Ustawa o PIT nie zawiera szczególnych regulacji dotyczących dokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z PIT dla dofinansowania do wypoczynku dzieci (uprawnienie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT). Ma tu więc zastosowanie ogólna reguła zawarta w art. 180 § 1 ordynacji podatkowej, która mówi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Organy podatkowe przyjmują, że do zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT niezbędne jest posiadanie dokumentu (faktury VAT, rachunku, dowodu wpłaty KP, przelewu bankowego), z którego będą wynikały co najmniej:
- nazwa i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego wpłata została uiszczona,
- tytuł zapłaty (tj. zapłata za wczasy, kolonie, obóz lub zimowisko),
- imię i nazwisko dziecka korzystającego z zorganizowanej formy wypoczynku,
- imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty,
- kwota i data zapłaty
(interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 17 stycznia 2014 r., IPTPB1/ 415-652/13-4/AG; interpretacja ministra finansów z 4 grudnia 2013 r., DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13).
Uwaga! Gdy faktury nie zawierają danych osób korzystających z wypoczynku, organy podatkowe dopuszczają uzupełnienie ich w formie pisemnego oświadczenia (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 grudnia 2009 r., IBPBII/1/415-712/09/BD).
Przykład
Pracownicy spółki Omega korzystają z dofinansowania do wypoczynku dziecka ze środków zfśs. Wypłata tego dofinansowania następuje na podstawie obowiązującego w spółce regulaminu zfśs. Pracodawca zamierza realizować dopłaty (z zastosowaniem zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT) po złożeniu przez pracownika:
- wniosku, z którego wynika, że dziecko pracownika nie ukończyło 18. roku życia,
- faktury wskazującej wysokość kwoty zapłaconej za pobyt dziecka na obozie, kolonii oraz dane wystawcy-organizatora wypoczynku,
- wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora, na potwierdzenie, że prowadzi działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży.
Dokumenty wymagane przez spółkę wystarczają dla celów zastosowania zwolnienia do dofinansowania wypoczynku tych dzieci.
W praktyce najczęściej w takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są np. dowody zapłaty (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 17 stycznia 2014 r., IPTPB1/ 415-652/13-4/AG).
Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 17 stycznia 2014 r. (IPTPB1/415-652/13-4/AG) wyjaśniła, że „(...) Dowodem będą również dokumenty wskazane w przepisach wewnętrznych jednostki, tj. regulaminie przyjętym zgodnie z ustawą o związkach zawodowych, określającym warunki korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu. Są to jednak regulacje niezależne od obowiązujących na gruncie prawa podatkowego.(...)".
Co potwierdza działalność
Okoliczność prowadzenia przez organizatora wypoczynku działalności w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży może potwierdzać – w zależności od rodzaju podmiotu – w szczególności:
- wypis (zaświadczenie) z rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych,
- kserokopia zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej,
- wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego,
- kopia statutu (wyciąg ze statutu) z odpowiednim zapisem o prowadzeniu działalności w zakresie organizowania wypoczynku,
- kserokopia zaświadczenia o prowadzonej działalności statutowej, z którego wynika, że firma uprawniona jest do organizowania wypoczynku.
Braki w dowodach
Jeżeli dany dowód zawiera jakiekolwiek braki, to nie ma przeszkód, aby te braki w sposób wiarygodny uzupełnić. Takim dodatkowym dowodem może być np. oświadczenie organizatora, że prowadzi działalność w zakresie organizowania wypoczynku dla dzieci i młodzieży (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 17 stycznia 2014 r., IPTPB1/415-652/13-4/AG).
Jaki opis
Aby można było zastosować zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, pracodawca musi posiadać dowody, z których wynika m.in. tytuł zapłaty.
Dopłata do wypoczynku niepełnoletniego dziecka korzysta ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT w przypadku, gdy forma wypoczynku na fakturze została wskazana jako:
- „pobyt wczasowy", „wypoczynek zorganizowany w formie wczasów", „pobyt na kolonii", „pobyt na obozie", „pobyt na zimowisku" itp.
- „usługa turystyczna" , „impreza turystyczna", „wynajem pokoi", „noclegi", „zakwaterowanie i wyżywienie", „pobyt wypoczynkowy", „pobyt w gospodarstwie agroturystycznym" (gdy opis usługi wymieniony został jedynie w pozycji „uwagi" pracownik może przedłożyć pracodawcy zaświadczenie usługodawcy, z którego jednoznacznie wynika, że przedmiotowe usługi w rzeczywistości to: wczasy, obóz, kolonia, zimowisko itp.)(interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 24 czerwca 2014 r., IPPB2/415-373/14-2/MK1).
Obowiązek przedłożenia stosownych dowodów i udowodnienia prawa do zwolnienia dofinansowania do wypoczynku niepełnoletnich dzieci ciąży na pracowniku ubiegającym się o to dofinansowanie.
Zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, ma zastosowanie także wtedy, gdy wypoczynek jest organizowany równocześnie dla dzieci i rodziców. Jednak zwolnieniu podlega tylko ta część wydatku, która dotyczy dzieci i młodzieży do lat 18 (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 grudnia 2009 r., IBPBII/1/415-712/09/BD).
Z przedstawionych dokumentów (dowodów) powinna więc wynikać kwota wydatków przypadająca na zorganizowany wypoczynek niepełnoletnich dzieci.
W języku obcym
Ze zwolnienia może korzystać również dofinansowanie do wypoczynku niepełnoletnich dzieci pracowników zorganizowanego przez uprawniony podmiot za granicą. Pracownicy mogą wtedy dysponować dokumentami potwierdzającymi wypoczynek wystawionymi w języku obcym.
Dla zastosowania zwolnienia nie ma znaczenia to, że dokumenty (np. faktury) są wystawione w języku obcym.
Należy jedynie mieć na uwadze, że w razie kontroli trzeba będzie przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.
Autor jest doradcą podatkowym
