Zakupiliśmy nowy program finansowo-księgowy. Faktura zakupu wyszczególnia wdrożenie oprogramowania oraz szkolenie z obsługi programu. Czy pozycje te zwiększą wartość początkową nowego programu? – pyta czytelniczka.
Artykuł 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) definiuje wartości niematerialne i prawne jako nabyte przez spółkę prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania (na własne potrzeby jednostki), o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż 12 miesięcy. Jako wartość niematerialną i prawną uor wyszczególnia autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków etc., brakuje natomiast na tej liście programów komputerowych. Definiuje je ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (art. 1 ust. 1 i 2) jako utwór, który jest przedmiotem prawa autorskiego. Aby użytkować oprogramowanie jednostka może nabyć autorskie prawa majątkowe na podstawie umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub użytkować je na podstawie umowy o korzystanie z utworu, czyli licencji.
Systemowe lub użytkowe
Programy komputerowe dzieli się na dwie różne grupy:
- użytkowe oraz
- systemowe.
Programy systemowe są integralną częścią zestawu komputerowego, bez której nie ma możliwości użytkowania komputera. W konsekwencji wartość tego oprogramowania podnosi wartość początkową komputera. Jeżeli chodzi o programy użytkowe, to każdy z osobna jest wartością niematerialną i prawną. Mowa tu np. o programach finansowo-księgowych czy innych, wspomagających pracę biurową.
Wartością początkową programów komputerowych – podobnie jak w przypadku środków trwałych – jest cena nabycia wraz z kosztami bezpośrednio związanymi z zakupem (koszty instalacji oraz uruchomienia), a także część naliczonego VAT, który nie podlega odliczeniu, różnice kursowe etc. Od wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych zgodnie z art. 32 uor w drodze systematycznego, planowego rozłożenia wartości oprogramowania na ustalony okres amortyzacji. Mając na uwadze ujęcie podatkowe, tj. art. 16m ustawy o CIT, odpisy amortyzacyjne od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich rozlicza się nie krócej niż przez 24 miesiące.
Organy nie mają jednego zdania
Wartość początkową programu komputerowego podnoszą koszty związane z wdrożeniem, które muszą zostać poniesione, aby program był w pełni sprawny. Natomiast wydatki na szkolenie pracowników dotyczące obsługi danego oprogramowania to bieżące koszty podstawowej działalności jednostki. Podnoszenie umiejętności i kwalifikacji pracownika nie stanowi wartości dodanej programu.
Organy skarbowe w tej kwestii nie są jednak zgodne. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 12 września 2013 r. (IPTPB3/423-222/13-2/MF) uznała, że wydatki poniesione na zakup oprogramowania oraz wszelkie usługi wdrożeniowe poniesione do dnia oddania programu do użytkowania (tj. koszty związane z dojazdem i noclegiem dostawcy licencji, opieką eksploatacyjną i upgradeową) są czynnościami wynikającymi z wdrożenia i uruchomienia oprogramowania, dzięki czemu firma będzie mogła korzystać z zakupionej licencji. Tymczasem wydatki związane ze szkoleniem służą podnoszeniu kwalifikacji pracowników, którzy będą użytkować nabyte oprogramowanie. Koszty szkolenia nie podwyższają więc wartości początkowej.
Innego zdania była Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 30 grudnia 2014 r. (IBPBI/1/415- 1180/14/KB), w której stwierdziła, że poniesione wydatki wynikające z nabycia sprzętu, systemu, usług wdrożeniowych, szkoleń pracowniczych oraz asysty technicznej należy zaliczyć do wartości początkowej licencji – jeżeli zostały one poniesione przed oddaniem do użytkowania. Organ uznał, że wydatki te są niezbędne do użytkowania systemu. Natomiast jeżeli spółka poniosłaby koszty na szkolenia z obsługi systemu i asysty technicznej już po przyjęciu licencji w ewidencji majątku spółki, to wydatki te nie będą podstawą do podwyższenia wartości początkowej.
W zależności od przychodów
Warto zwrócić uwagę na istotne zapisy art. 16g ust. 14 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli umowa licencyjna albo umowa o przeniesienie innych praw majątkowych wykazuje wynagrodzenie, które jest uzależnione od wysokości przychodów z licencji bądź praw majątkowych, to tej części wynagrodzenia nie ujmuje się przy ustalaniu wartości początkowej.
Przykład
Jeżeli umowa licencyjna wymaga od nabywcy uiszczania miesięcznych opłat uzależnionych od liczy stanowisk, na których zakupiony program będzie użytkowany, to opłaty te nie podwyższą wartości początkowej licencji.
Co z aktualizacją
W przypadku oprogramowania pojawia się kwestia ewidencji aktualizacji tego oprogramowania. Artykuł 32 ust. 1 uor jasno określa, że wszelkie ulepszenia i modernizacje podwyższają wartość środka trwałego. Jednak przepis ten nie ma zastosowania do wartości niematerialnych i prawnych. Ważne jest czy aktualizacja oprogramowania odbywa się w ramach wcześniej nabytej licencji, czy następuje jako nowa licencja z nowym numerem licencyjnym. W pierwszej sytuacji wartość aktualizacji należy odnieść bezpośrednio w koszty działalności podstawowej. Inaczej wygląda kwestia otrzymania nowej licencji. Wówczas jest ona odrębną wartością niematerialną i prawną i – jeżeli jej wartość przewyższa kwotę 3 500 zł, to podlega amortyzacji. W przypadku ceny nabycia niższej niż 3 500 zł można natomiast zastosować uproszczenie polegające na odpisaniu wartości licencji jednorazowo w koszty podatkowe.
Przykład
Spółka zamówiła licencję na użytkowanie programu biurowego wraz z wdrożeniem oraz szkoleniem pracowników. Wartość zamówienia to 21 525 zł brutto. Wpłacono zaliczkę stanowiącą 20 proc. wartości licencji. Zakup zaewidencjonowano przy założeniu, że koszty szkoleń nie powinny zwiększyć wartości początkowej licencji.
1. Wpłata zaliczki
Wn „ Pozostałe rozrachunki" 3 690 zł
Ma „Rachunek bieżący" 3 690 zł
2. Faktura zaliczkowa a) wartość brutto
Wn „Rozliczenie zakupu" 3 690 zł
Ma „Pozostałe rozrachunki" 3 690 zł
b) VAT naliczony
Wn „VAT naliczony" 690 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 690 zł
3. Otrzymano fakturę końcową z wyszczególnieniem na poniższe pozycje: ? wartość oprogramowania 15 000 zł ? usługa wdrożenia oprogramowania 1 500 zł ? szkolenie z obsługi oprogramowania dla pracowników 1 000 zł ? VAT naliczony 4 025 zł
a) wartość po potrąceniu zaliczki
Wn „Rozliczenie zakupu" 17 835 zł
Ma „Pozostałe rozrachunki" 17 835 zł
b) VAT naliczony pomniejszony o podatek wynikający z faktury zaliczkowej
Wn „VAT naliczony" 3 335 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 3 335 zł
4. Ustalenie wartości początkowej oraz przyjęcie do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Wn „Inne wartości niematerialne i prawne" 16 500 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 16 500 zł
5. Rozliczenie kosztów szkoleń pracowniczych
Wn „Usługi obce" 1 000 zł
Ma „Rozliczenie zakupu" 1 000 zł
6. Zapłata za fakturę końcową
Wn „ Pozostałe rozrachunki" 17 835 zł
Ma „Rachunek bieżący" 17 835 zł
Autorka jest starszym konsultantem w Grupie UHY ECA
