Na początku roku otworzyłam niewielki sklep z owocami i warzywami. Od początku sprzedaż ewidencjonowałam przy użyciu kasy fiskalnej. Działalność prowadzę w wynajmowanym lokalu. Ostatnio pojawiła się możliwość zmiany dotychczasowego lokalu na trochę większy, który mieści się w bardzo bliskim sąsiedztwie (jeden z sąsiednich pawilonów). Czy mogę przenieść kasę fiskalną do nowego lokalu? Czy muszę poinformować o tym urząd skarbowy?

– pyta czytelniczka.

Podatnik prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej ma obowiązek zgłosić kasę do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania dla niej numeru ewidencyjnego (art. 111 ust. 3a pkt 10 ustawy o VAT). Najpierw jednak musi nastąpić fiskalizacja kasy, którą przeprowadza serwisant.

Trzeba zgłosić organowi

Po wykonaniu tej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną podatnik składa fiskusowi zgłoszenie danych dotyczących kasy na urzędowym formularzu, którego wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. ?w sprawie kas rejestrujących (DzU z 2013 r., poz. 363). ?W zgłoszeniu pt. „Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy" oprócz danych identyfikujących podatnika (jak jego nazwa lub imię i nazwisko, NIP, REGON czy adres), należy podać dokładne miejsce instalacji kasy rejestrującej, tj. adres miejsca instalacji kasy oraz nazwę placówki.

Wypełnione zgłoszenie trzeba złożyć w ciągu siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy. W tym samym terminie zgłoszenie danych dotyczących kasy składa również właściwemu dla podatnika naczelnikowi urzędu skarbowego podmiot prowadzący serwis kas. Następnie naczelnik urzędu skarbowego po sprawdzeniu wszystkich wymaganych dokumentów – w drodze zawiadomienia – nadaje kasie rejestrującej numer ewidencyjny. Podatnik nanosi ten numer ?w książce serwisowej kasy oraz w sposób trwały na obudowę urządzenia (np. za pomocą niezmywalnego markera).

Konieczne formalności

Opisane obowiązki, które ciążą na podatniku rozpoczynającym ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, nie kończą powinności podatnika. Musi on pamiętać ?o tym, że każdą zmianę, która dotyczy używanej przez niego kasy rejestrującej, np. zmianę miejsca używania, również trzeba zgłosić fiskusowi. Przepisy nie zabraniają podatnikowi zmieniać miejsca używania kasy rejestrującej. W związku ze zmianą adresu punktu sprzedaży musi on jednak dokonać pewnych formalności.

Miejsce używania kasy rejestrującej jest informacją zgłoszoną przez podatnika naczelnikowi urzędu skarbowego. Każda zmiana tego miejsca powoduje obowiązek poinformowania fiskusa. Obowiązek ten występuje nawet wtedy, gdy zmiana w adresie jest nieznaczna i dotyczy np. tylko numeru ulicy. Jest to nowy adres używania kasy i należy zawiadomić ?o tym urząd skarbowy.

Zwykłe pismo nie wystarczy

Obecnie do poinformowania urzędu skarbowego o zmianie adresu używania kasy rejestrującej nie wystarczy zwykłe pismo (forma ta była wystarczająca do 31 marca 2013 r.). Zgodnie z § 14 ust. 5 rozporządzenia ws. kas rejestrujących o zmianie miejsca używania kasy podatnik informuje właściwego naczelnika urzędu skarbowego, składając zgłoszenie aktualizacyjne danych dotyczących kasy na formularzu „Zgłoszenie/aktualizacja przez podatnika danych dotyczących kasy". Jest to ten sam druk urzędowy, który wcześniej posłużył podatnikowi do zgłoszenia kasy fiskalnej po jej fiskalizacji. Nowe dane adresowe punktu sprzedaży trzeba zgłosić na tym druku ?w ciągu siedmiu dni od zmiany miejsca jej używania.

Bez uiszczania opłat

Zmiana miejsca używania kasy nie wymaga odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy. Nie powoduje ona również zmiany jej numeru ewidencyjnego nadanego wcześniej przez urząd skarbowy.

W przypadku przeniesienia kasy rejestrującej do nowego lokalu informacja o zmianie jej miejsca używania musi zostać naniesiona w książce serwisowej kasy. Podatnik wpisuje ?w niej nowy adres, pod którym jest używana kasa rejestrująca. Odnotowana zmiana adresu jest przedkładana do akceptacji urzędu skarbowego.

O zmianie miejsca używania podatnik musi powiadomić nie tylko fiskusa, ale również właściwy serwis w celu zapewnienia zmiany danych zapisanych w pamięci kasy dotyczących adresu punktu sprzedaży, w którym po zmianie lokalu będzie używana kasa rejestrująca. Serwisant musi zmienić dane adresowe punktu sprzedaży zakodowane w pamięci fiskalnej kasy, które to urządzenie drukuje w nagłówku paragonu fiskalnego.

Za zgłoszenie zmiany adresu używania kasy rejestrującej urząd skarbowy nie pobiera od podatnika żadnych opłat. Nie wyklucza to jednak pobrania opłaty przez serwis wprowadzający nowe dane do pamięci urządzenia.