Kierowcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy zazwyczaj otrzymują od zatrudniających ich przedsiębiorców diety z tytułu zagranicznych podróży służbowych. Bardzo często natomiast nie otrzymują zwrotu kosztów noclegów.

Jest tak, gdy samochody ciężarowe, które prowadzą kierowcy, wyposażone są w miejsce do spania umożliwiające odpoczynek na postojach. W takich jednak przypadkach kierowcy, którzy nie korzystają w trakcie podróży służbowych z noclegów, np. w hotelach, dla zachowania higieny osobistej muszą korzystać z odrębnie płatnych sanitariatów znajdujących się na postojach, na których nocują, a także z odpłatnych toalet.

Z tego powodu niektórzy przedsiębiorcy zamierzają zwracać zatrudnianym kierowcom również koszty ponoszone przez nich na sanitariaty i toalety w zryczałtowanej wysokości – najczęściej kilku euro za dobę.

[srodtytul]Najlepsze wyjście to ryczałt[/srodtytul]

Część przedsiębiorców ma jednak wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać takie zwroty. W kwestii tej wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach.

W [b]wyroku z 1 czerwca 2009 r. (I SA/Gl 1071/08) stwierdził[/b] m.in., że z doświadczenia życiowego wynika, iż każdy pracownik przebywający w podróży służbowej i niekorzystający z noclegów w hotelach musi korzystać w trakcie tej podróży z sanitariatów i toalet. Odpłatność za korzystanie z nich polega najczęściej na wrzuceniu monet o odpowiedniej wartości do wrzutnika na drzwiach lub w kabinie prysznicowej.

Pracownik nie ma więc żadnej możliwości udokumentowania (rachunkiem, fakturą czy innym dokumentem) poniesionego wydatku. Trudno zatem oczekiwać, że każdorazowo po skorzystaniu z takiego urządzenia sporządzi pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dlatego w opinii sądu zasadnym rozwiązaniem jest przyznanie pracownikowi zwrotu poniesionych kosztów w wysokości ryczałtowej.

[srodtytul]Nie tylko diety...[/srodtytul]

Po zapadnięciu tego [b]wyroku dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 9 listopada 2009 r. (IBPBII/1/415-715/09/BJ)[/b] stwierdził, że zgodnie z [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawą o PIT[/link] wolne od tego podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.

Odrębnymi przepisami są w tym wypadku m.in. regulacje [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=E93EAA4E37B162B34589DC21E20AE8CE?id=167999]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.[/link]

Z definicji podróży służbowej, która zawarta jest w kodeksie pracy, wynika, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

[srodtytul]... ale i inne należności[/srodtytul]

Zgodnie natomiast ze wspomnianym rozporządzeniem ministra pracy z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot kosztów innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przepisy rozporządzenia nie wykluczają zwrotu innych wydatków określonych przez pracodawcę w formie ryczałtu.

Jeżeli zatem zatrudniający kierowców przedsiębiorca sam zdecyduje, że będzie zwracał ponoszone przez nich wydatki związane z korzystaniem z sanitariatów i toalet podczas podróży, to należy przyjąć, że zwrot ten mieści się w zakresie określonym we wspomnianym rozporządzeniu ministra pracy. To zaś oznacza, że taki zwrot objęty jest zwolnieniem z podatku dochodowego od osób fizycznych.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pan Sebastian jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą polegającą na wykonywaniu międzynarodowego transportu drogowego. Zatrudnia kilkunastu kierowców. Z tytułu podróży służbowych kierowcy otrzymują diety. Samochody ciężarowe, które prowadzą, mają miejsca do spania.

Dlatego kierowcy nie otrzymują zwrotu kosztu noclegów. Korzystają jednak na postojach z płatnych sanitariatów i toalet.

Odpłatność za korzystanie z sanitariatów i toalet na postojach w Unii Europejskiej – stanowiącej obszar, po którym podróżują kierowcy – jest zróżnicowana. Wynosi od 50 eurocentów do 2 euro za toaletę oraz od 1 do 4 euro za korzystanie z łazienki.

Przy czym odpłatność najczęściej polega na wrzuceniu monet o odpowiedniej wartości do wrzutnika na drzwiach lub w kabinie prysznicowej (celem uruchomienia wody).

Niemożliwe jest zatem ścisłe udokumentowanie wysokości tych wydatków przez kierowcę. Z tego powodu przedsiębiorca zamierza oprócz wypłacanych diet zwracać kierowcom koszty ponoszone na sanitariaty i toalety w zryczałtowanej wysokości 5 euro za dobę.

Zdaniem właściciela firmy transportowej koszty te stanowią wydatki na uzasadnione potrzeby pracowników. Przyznany kierowcom zwrot kosztów będzie w tej sytuacji zwolniony z PIT.[/ramka]