Rz: Napisała do redakcji czytelniczka z następującym problemem: „Nie prowadzę działalności gospodarczej (jestem zatrudniona na umowę o pracę). Po zawarciu związku małżeńskiego przeprowadziłam się do mieszkania męża, swoje natomiast wynajmuję (od około dwóch lat, średnioroczna kwota czynszu wynosi 40 000 zł; czynsz pobieram miesięcznie). Mieszkanie zawsze wynajmuję studentom. Czy mam obowiązek dokumentować w jakiś szczególny sposób otrzymane kwoty czynszu? Czy muszę kupować kasę rejestrującą? Przecież nie prowadzę działalności gospodarczej, a kasy fiskalne oraz faktury są dla firm".

EWA SOKOŁOWSKA-STRUG: Dla części czytelników odpowiedź może być zaskakująca. Należy bowiem wskazać, że osoba (nawet ta, która z założenia nie prowadzi działalności gospodarczej i jest zatrudniona na umowę o pracę), w sytuacji, gdy stale wynajmuje mieszkanie za odpłatnością – zgodnie z ustawą o VAT – uznawana jest za przedsiębiorcę (a więc dalej: za podatnika VAT). Wykorzystuje bowiem towar (tutaj mieszkanie) w sposób ciągły do celów zarobkowych. Podatnikiem VAT jest natomiast podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły do celów zarobkowych. Wynika to z art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Zatem czytelniczka – w świetle ustawy o VAT – prowadzi działalność gospodarczą. W sposób ciągły do celów zarobkowych wykorzystuje posiadany majątek (mieszkanie).

Przy czym w sytuacji, gdy w roku kalendarzowym nie osiągnie wynagrodzenia w kwocie 150 000 zł, nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny (może, ale nie musi). W konsekwencji nie ma również obowiązku rozliczania VAT, posiadania rejestrów, składania deklaracji itp. Gdy najem rozpoczyna się w ciągu roku kalendarzowego, wówczas kwota ta jest liczona proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności (polegającej na wynajmowaniu mieszkania).

Czyli czytelniczka nie ma się czego obawiać. Nie dotyczą jej żadne obowiązki związane z rozliczaniem i dokumentowaniem sprzedaży z tytułu najmu mieszkania?

Niestety, nie. Jak już powiedziałam, czytelniczka jest przedsiębiorcą, a więc i podatnikiem VAT. To zaś oznacza, że musi znać przepisy związane z dokumentowaniem sprzedaży. A w szczególności powinna poznać obowiązki i zwolnienia związane ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Mówi pani o kasie rejestrującej? Czy zatem osoba wynajmująca musi dokumentować swoją sprzedaż za pośrednictwem kasy rejestrującej? W szczególności, jeżeli nie zarejestruje się jako podatnik VAT czynny (przychód czytelniczki z tytułu najmu to ok. 40 000 zł rocznie)?

Co do zasady odpowiedź jest twierdząca. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (a taką sprzedaż prowadzi czytelniczka), powinien z zasady ewidencjonować swoją sprzedaż za pomocą kasy.

Jednak pod pewnymi warunkami może również skorzystać z jednego z trzech rodzajów zwolnień. Zwolnienia te nie wykluczają się wzajemnie, ale współistnieją. Jeżeli zainteresowany nie spełnia przesłanek jednego, to może skorzystać z kolejnego.

Pierwsze to zwolnienie do limitu obrotu 20 000 zł. Do czasu osiągnięcia tej kwoty osoba wynajmująca mieszkanie nie musi nic dodatkowo robić (w zakresie kas rejestrujących oczywiście). Limit ten dotyczy tych osób, które już w poprzednim roku kalendarzowym prowadziły działalność gospodarczą. Jeżeli najem rozpoczyna się w ciągu roku kalendarzowego, to wówczas kwota obrotu jest liczona proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności.

Kolejne zwolnienie (z którego można skorzystać, w szczególności po przekroczeniu limitu) dotyczy sytuacji, gdy zapłata za czynsz jest przekazywana każdorazowo za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jaka konkretnie czynność i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). Jak widać, aby skorzystać z tego zwolnienia, należy już dopełnić pewnych formalności. Przede wszystkim trzeba prowadzić ewidencję zawierającą nazwę usługi i dane nabywcy. Informacyjnie można dodać, ze nie ma żadnego narzuconego wzoru tej ewidencji. Może to być ewidencja papierowa utworzona w programie komputerowym. Musi być oczywiście trwała i dostępna do ewentualnej kontroli. Należy również poprosić osoby najmujące mieszkanie, aby dokładnie opisywały tytuły przelewów (np. czynsz za najem za listopad 2014 r.). Warunkiem zwolnienia jest bowiem to, aby z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczy zapłata.

A co w sytuacji, gdy czytelniczka przekroczy limit wynagrodzenia 20 000 zł, a należność za czynsz każdorazowo otrzymuje gotówką?

Wówczas, albo nabywa kasę rejestrującą i co miesiąc dokumentuje sprzedaż za jej pośrednictwem, albo może skorzystać z jeszcze jednego zwolnienia. Usługi wynajmu korzystają ze zwolnienia z obowiązku rejestracji za pośrednictwem kasy, gdy w całości dokumentowane są fakturą (bez względu na limit obrotów).

Fakturą? Czytelniczka powiedziała, że nie prowadzi działalności gospodarczej.

W tym przypadku znowu wielu podatników jest w błędzie. Jak na wstępie powiedziałam, osoba (nawet ta, która z założenia nie prowadzi działalności gospodarczej i jest zatrudniona na umowę o pracę), w sytuacji, gdy stale wynajmuje mieszkanie za odpłatnością, zgodnie z ustawą o VAT jest uznawana za przedsiębiorcę, a więc – inaczej – za podatnika VAT. Gdy w ciągu roku kalendarzowego nie osiągnie wynagrodzenia w kwocie 150 000 zł, nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny (może, ale nie musi). Niezależnie od tej rejestracji jest jednak podatnikiem tego podatku.

Od stycznia 2014 r. zmieniły się przepisy związane z wystawianiem faktur. Obecnie fakturę może wystawić każdy przedsiębiorca, a nie tylko przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Zatem czytelniczka ma prawo udokumentować co miesiąc najem mieszkania fakturą. Jest to jej prawo, nie jest to natomiast jej obowiązek.

Jak wygląda taka faktura?

Dokładne jej dane zostały wymienione w § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Faktura taka musi zawierać: datę wystawienia, kolejny numer, nazwy (tutaj imiona i nazwiska) sprzedawcy/nabywcy oraz ich adresy, nazwę usługi, zakres tej usługi, cenę jednostkową, kwotę należności ogółem oraz podstawę prawną zwolnienia (tutaj art. 113 ust. 1 ustawy o VAT – dla podmiotów prowadzących już działalność lub ust. 9 – dla osób, które rozpoczynają najem w ciągu roku kalendarzowego).

Czy w 2015 r. w tej materii nastąpiły jakieś zmiany?

Nie, opisane zwolnienia i obowiązki były aktualne w stanie prawnym obowiązującym w 2014 r. Są również aktualne aż do końca 2016 r. Wówczas bowiem utraci moc uchwalone rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

—rozmawiała Julita Karaś-Gasparska

Ewa Sokołowska-Strug jest doradcą podatkowym, członkiem zarządu ECDDP sp. z o.o.