Ordynacja podatkowa (dalej o.p.) szczegółowo określa miejsca doręczania pism w postępowaniu podatkowym. W przypadku osób fizycznych jest to mieszkanie lub miejsce pracy podatnika. Pisma, w myśl ?art. 148 par. 2 o.p. mogą być też doręczone w siedzibie organu podatkowego lub w miejscu pracy adresata – w tym ostatnim przypadku osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 października ?2013 r. (I FSK 1500/12) zaznaczył, że użyte w art. 148 § 2 ?pkt 2 o.p. określenie „ miejsce pracy" adresata odnosi się także do miejsca, w którym prowadzi on działalność gospodarczą. A to oznacza, że urząd skarbowy może dostarczyć korespondencję osobie fizycznej prowadzącej małą firmę na jej adres lub do domu.
Z kolei w przypadku osób prawnych (np. spółki z o.o.) pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji (art. 151 o.p.). Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że doręczenie powinno nastąpić „do rąk osoby fizycznej upoważnionej do odbioru pism" (wyrok z 3 lipca 2013 r., I FSK 1219/12). Kurier lub listonosz nie może zatem wymusić odbioru i pokwitowania na pierwszym lepszym pracowniku spotkanym w firmie.
Pracodawca powinien wyznaczyć osobę, która będzie odbierała pisma. I to także ?w czasie wakacji, gdy wiele osób jest nieobecnych w firmie (właśnie uprawnionych do odbioru korespondencji) ?i trafia ona do rąk przypadkowych osób). Dobrze przy tym, aby osoby uprawnione do odbioru korespondencji nie zapominały przekazywać jej dalej. W przeciwnym razie może mieć to nieprzyjemne skutki. Fiskus przyjmuje bowiem, że jeśli pracownik odebrał pismo, to doręczenie było skuteczne. Dlatego gdy minie termin na przygotowanie odwołania, wniosek o jego przywrócenie nie odniesie skutku.
Zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, „którego niewątpliwym skutkiem było niezłożenie odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie, nie może stanowić okoliczności potwierdzającej brak winy skarżącej. To skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi" (wyrok WSA w Warszawie z 27 lipca 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 610/11).
