy od byłego pracownika zwrotu odprowadzanego za niego podatku dochodowego od osób fizycznych. Czy poniesione przez spółkę koszty zastępstwa procesowego będą kosztem podatkowym? – pyta czytelnik DF.

Ponieważ przepisy ustaw podatkowych nie zawierają precyzyjnych uregulowań w sprawie zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z zastępstwem procesowym, jak i samych wydatków procesowych, zastosowanie znajdą ogólne zasady dotyczące rozliczania kosztów podatkowych. Wynika z nich, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Kosztami będą zatem wydatki nie tylko bezpośrednio, ale i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami oraz dotyczące całokształtu działalności czytelnika. Wydatki na zastępstwo procesowe jako koszty pośrednie funkcjonowania firmy niewątpliwie wiążą się z prowadzoną przez czytelnika działalnością gospodarczą. Można je zatem zaliczyć do kosztów podatkowych. Potwierdzają to interpretacje wydawane przez organy podatkowe. Przykładowo Urząd Skarbowy w Otwocku w piśmie z 12 czerwca 2007 r. (1417/ PG/415/18/07/ID) stwierdził, że skoro podatnik dąży do wyegzekwowania należności, a więc osiągnięcia przychodu i ponosi wydatki na opłacenie pełnomocnika procesowego, to mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie stwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 czerwca 2007 r. (1401/BP-I/006-976/06/ZO). Jej zdaniem wydatki na obsługę prawną podatnika jako koszty pośrednie związane z funkcjonowaniem firmy wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością i można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Tak samo stwierdził Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 3 listopada 2006 r. (PO1/423-80/06/ 85000).

Organy podatkowe nie uzależniają już możliwości zaliczenia kosztów procesu (w tym również zastępstwa procesowego) od tego, czy podatnik jest wierzycielem, czy dłużnikiem. Wcześniej tak się zdarzało w związku z pismem Ministerstwa Finansów z 23 października 1995 r. (PO 3/722-459/95), w którym resort stwierdził, że wydatki te u dłużnika nie są kosztami podatkowymi, u wierzyciela zaś są kosztami w wysokości zasądzonej przez sąd. Przykładowo Urząd Skarbowy w Białymstoku w interpretacji z 17 października 2006 r. (RO-XV/423/PDOP-397/476/ JB/06) stwierdził, że nie można uzależniać kwalifikacji kosztów procesu w kosztach uzyskania przychodów od tego, czy poniósł je wierzyciel, czy dłużnik. W ustawach podatkowych nie ma takiego ograniczenia. Zdaniem urzędu rozstrzygnięcie spraw przed sądem niesie ze sobą ryzyko przegrania sporu. Przegranie procesu nie powinno jednak „dyskredytować działania podatnika jako nieracjonalnego i pozbawionego gospodarczo-ekonomicznych podstaw. Poniesione przez podatnika wydatki związane z kosztami sądowymi należy przede wszystkim analizować pod kątem, czy były ponoszone w celu obrony przed ewentualnym zmniejszeniem przychodu lub zwiększeniem straty oraz w związku z funkcjonowaniem podatnika”.