Rz: Od przyszłego roku będą obowiązywać nowe przepisy dotyczące przychodu pracowników korzystających z samochodów firmowych. Co się zmienia?

Grzegorz Grochowina: Pracownikom jeżdżącym autami pracodawcy trzeba będzie doliczać do przychodu zryczałtowaną kwotę. Korzystanie z samochodu służbowego już od lat było uważane za przychód z nieodpłatnych świadczeń, ale nie było jasnych reguł ustalania jego wysokości. Nowe, wchodzące w życie 1 stycznia, przepisy nakazują pobieranie przez pracodawców zaliczki od ściśle określonych kwot, tj. 250 zł miesięcznie w przypadku używania samochodu z silnikiem o pojemności do 1600 cm3 i 400 zł, gdy pojazd jest wyposażony w silnik o większej pojemności.

Kogo dotyczą nowe zasady?

Głównie zatrudnionych na etacie. Pod pojęciem pracownika, któremu do przychodu trzeba doliczyć 250 lub 400 zł miesięcznie, rozumie się też osoby pozostające w stosunku służbowym, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Pracownikiem nie jest natomiast np. osoba zatrudniona na podstawie umowy-zlecenia.

Czy są jakieś wyłączenia od stosowania tych reguł?

Nie, każdy pracownik użytkujący służbowy samochód w celach prywatnych będzie uzyskiwał przychód w zryczałtowanej wysokości i każdy pracodawca udostępniający takie auto będzie musiał pobrać z tego tytułu zaliczkę na PIT. Nowe przepisy dotyczą więc także małych firm, w których nawet tylko jedna osoba, powiedzmy prezes zatrudniony w małej spółce z o.o., której sam jest udziałowcem, dysponuje autem służbowym.

Jakie znaczenie ma czas, w którym samochód jest do dyspozycji pracowników?

Jeśli pracownik może korzystać z auta w nieograniczony sposób poza godzinami pracy, to trzeba będzie do jego przychodu doliczyć 250 lub 400 zł i od tej kwoty pobrać zaliczkę, bez względu na to, czy korzysta ze swojego przywileju intensywnie czy nie, bo np. ma większą rodzinę i w weekendy jeździ głównie prywatnym, większym samochodem.

Natomiast w przypadku udostępniania auta służbowego jedynie przez ograniczoną liczbę dni przychód dolicza się proporcjonalnie do okresu prywatnego użytku. Za każdy dzień, w którym pracownik korzysta z firmowego samochodu w prywatnych celach, dolicza się 1/30 miesięcznego przychodu. Nie ma przy tym znaczenia długość miesiąca, kiedy to się dzieje – w styczniu trzeba będzie pobrać tyle samo podatku co w lutym.

Pozwala to na ograniczenie obciążeń podatkowych w firmach, w których pracownicy od poniedziałku do piątku korzystają  z samochodów wyłącznie firmowo, bo np. mają obowiązek parkowania pod domem i zaczynają pracę, już wsiadając do samochodu. W takim przypadku odpowiedni regulamin korzystania ze służbowego auta pozwala na ograniczenie przychodu przypisywanego pracownikom do 1/30 miesięcznego ryczałtu np. tylko za dni wolne od pracy.

Jak sprawdzą się nowe przepisy?

Z jednej strony przed wprowadzeniem ryczałtu sytuacja pracodawców była niekomfortowa, bo trudno było ustalić wartość, od jakiej mieliby potrącać zaliczki. Z drugiej urzędnikom z tego samego powodu trudno było kwestionować rozliczenia pracodawców.

Po zmianach zaliczki trzeba będzie pobierać w ściśle określonej wysokości i to na pewno zdyscyplinuje płatników. Niestety, nie jest tak, że przynajmniej mają z głowy problem ustalenia wartości świadczenia związanego z użytkiem samochodów. Już pojawiają się opinie urzędników, że ryczałt obejmuje wyłącznie korzystanie z samochodu, ale nie zużywanie paliwa. Po stronie urzędników pojawiło się więc narzędzie do ściągnięcia podatku, a po stronie pracodawców pozostał ten sam problem – ryzyko kwestionowania rozliczeń dotyczących nieodpłatnych świadczeń pracowniczych.

—rozmawiał Mateusz Maj