Ustawa z 26 września 2014 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych opublikowana w Dzienniku Ustaw z 12 listopada pod poz. 1563 wprowadziła nowe zasady składania deklaracji podatkowych, informacji podatkowych oraz rocznego obliczenia podatku dla niektórych płatników i podatników PIT oraz podatników CIT.

Kogo dotyczą zmiany...

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów od 1 stycznia 2015 roku informacje podatkowe PIT-11, PIT-8C, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, a także deklaracje PIT-4R i PIT-8AR oraz roczne obliczenie podatku PIT-40 co do zasady należy składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Obowiązek ten został nałożony na podmioty pełniące funkcję płatnika, tj. podmiotu, który zobowiązany jest do obliczenia, pobrania i wpłacenia do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek (np. podmioty zatrudniające pracowników i zleceniobiorców, organy emerytalne i rentowe), jak również inne podmioty niepełniące funkcji płatnika (formularz PIT-8C).

...a kto został zwolniony z obowiązków

Z obowiązku elektronicznego składania formularzy podatkowych zostały zwolnione następujące podmioty:

- jednostki samorządu terytorialnego oraz organizacje, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy o działalności pożytku publicznego realizujące wypłaty stypendiów dla uczniów i studentów;

- jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów;

- zakłady pracy;

- osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy – od wypłacanych przez nie emerytur i rent;

- rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną;

- areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym;

- centrum integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy z 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym (DzU nr 122, poz. 1143 ze zm.).

– jeżeli są obowiązane sporządzić informację lub roczne obliczenie podatku za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników.

Jeżeli wszystkie te warunki są spełnione, to ww. podmioty mogą złożyć urzędowi skarbowemu formularze podatkowe jak dotychczas, tj. w formie dokumentu pisemnego. Złożenie dokumentów w formie dokumentu pisemnego nie jest obowiązkiem płatnika lub podatnika, tylko jego prawem, z którego może skorzystać, ale nie musi.

Gdy księgi prowadzi biuro

Ponadto możliwość pisemnego złożenia dokumentów została wyłączona przez ustawodawcę w sytuacji, gdy w imieniu i na rzecz płatników lub podmiotów wymienionych powyżej formularze składa urzędowi skarbowemu przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów ordynacji podatkowej. Zatem w sytuacji,w gdy w imieniu płatnika działa biuro rachunkowe, będzie on obowiązany do złożenia wyżej wymienionych formularzy podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej nawet wtedy, gdy przygotowuje te formularze dla nie więcej niż pięciu podatników.

Uwaga na terminy

Dla podmiotów składających dokumenty w formie papierowej nowe przepisy wprowadzają również inne terminy składania informacji podatkowych PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40. Zamiast dotychczasowego terminu przypadającego na koniec lutego roku następnego po roku podatkowym formularze w formie papierowej należy złożyć do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Z uwagi na to, że ostatni dzień stycznia 2015 r. przypada na dzień wolny od pracy, ustawowym terminem na złożenie dokumentów w formie papierowej jest 2 lutego 2015 r.

Jeśli chodzi o przekazywanie ww. informacji podatnikom (a nie urzędom skarbowym), to termin ich przekazania pozostaje bez zmian. Nadal będzie to koniec lutego roku następującego po roku podatkowym. Dokumenty te, tak jak dotychczas, przekazywane będą w postaci dokumentu papierowego.

Warto pamiętać, że podmioty, które nie złożą informacji podatkowej lub obliczenia podatku w formie dokumentu papierowego do końca stycznia (mimo że miały do tego prawo), nadal mogą dopełnić formalności do końca lutego. Przy czym stosowną deklarację powinny wówczas złożyć elektronicznie (ponieważ 28 lutego przypada w tym roku na dzień wolny od pracy, ustawowy termin przypada na 2 marca).

Warto nadmienić, że niezłożenie dokumentu za pośrednictwem komunikacji elektronicznej w wymaganym terminie jest równoznaczne z niezłożeniem tej deklaracji lub złożeniem jej po terminie. Przez niezłożenie deklaracji w terminie należy również rozumieć sytuację, gdy podmiot złożył deklarację w formie dokumentu papierowego, podczas gdy był zobowiązany do jej złożenia za pośrednictwem komunikacji elektronicznej.

Także za poprzedni rok

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych również zostali zobowiązani od 1 stycznia 2015 do składania wyłącznie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej zeznania podatkowego CIT-8 oraz informacji IFT-2/IFT-2R. Mimo że zmiany weszły w życie od 1 stycznia 2015 r., to znajdą one zastosowanie do zeznań i informacji składanych za 2014 rok.

Ustawodawca przewidział od tej zasady wyjątek i dopuścił składanie zeznania podatkowego CIT-8 oraz informacji IFT-2/IFT-2R w formie dokumentu pisemnego, jeżeli podmioty obowiązane do ich sporządzenia są zwolnione na podstawie art. 45ba ust. 2 ustawy o PIT z obowiązku składania za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracji, informacji oraz rocznego obliczenia podatku. Chodzi więc o sytuacje, gdy osoba prawna nie jest zobowiązana do przygotowania informacji, deklaracji lub obliczenia podatku dla więcej niż pięciu podatników oraz bez względu na liczbę pracowników w imieniu takiej osoby prawnej nie działa biuro rachunkowe.

Na jeden z trzech sposobów

Podmioty zobowiązane do składania dokumentów za pośrednictwem komunikacji elektronicznej mogą to zrobić na za pośrednictwem:

- używanego w firmie programu finansowo-księgowego wyposażonego w odpowiedni moduł umożliwiający wysyłanie dokumentów elektronicznie,

- formularzy interaktywnych dostępnych na stronach internetowych Ministerstwa Finansów (e-Deklaracje),

- Uniwersalnej Bramki Dokumentów (UBD), która umożliwia składanie dokumentów zbiorczych (w jednej „paczce" można wysłać do 20 000 deklaracji oznaczonych w aplikacji jako PIT-8CZ, PIT-11Z, PIT-RZ, PIT-40Z). UBD jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Aby skorzystać z możliwości wysyłania e-deklaracji, należy złożyć w urzędzie skarbowym stosowne pełnomocnictwo sporządzone na ustawowym formularzy UPL-1. Do reprezentowania osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej uprawnione są osoby wskazane w KRS. Co do zasady są to członkowie zarządu lub pełnomocnicy. Formularz UPL-1 powinien być zgodny z reprezentacją wskazaną w KRS. Formularz UPL-1 należy złożyć w formie papierowej w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników >patrz ramka.

Złożenie UPL-1 nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa.

W pełnomocnictwie należy wskazać osoby upoważnione do podpisywania i składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz okres obowiązywania pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo jest ważne w odniesieniu do wszystkich deklaracji, które można składać elektronicznie. Oznacza to, że nie trzeba składać kilku pełnomocnictw do różnych urzędów, do których wysyła się deklaracje. Co ważne, UPL-1 powinno zostać złożone w urzędzie skarbowym przed wysłaniem pierwszego dokumentu w formie elektronicznej.

Pełnomocnictwo można odwołać w każdej chwili

Warto podkreślić, że osoba umocowana do podpisywania i składania deklaracji wskazana w UPL-1 może zostać w każdej chwili odwołana. W tym celu należy złożyć formularz OPL-1, tj. zawiadomienie o odwołaniu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie to, podobnie jak UPL-1, należy złożyć do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Gdzie się kupuje kwalifikowany podpis

Osoby umocowane w UPL-1 do wysyłania e-deklarcji w imieniu osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej muszą posiadać tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Skuteczne złożenie dokumentów za pośrednictwem internetu jest możliwe wyłącznie przy użyciu takiego e-podpisu. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest produktem, który można kupić u jednego z pięciu podmiotów kwalifikowanych:

- Cencert,

- EuroCert,

- Krajowa Izba Rozliczeniowa SA,

- PWPW,

- Certum.

Najczęściej e-podpis oferowany jest wraz z zestawem urządzeń umożliwiających jego użytkowanie, tj. kartą kryptograficzną oraz czytnikiem. Cena całego zestawu zwykle nie przekracza 300 zł. Oczywiście za możliwość korzystania z e-podpisu należy uiszczać opłaty związane z odnawianiem certyfikatu.

Można pobrać UPO

Po wysłaniu dokumentu do urzędu skarbowego za pośrednictwem kanałów elektronicznych dokument otrzymuje unikalny numer referencyjny. Numer pozwala na sprawdzenie aktualnego statusu dokumentu. W przypadku pozytywnej weryfikacji dokumentu potwierdzonej uzyskaniem komunikatu „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie" (status dokumentu 200) możliwe jest pobranie UPO, czyli urzędowego potwierdzenia odbioru. Wyłącznie ten dokument, a nie numer referencyjny wysłanego dokumentu, jest formalnym potwierdzeniem skutecznego doręczenia dokumentu do urzędu skarbowego.

Zdaniem autora

Marcin Retka, menedżer w dziale doradztwa podatkowego w zespole ds. PIT w KPMG w Polsce

Krok w dobrym kierunku

Elektroniczna komunikacja z organami podatkowymi to dobry kierunek działań resortu finansów kontynuowany już od 2008 roku, kiedy uruchomiony został system e-Deklaracje. Niewątpliwie komunikacja elektroniczna przyspieszy weryfikację danych uwzględnianych przez podatników w deklaracjach i informacjach podatkowych, przyspieszy czas załatwianych spraw, odciąży czasowo pracowników urzędów skarbowych, którzy obecnie zmuszeni są do ręcznego przepisywania danych z formularzy podatkowych do urzędowych systemów informatycznych, oraz zredukuje koszty działalności przedsiębiorców, a także administracji podatkowej. Mimo że elektroniczna droga przesyłania do urzędu skarbowego informacji podatkowych nie jest komunikacją bezkosztową, wydatek na zakup bezpiecznego podpisu oraz związane z tym zakupem koszty cyklicznego odnawiania certyfikatu mogą się okazać w dużych przedsiębiorstwach niższe od kosztów papieru, tonerów do drukarek, kosztów przesyłki i przede wszystkim czasu niezbędnego do obsługi dokumentów w formie papierowej. Wydaje się, że koszt bezpiecznego podpisu nie jest wydatkiem nadmiernie obciążającym finanse nawet małych przedsiębiorców zatrudniających nieco powyżej pięciu pracowników i zobowiązanych do składania deklaracji elektronicznie. Warto do tego dodać, że wydatek na nabycie e-podpisu może być kosztem podatkowym i efektywnie obniżać podstawę opodatkowania.

Mimo że kierunek działań ocenić należy pozytywnie, pozostaje pytanie, czy stosowanie nowych przepisów już do deklaracji składanych za 2014 rok to dobry pomysł. Ustawa wprowadzająca nowe przepisy została opublikowana w listopadzie. Dla płatników i innych pomiotów zobowiązanych do wysyłania dokumentów wyłącznie drogą elektroniczną oznacza to konieczność szybkiego dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych przepisów.

Jak ustalić liczbę podatników w trakcie roku

W przypadku deklaracji i informacji składanych w trakcie roku liczbę podatników ustala się, uwzględniając wszystkich podatników od początku roku do dnia sporządzenia deklaracji i informacji.

Który urząd jest właściwy

Urzędem właściwym do złożenia formularza UPL-1 jest:

1) dla podatników podatku od towarów i usług, niekorzystających ze zwolnienia od tego podatku – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach podatku od towarów i usług;

2) dla jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, korzystających ze zwolnienia od podatku od towarów i usług – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na siedzibę jednostki lub miejsce wykonywania działalności;

3) dla pozostałych podatników:

a) będących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach tego podatku,

b) niebędących podatnikami podatku dochodowego – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, a jeżeli podatnik nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w Polsce – naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście;

4) dla płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych, niebędących jednocześnie podatnikami, o których mowa w pkt 1–3 – naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę płatnika; w pozostałych przypadkach właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego jest naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.