Otworzyłam sklep spożywczo-przemysłowy. Podatek dochodowy rozliczam na zasadach ogólnych (skala podatkowa) prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Jestem podatnikiem VAT czynnym. Niektóre towary sprzedawane klientom (np. wędliny, sery, pieczywo) pakuję na swój koszt – w papier lub torebki foliowe. Papier do pakowania oraz torebki foliowe kupuję na fakturę od innych firm. Podatek naliczony wynikający z tych faktur odliczam w deklaracji VAT-7. Czy wydatki poniesione na zakup opakowań są dla mnie kosztem uzyskania przychodów, a jeżeli tak, to w której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów – 10 czy 13 powinnam je ująć? – pyta czytelniczka.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki poniesione przez czytelniczkę na zakup papieru oraz torebek foliowych, które mają służyć do pakowania towarów po ich sprzedaży klientowi, a których zakup jest udokumentowany fakturą, są dla czytelniczki kosztem uzyskania przychodów w kwocie netto.

VAT naliczony przy ich nabyciu, jako podlegający odliczeniu, nie jest dla czytelniczki kosztem uzyskania przychodów.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelniczka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Stosownie zatem do zasady zawartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów mogą być przez nią potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

Przykład

19 czerwca 2017 r. podatniczka nabyła torebki foliowe od firmy X za cenę 123 zł, w tym 23 zł VAT. Torebki zostały wydane w dniu zakupu i udokumentowane tego samego dnia fakturą nr 124/06/2017. Podatniczka zapłaciła gotówką. Wydatek poniesiony na nabycie torebek w kwocie netto 100 zł będzie kosztem uzyskania przychodów w dacie wystawienia faktury, tj. 19 czerwca 2017 r. Z uwagi na wartość transakcji (123 zł) okoliczność zapłaty za nabyty towar gotówką nie ma znaczenia dla możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Poprawna ewidencja

Wydatki poniesiona na nabycie papieru do pakowania i torebek foliowych służących do pakowania sprzedawanych w sklepie towarów (np. wędliny, sery, pieczywo) są dla czytelniczki kosztem uzyskania przychodów w kwocie netto. Czytelniczka ma jeszcze wątpliwości, w której kolumnie podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinna zaksięgować te wydatki, tj. w kolumnie 10 czy 13.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Co wynika z objaśnień

Skoro papier do pakowania i torebki foliowe są nabywane w celu zapakowania nabytych przez klientów towarów (bez pobierania za nie dodatkowej opłaty), to nie można ich zakwalifikować ani jako towarów handlowych, ani jako materiałów Nie należy ich zatem ujmować w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wydatki na ich zakup powinny zatem zostać ujęte w kolumnie 13 podatkowej księgi „Pozostałe wydatki". Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, „(...)Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika".

Schemat księgowania

Faktura nr 124/06/2017 z przykładu powinna zostać zaewidencjonowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów następująco:

Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. „48/06/2017" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, czyli fakturę nr 124/06/2017. Założyłem, że czytelniczka numeruje wpisy w księdze w podziale na poszczególne miesiące - wpisy numeruje się od początku miesiąca, a pierwszy wpis w każdym miesiącu jest oznaczany liczbą porządkową 01.

Uwaga! Wydatki na zakup papieru do pakowania i torebek foliowych podlegałaby ujęciu w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdyby były one sprzedane klientom za odrębną zapłatą, gdyż wtedy stanowiłyby towar handlowy. W praktyce może to dotyczyć przede wszystkim większych torebek foliowych, które często są sprzedawane, a nie wydawane nieodpłatnie.

Autor jest doradcą podatkowym

Gotówka tylko do 15 tys. złotych

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, tj. transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł, została uregulowana bez pośrednictwa rachunku płatniczego (zob. art. 22p ust. 1 ustawy o PIT).

Definicje z rozporządzenia

Towary obejmują towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym że:

a) towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

d) wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

e) produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,

f) brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,

g) odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową (zob. § 3 pkt 1 rozporządzenia).