Zasadniczo płatnicy (zakłady pracy, rolnicze spółdzielnie produkcyjne, podmioty wymienione w art. 35 ustawy o PIT, a także osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które wypłacają świadczenia z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy o PIT, tj. m.in. z umów zlecenia i o dzieło - zob. art. 41 ust. 1 ustawy o PIT) są zobowiązani w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, przesłać podatnikom, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o PIT, tj. mającym miejsce zamieszkania w Polsce oraz urzędom skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika imienne informacje o wysokości dochodu, czyli PIT-11. W przypadku zakładów pracy i ww. płatników wskazanych w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT obowiązek sporządzenia PIT-11 powstaje tylko wtedy, gdy nie robią rocznego obliczenia podatku (PIT-40 – zob. art. 37 ustawy i PIT). Obowiązek ten regulują art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT.

Trzeba przy tym zwrócić uwagę na zastrzeżenie z art. 45ba ust. 4 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej (art. 45ba ust. 1 ustawy o PIT). Obowiązek ten dotyczy m.in. informacji PIT-11. Oznacza to, że płatnicy powinni przekazywać urzędom skarbowym informację PIT-11 w formie elektronicznej.

Jedynie dla niektórych płatników została zachowana możliwość przesyłania do urzędu skarbowego tych deklaracji, informacji i zeznań w formie papierowej. Stosownie do art. 45ba ust. 2 ustawy o PIT, deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku (w tym PIT-11), mogą być składane urzędowi skarbowemu w formie dokumentu pisemnego, jeżeli płatnicy lub inne podmioty są obowiązani sporządzić informację lub roczne obliczenie podatku za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników. W przypadku deklaracji i informacji składanych w trakcie roku liczbę podatników ustala się, uwzględniając wszystkich pracowników od początku roku do dnia sporządzenia tych deklaracji i informacji.

Przykład

W trakcie 2016 r. przedsiębiorca zatrudniał na podstawie umowy o pracę i zlecenia:

- 3 osoby – może przesłać do urzędu skarbowego informacje PIT-11 w formie pisemnej, ale nie ma przeszkód, aby przesłał je w formie elektronicznej (jeżeli informacje PIT-11 w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy składało biuro rachunkowe, to musi to zrobić w formie elektronicznej)

- 6 osób – musi przesłać do urzędu skarbowego PIT-11 w formie elektronicznej.

Możliwość przesyłania do urzędu skarbowego tych deklaracji, informacji i zeznań w formie pisemnej, stosownie do art. 45ba ust. 3 ustawy o PIT, nie ma zastosowania do deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku, które w imieniu i na rzecz płatników lub innych podmiotów składa urzędowi skarbowemu przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej.

Podatnicy, którzy mogą i chcą skorzystać w możliwości przesłania informacji PIT-11 za 2016 r. do urzędu skarbowego w formie pisemnej, muszą pamiętać, aby uczynić to do 31 stycznia 2017 r. Stosownie bowiem do art. 45ba ustawy o PIT, jeżeli płatnicy wybrali składanie informacji oraz rocznego obliczenia podatku w formie dokumentu pisemnego, to te informacje oraz roczne obliczenie podatku przesyłają urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. —Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 2032 ze zm.)