Kiedy ryczałt za użytkowanie przez pracowników prywatnych aut w służbowych jazdach bez podatku

Pracownicy spółki z o.o. w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych używają prywatnych samochodów osobowych. Pracownicy używający swoich aut na firmowe potrzeby wykonują pracę na terenie miasta, w którym jest siedziba spółki. Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami spółki, pracownicy są uprawnieni do używania prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych po akceptacji przez prezesa zarządu wniosku o takie używanie, w którym określony jest miesięczny limit kilometrów przyznany pracownikowi, oraz po zawarciu umowy cywilnoprawnej w tym zakresie. Pracownicy wykorzystujący swoje auta do celów służbowych sami pokrywają niezbędne do tego koszty. Zwrot pracownikowi kosztów używania jego prywatnego samochodu do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr (ustalonej przez zarząd spółki) i miesięcznego, przyznanego przez prezesa, limitu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia dotyczącego używania auta. Pracownicy używający samochodów prywatnych do celów służbowych, wykonujący obowiązki wynikające z umowy o pracę, nie są w podróży służbowej. Czy koszty zwracane pracownikom w opisany sposób są ich przychodem i czy podlegają opodatkowaniu PIT? – pyta czytelniczka.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, wszelkie dochody podatnika, za wyjątkiem zwolnionych z podatku lub od których zaniechano poboru podatku, podlegają opodatkowaniu PIT. Przychodami są natomiast otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).

Jednym ze źródeł przychodów, wymienionym w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Preferencje – dla kogo i za co

Zwolnienie od podatku dochodowego dotyczy m.in. zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (jest to rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; DzU nr 27, poz. 271 ze zm.), jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika (art. 21 ust. 1 pkt  23b ustawy o PIT, art. 23 ust. 7 ustawy o PIT stosuje się odpowiednio).

Odrębne, czyli jakie

W przepisach wskazano, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT, są:

- ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska" (DzU nr 180, poz. 1109 ze zm.)

- ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 930 ze zm.)

- ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 788) .

Zwolnienie wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT obejmuje zatem tylko niektórych pracowników, dla których wskazane powyżej ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany PIT.

Nie ma tytułu, trzeba doliczyć do pensji

W analizowanej sprawie nie mają zastosowania przepisy odrębnych ustaw, które gwarantowałyby pracownikom spółki możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych. Zatem przyznany pracownikom zwrot tych wydatków nie korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT.

Oznacza to, że kwota wypłacanego przez spółkę pracownikowi świadczenia, stanowiącego zwrot kosztów z tytułu używania przez niego samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych, będzie przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, który powinien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. Spółka, jako płatnik, ma obowiązek doliczyć ryczałt do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na PIT według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 9 sierpnia 2016 r., IPPB4/ 4511-729/16-2/GF). ?

Autor jest doradcą podatkowym

Pracownik musi podać cel przejazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (zob. art. 23 ust. 7 ustawy o PIT).

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 2032 ze zm.)