Czy towar można kupić na paragon

- Od niedawna prowadzę mały butik. Ostatnio kupiłam w Niemczech odzież (towar handlowy). Zakup został udokumentowany paragonem, a nie fakturą. Czy na podstawie takiego dokumentu mogę ująć wydatek jako koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł być przez niego zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (por. wyrok WSA w Warszawie z 12 czerwca 2008 r., III SA/Wa 157/08).

Jak zatem widzimy, jednym z warunków jest m.in. właściwe udokumentowanie wydatku, tj. udokumentowanie go w sposób pozwalający na zaewidencjonowanie w urządzeniach księgowych – w przypadku czytelniczki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Nie tylko faktury

Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o PIT (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów,

- dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie pkpir, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

– podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

Muszą być one oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W złotówkach i po polsku

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do niego (§ 12 ust. 4 rozporządzenia w sprawie pkpir). Zapisy w księdze trzeba wykazywać w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie pkpir).

To wyjątek

Analiza § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie pkpir wskazuje, że paragonami fiskalnymi mogą być udokumentowane jedynie:

- zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Paragony te powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi wpisać swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (zob. § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie pkpir). Paragonem fiskalnym nie może być zatem udokumentowany zakup towarów handlowych.

Paragonu fiskalnego nie można również uznać za dowód księgowy wymieniony w § 13 pkt 5 rozporządzenia w sprawie pkpir. Zgodnie z tym przepisem za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Zatem paragon fiskalny dokumentujący nabycie w Niemczech odzieży będącej dla czytelnika towarem handlowym w prowadzonej działalności gospodarczej nie może być dowodem księgowym i podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 14 lutego 2014 r., ILPB1/415-1250/13-4/AA).

Jeżeli czytelniczka chce zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów podatkowych, to powinna zwrócić się do niemieckiego sprzedawcy o wystawienie faktury.