Gdy klient zwraca albo reklamuje towar
Co powinna zawierać ewidencja korekt kasowych w przypadku zwrotu towarów lub uznania reklamacji?
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie), na kasie nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
W przypadku zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, istnieje natomiast możliwość skorygowania sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej. Robi się to poprzez ujęcie tych zdarzeń w odrębnej ewidencji.
W myśl § 3 ust. 4 rozporządzenia zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
1) datę sprzedaży;
2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi będący rozwinięciem tej nazwy;
3) termin zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
6) dokument potwierdzający sprzedaż;
7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę
(interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2014 r., IPPP2/443-1213/13-4/KOM).
Sam protokół przyjęcia towaru nie wystarczy
Czy zawsze konieczne jest sporządzanie protokołu zwrotu towaru/uznania reklamacji?
Zazwyczaj do ewidencji korekt kasowych w przypadku zwrotu towarów lub uznania reklamacji musi być dołączony protokół przyjęcia zwrotu towaru podpisany przez sprzedawcę i nabywcę (Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 15 maja 2014 r., IPPP2/443-240/14-3/KOM).
Należy jednak pamiętać, że jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 12 lutego 2014 r. (IPPP2/443-1213/13-4/KOM): „Protokół ten jest tylko jednym z elementów, jakie musi zawierać prowadzona przez podatnika ewidencja zwrotów towarów. (...) w przypadku dołączenia do prowadzonej odrębnie ewidencji zwrotów jedynie protokołu zwrotu towaru podpisanego tylko przez klienta, nie będzie uprawniona do dokonania korekty, tj. pomniejszenia obrotu oraz podatku należnego, gdyż sam protokół, bez pozostałych elementów ewidencji zwrotu, w tym dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży, nie jest wystarczającym dowodem uprawdopodobniającym dokonanie sprzedaży zwracanego w terminie późniejszym kosmetyku, w przypadku, gdy klient nie posiada paragonu fiskalnego. (...)."
Protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę jest elementem ewidencji zwrotów. Jeżeli zatem zwrot należności nie wiąże się ze zwrotem towaru lub uznaniem reklamacji, to podatnik nie ma obowiązku sporządzania protokołu przyjęcia zwrotu towarów lub uznania reklamacji towaru lub usługi. Pogląd taki na przykładzie zwrotu biletów do teatru zaprezentowała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 lutego 2014 r. (IBPP3/443-1397/13/LŻ).
Korekta oczywistych pomyłek
Jak powinna być prowadzona ewidencja korekt kasowych w przypadku pomyłki na kasie fiskalnej?
W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki również istnieje możliwość jej skorygowania. Korekta ta ujmowana jest w odrębnej ewidencji.
Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 14 maja 2014 r. (IPPP2/443-228/14-2/KOM): „Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru – sprzedawca, wydając np. 1,5 kg jabłek, zaewidencjonuje na kasie 15 kg owoców, lub pomyłka w cenie towaru – sprzedawca, wydając np. chleb, zamiast ceny brutto 2 zł, naliczy na kasie 20 zł. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było – np. klient kupuje pomidory, gruszki i ziemniaki, a sprzedawca zaewidencjonuje dodatkowo także cebulę. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości 8 proc., naliczy stawkę 80 proc., a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą. Oczywista pomyłka jest to więc pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a »oczywistość« pomyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów. Uwzględniając powyższe uwagi w kontekście okoliczności przedstawionych we wniosku, stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej pomyłki. Po upływie jakiegoś czasu od sprzedaży nie jest możliwe stwierdzenie błędów w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (np. dotyczących rodzaju towaru, jego ilości, kwoty sprzedaży brutto, stawki podatku) bez konieczności odwołania się, przeanalizowania innych dokumentów będących w posiadaniu wnioskodawcy bądź przepisów obowiązujących w dacie sprzedaży. (...)".
Stosownie do § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik niezwłocznie ją koryguje przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
W tym przypadku podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (zob. § 3 ust. 5 rozporządzenia).
Inne pomyłki też można skorygować
Czy można skorygować sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej w przypadku wystąpienia pomyłki innej niż oczywista?
Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących nie wskazuje wszystkich możliwych sytuacji, w których należy skorygować sprzedaż zaewidencjonowaną przy użyciu kasy rejestrującej. Przepisy o VAT nie narzucają w tym przypadku określonej formy prowadzenia ewidencji. Ważne jest tylko, aby zawierała ona wszystkie elementy wymienione w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT oraz inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 marca 2014 r., ILPP2/443-1215/13-3/EN).
Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku (na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie jej art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 tej ustawy) są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, art. 134 oraz art. 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Stanowi o tym art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.
Organy podatkowe przyjmują, że również w przypadku wystąpienia innych pomyłek (np. ujawnionych w wiele miesięcy po zaewidencjonowaniu sprzedaży) podatnikowi należy przyznać prawo do korekty sprzedaży i podatku należnego (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2014 r., IPPP2/443-240/14-2/KOM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2014 r., IPPP2/443-1213/13-5/KOM).
Oryginał paragonu fiskalnego nie zawsze jest potrzebny
Czy do ewidencji korekt kasowych należy dołączać oryginał paragonu, a co za tym idzie, czy należy go odebrać nabywcy towaru lub usługi?
Z § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wprost wynika, że oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka, powinien być dołączony do tej ewidencji (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2014 r., IPPP2/443-228/14-2/KOM).
Natomiast w przypadku ewidencji prowadzonej dla korekty podatku z tytułu zwrotu towarów lub uznania reklamacji przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mówią jedynie, że odrębna ewidencja korekt powinna zawierać m.in. dokument potwierdzający sprzedaż. Niektóre organy podatkowe uważają więc, że do tej ewidencji powinien zostać dołączony dokument potwierdzający sprzedaż (Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 15 maja 2014 r., IPPP2/443-240/14-3/KOM). A takim dokumentem potwierdzającym sprzedaż jest niewątpliwie paragon fiskalny.
Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 15 maja 2014 r. (IPPP2/443-240/14-3/KOM): „(...) paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości towaru w przypadku np. jego zwrotu. W sytuacji dokonania zwrotu towaru sprzedawca powinien zatrzymać paragon fiskalny. Zasadą jest więc dokonywanie korekty obrotu i podatku należnego przy jednoczesnym zwrocie (okazaniu) przez klienta paragonu fiskalnego. Jednocześnie podkreślić należy, że paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego. (...)".
Paragon fiskalny nie jest jedynym dokumentem, który może potwierdzać zrealizowanie sprzedaży. Organy podatkowe akceptują, że dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą korekty, na podstawie innych dokumentów niż paragon fiskalny nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. Podatnik powinien jedynie pamiętać, że po jego stronie znajduje się ciężar udowodnienia faktu sprzedaży zwracanego towaru. W związku z tym podatnik w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt zwrotu towaru (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 26 marca 2014 r., IPPP2/443-46/14-4/KBr; interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 28 października 2013 r., IPTPP4/443-551/13-4/MK; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 31 października 2013 r., IPPP2/443-798/13-2/IŻ).
W konsekwencji organy podatkowe przyjmują, że w przypadku braku paragonu fiskalnego dopuszczalne jest:
- odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie,
- zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), paragonem niefiskalnym (z programu sprzedażowego), fakturą, umową sprzedaży podpisaną w dniu sprzedaży, podpisaną kartą gwarancyjną, kopią paragonu danej sprzedaży oraz pokwitowania wypłaty z drukarki fiskalnej zawierających kwoty, które uiścił klient za dany towar pod warunkiem, że są one podpisane przez klienta i sprzedawcę,
- posłużenie się potwierdzeniem zapłaty (dokument KP odbioru gotówki lub potwierdzenia zapłaty kartą płatniczą), specyfikacją do paragonu z określeniem daty fiskalizacji, rodzajem towaru, wartościami netto, brutto i podatku należnego.
Takie dokumenty – jeśli umożliwiają zidentyfikowanie zakupionego towaru – mogą być uznane za dowód potwierdzający zrealizowanie sprzedaży (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 maja 2014 r., IBPP3/443-122/14/LŻ; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 marca 2014 r., ILPP2/443-1215/13-3/EN; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 lutego 2014 r., IPPP2/443-1213/13-4/KOM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 8 listopada 2013 r., IPPP2/443-1012/13-2/KOM; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 20 września 2013 r., IBPP3/443-781/13/UH).
