Kiedy spotkanie ma charakter reprezentacyjny

[b]Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 19 listopada 2009 r. (ITPB3/423-521/09/PS).[/b]

Spółka organizowała spotkania biznesowe z kontrahentami. Gdy odbywały się w jej biurze, zapewniała mały poczęstunek w postaci herbaty, kawy, słodyczy i kanapek. Ponieważ prowadziła inwestycje na terenie całego kraju, spotkania odbywały się również w restauracjach, a spółka ponosiła koszt posiłku.

Jej zdaniem wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Art. 16 ust. 1 pkt 28 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link], wyłączający z takich kosztów koszty reprezentacji, nie znajduje w tej sytuacji zastosowania.

Ustawy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji, a zdaniem spółki poczęstunki oferowane kontrahentom podczas spotkań biznesowych nie mieszczą się w słownikowej definicji tego pojęcia, bo nie wiążą się z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.

Izba skarbowa uznała, że stanowisko spółki jest nieprawidłowe. Stwierdziła, że wydatki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach zewnętrznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Jedynie koszty poczęstunku kontrahentów odwiedzających siedzibę spółki nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez spółkę, jednak z uwagi na zwyczajowy, niezwiązany z okazałością charakter oferowanego poczęstunku nie są kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

[i]Autor jest konsultantem w Zespole Zarządzania Wiedzą Podatkową PricewaterhouseCoopers[/i]

[ramka][b]Komentuje Aleksandra Chojnacka, konsultantka w Zespole Produktów Konsumpcyjnych, Handlu i Dystrybucji PricewaterhouseCoopers[/b]

Często zdarza się, że podczas rozmów poświęconych głównie celom biznesowym (np. ustalaniu warunków współpracy, kształtowaniu stosunków handlowych z dostawcą) podatnicy zapewniają swoim klientom różnego rodzaju poczęstunek.

Kwestią sporną jest charakter tych wydatków, tzn. kiedy o posiłku można mówić, że jest okazały, a więc nosi znamiona reprezentacji, a kiedy taki nie jest. Prawidłowa ich klasyfikacja ma podstawowe znaczenie dla zaliczania ich do kosztów podatkowych.

Wśród organów podatkowych przeważa stanowisko, że wydatki na drobne poczęstunki, takie jak: kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, słodycze, kanapki, serwowane kontrahentom w trakcie spotkań organizowanych w biurze firmy, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Uznają one, że takie wydatki gastronomiczne, co do zasady, stanowią obecnie standard biznesowy i nie są to koszty reprezentacji.

Jednak wydatki na posiłki organizowane dla tych samych kontrahentów, ale poza biurem podatnika, np. w restauracji czy kawiarni, są już kwalifikowane jako wydatki reprezentacyjne, gdyż noszą znamiona wytworności i okazałości lub też przyczyniają się do kreowania pozytywnego wizerunku spółki. W konsekwencji nie mogą być uznane za koszty podatkowe.

Warto jednak dodać, że zdarzają się nieliczne interpretacje akceptujące zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na posiłki w lokalach gastronomicznych fundowane kontrahentom, ale przy określonych założeniach, przykładowo w razie ustalenia przez podatnika stosunkowo niskiego limitu takich wydatków (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 września 2009 r., ILPB3/423-433/09-2/KS[/b]) bądź gdy spółka nie posiada odrębnego pomieszczenia do serwowania posiłków, np. gdy spotkanie odbywa się „w terenie” lub miejscowościach, w których nie posiada ona siedziby i sal konferencyjnych (tak [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 27 sierpnia 2009 r., IPPB5/4240-24/09-2/AM[/b]).

Ponieważ fundowanie zwyczajowych poczęstunków kontrahentom w biurze i poza nim stało się powszechnie przyjętym zwyczajem biznesowym, problem kwalifikacji podatkowej takich wydatków dotyczy wielu przedsiębiorców. Pozostaje mieć nadzieję, że organy skarbowe zaobserwują te zmiany w praktyce gospodarczej i dostosują do nich swoje stanowisko.

Do tego czasu jednak pomniejszanie podstawy opodatkowania o wydatki na posiłki serwowane kontrahentom w lokalach gastronomicznych nadal będzie wiązać się z ryzykiem.[/ramka]