- Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Na potrzeby prowadzonego zakładu krawieckiego  kupił nici (materiał pomocniczy). Zakup został udokumentowany fakturą. Po trzech tygodniach zwrócił towar, bo się rozmyślił (sklep przyjmuje zwroty). Podatnik dostał fakturę korygującą. Czy powinien obie faktury uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, czy w ogóle nie ewidencjonować ani faktury, ani korekty? Jeśli powinien wpisać obie, to jak ma zaewidencjonować zakup i zwrot w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Rozumiem, że wydatek poniesiony na nabycie materiału pomocniczego spełniał w momencie zakupu definicję kosztu uzyskania przychodów, a więc został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie był wymieniony w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT) >patrz ramka.

Materiał pomocniczy...

Materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości (zob. § 3 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia).

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury (zob. § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia). Podatnik powinien zatem ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów fakturę potwierdzającą zakup materiału pomocniczego.

...księguje się w kolumnie 10

Faktura ta powinna zostać wpisana w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. W tej kolumnie wpisuje się także materiały pomocnicze.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków (innych niż materiały podstawowe i towary handlowe) dokonuje się, z zastrzeżeniem § 20 i 30 rozporządzenia, jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o PIT (§ 17 ust. 2 rozporządzenia).

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, koszty uzyskania przychodów (dotyczące m.in. zakupu materiałów pomocniczych są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się tu dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 4 in principio i ust. 6b ustawy o PIT).

Podatnik powinien zatem zaksięgować fakturę potwierdzającą nabycie materiału pomocniczego w dacie poniesienia kosztu, tj. wystawienia faktury. Oczywiście taką fakturę musi otrzymać, co w analizowanym przypadku miało miejsce.

Z kolei, zwrot towaru i otrzymanie od dostawcy faktury korygującej dokumentującej ten zwrot obliguje podatnika do korekty kosztów uzyskania przychodów. W tym celu powinien ująć w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów fakturę korygującą otrzymaną od sprzedawcy przedmiotowego materiału pomocniczego.

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia).

Przykład

Podatnik prowadzi zakład krawiecki. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi metodą kasową. Podatnik numeruje wpisy w księdze w podziale na poszczególne miesiące, tzn. wpisy numeruje od początku miesiąca, a pierwszy wpis w każdym miesiącu jest oznaczony liczbą porządkową 1.

18 lipca 2016 r. podatnik nabył w Firmie Y koronki stanowiące u niego materiał pomocniczy. Zakup koronki został udokumentowany fakturą z 18 lipca 2016 r. nr 145/ 07/2016 na kwotę netto 100 zł, plus 23 zł VAT (VAT został przez podatnika w całości odliczony w deklaracji VAT-7 za lipiec 2016 r.). Towar wraz z fakturą podatnik odebrał w dniu zakupu, tj. 18 lipca 2016 r. Firma Y honoruje zwroty towarów w terminie 30 dni (bez względu na przyczynę) i podatnik 3 sierpnia 2016 r. zdecydował się na zwrot nabytej koronki. Na udokumentowanie zwrotu firma Y wystawiła 3 sierpnia 2016 r. fakturę korygującą nr 14/08/2016/KOREKTA.

Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. „33/07/2016" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, czyli fakturę nr 145/07/2016.

Numerem wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, tj. „08/06/2016" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, czyli fakturę nr 14/08/2016/KOREKTA.

Podatnik powinien również pamiętać o pomniejszeniu podatku naliczonego o kwotę 23 zł wynikającą z otrzymanej faktury korygującej w rozliczeniu za sierpień 2016 r.

Autor jest doradcą podatkowym

Kiedy wydatek jest kosztem podatkowym

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. -