Zgodnie z art. 178 § 1 i 3 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) strona ma prawo wglądu w akta sprawy. Może także sporządzać z nich notatki, kopie lub odpisy. Jest to uprawnienie, które przysługuje jej również po zakończeniu postępowania. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Z treści ww. przepisów nie wynika więc dla organu podatkowego obowiązek udostępniania akt sprawy zawsze, gdy strona wystąpi ?z takim żądaniem.

Także w systemie teleinformatycznym

Organ podatkowy może zapewnić stronie dostęp w swoim systemie teleinformatycznym do podań wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego oraz do pism organu podatkowego doręczonych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy ?z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 178 § 4 o.p.).

Technicznie te czynności odbywają się ?w lokalu organu podatkowego przy obecności pracownika tego organu (art. 178 § 2 o.p.), ale niekoniecznie musi to być pracownik prowadzący postępowanie. Takim pracownikiem może być inna osoba zatrudniona w organach skarbowych.

Przykład

Krystian Kowalski – strona postępowania podatkowego – poinformował, że 19 września ?2014 roku będzie chciał zapoznać się z aktami sprawy. Ponieważ tego dnia pracownik, który prowadzi postępowanie podatkowe, był na urlopie, bezpośredni przełożony tego pracownika wyznaczył inną osobę, która udostępni stronie do wglądu akta sprawy.

Brak zgody w dwóch przypadkach

Przepisów art. 178 nie stosuje się do dokumentów:

W takiej sytuacji organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie umożliwienia stronie zapoznania się z dokumentami. Oczywiste jest, że skoro nie udostępnia tych akt, to również nie wyraża zgody na sporządzanie z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów ?i kopii lub wydanie uwierzytelnionych odpisów.

Na takie postanowienie stronie służy zażalenie. Podatnik może bowiem uznać, że organ podatkowy nie przekonał go do swojej argumentacji. Jak się podaje w orzecznictwie sądowo-administracyjnym chodzi tu o ograniczenie stronie postępowania podatkowego wglądu do dokumentów, które zawierają informacje chronione tajemnicą skarbową, ?a dotyczą innego podmiotu niż strona postępowania. Czynny udział strony w postępowaniu podatkowym nie może bowiem umożliwiać dostępu do informacji o innym podatniku. Jeśli organ podatkowy prowadzi postępowanie, które dotyczy kilku stron, to powinien im udostępniać materiały dotyczące wspólnej dla nich sytuacji procesowej ?w granicach określonych przedmiotem orzekania i bez ograniczeń materiały dotyczące strony występującej z żądaniem ich udostępnienia. Jeśli jednak zakres materiałów uzyskanych od różnych stron przekracza ramy wspólnego dla nich stanu faktycznego, to organ podatkowy ma obowiązek zachowania w tajemnicy danych, które nie są dla stron wspólne (wyrok WSA w Łodzi z 14 lutego ?2013 r., I SA/Łd 1404/12).

Konieczne jest uzasadnienie

Organ podatkowy nie może w sposób ogólny stwierdzić, że odmowa stronie dostępu do akt sprawy jest uzasadniona interesem publicznym albo że akta zawierają informacje niejawne. Obowiązkiem organu podatkowego jest wskazanie – w realiach konkretnej sprawy ?– w czym on upatruje tego „interesu publicznego". Nie można w sposób ogólnikowy wskazywać na bliżej nieokreślony interes publiczny, zastępować tego pojęcia, innymi pojęciami takimi jak: „interes fiskalny Skarbu Państwa", „ochrona prawidłowego przebiegu postępowania kontrolnego prowadzonego wobec podatnika", „troska o prawidłowy przebieg postępowania podatkowego" czy „dążenie do zgromadzenia w sprawie pełnowartościowych dowodów, charakteryzujących się bezstronnością i obiektywnością" (wyrok WSA w Łodzi ?z 14 lutego 2013 r., I SA/Łd 1404/12).

Argumentacja organu podatkowego powinna być jasna i klarowna, gdyż powinien on przekonać podatnika o słuszności swojej odmowy udostępnienia mu dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, ale zawierających informacje niejawne, a także innych dokumentów, które zostały wyłączone z akt sprawy ze względu na interes publiczny, jak również odmowy sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelniania odpisów i kopii lub wydania uwierzytelnionych odpisów. W przeciwnym razie strona może wnieść zażalenie na takie rozstrzygnięcie. Ma na to siedem dni od otrzymania tego postanowienia.

W interesie publicznym jest ochrona osób trzecich

Interesem publicznym – w rozumieniu ?art. 179 o.p. – jest dobro osób trzecich, których dotyczą dokumenty wyłączone z akt sprawy. Ochronę objętych tajemnicą skarbową danych identyfikujących podatników niezwiązanych ze sprawą, które ujęte są w wyłączonych materiałach, należy uznać za interes publiczny (wyrok WSA w Białymstoku ?z 30 stycznia 2013 r., I SA/Bk 363/12). W pojęciu tym mieści się dobro osób trzecich, które nie są stroną w toczącym się postępowaniu, a których dotyczą informacje zawarte we włączonych do akt sprawy dokumentach, gdyż zawierają istotne dane o tych podmiotach (wyrok WSA w Gdańsku ?z 11 stycznia 2012 r., I SA/Gd 1153/11).

Jest to zatem korzyść służąca ogółowi, dyrektywa postępowania, która nakazuje respektowanie takich wartości wspólnych dla całego społeczeństwa, jak: sprawiedliwość, bezpieczeństwo, zaufanie obywateli do organów władzy publicznej (wyrok WSA w Gdańsku ?z 19 lipca 2011 r., I SA/Gd 527/11).

Gdy organy podatkowe w postępowaniu dowodowym wykorzystują informacje dotyczące podatników, którzy nie są związani ?z daną sprawą, to mają obowiązek utrzymać w tajemnicy tylko te ich cechy, które pozwoliłyby osobom nieuprawnionym na ich identyfikację. Tym samym w konsekwencji, żadnego rodzaju ograniczenia nie odnoszą się do informacji dotyczących działalności danego podmiotu. Wskazane ograniczenia nie dotyczą więc informacji o samych procesach gospodarczych zachodzących w prowadzonych przez tych podatników przedsięwzięciach gospodarczych. Mogą one być wykorzystywane w prowadzonym postępowaniu podatkowym, a zatem również udostępniane stronom (wyrok WSA w Lublinie z 29 czerwca 2011 r., I SA/Lu 219/11).