Ordynacja podatkowa (dalej o.p.) szczegółowo określa miejsca doręczania pism w postępowaniu podatkowym. W przypadku osób fizycznych jest to mieszkanie lub miejsce pracy podatnika. Pisma, w myśl ?art. 148 par. 2 o.p. mogą być też doręczone w siedzibie organu podatkowego lub w miejscu pracy adresata – w tym ostatnim przypadku osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 października ?2013 r. (I FSK 1500/12) zaznaczył, że użyte w art. 148 § 2 ?pkt 2 o.p. określenie „ miejsce pracy" adresata odnosi się także do miejsca, w którym prowadzi on działalność gospodarczą. A to oznacza, że urząd skarbowy może dostarczyć korespondencję osobie fizycznej prowadzącej małą firmę na jej adres lub do domu.
Z kolei w przypadku osób prawnych (np. spółki z o.o.) pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji (art. 151 o.p.). Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że doręczenie powinno nastąpić „do rąk osoby fizycznej upoważnionej do odbioru pism" (wyrok z 3 lipca 2013 r., I FSK 1219/12). Kurier lub listonosz nie może zatem wymusić odbioru i pokwitowania na pierwszym lepszym pracowniku spotkanym w firmie.
Pracodawca powinien wyznaczyć osobę, która będzie odbierała pisma. I to także ?w czasie wakacji, gdy wiele osób jest nieobecnych w firmie (właśnie uprawnionych do odbioru korespondencji) ?i trafia ona do rąk przypadkowych osób). Dobrze przy tym, aby osoby uprawnione do odbioru korespondencji nie zapominały przekazywać jej dalej. W przeciwnym razie może mieć to nieprzyjemne skutki. Fiskus przyjmuje bowiem, że jeśli pracownik odebrał pismo, to doręczenie było skuteczne. Dlatego gdy minie termin na przygotowanie odwołania, wniosek o jego przywrócenie nie odniesie skutku.
Zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, „którego niewątpliwym skutkiem było niezłożenie odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie, nie może stanowić okoliczności potwierdzającej brak winy skarżącej. To skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi" (wyrok WSA w Warszawie z 27 lipca 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 610/11).
Podobnie orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 maja 2006 r. (sygn. akt I FSK 890/05). Stwierdził, że „korespondencję odebraną przez osobę dysponującą firmową pieczątką uważa się za doręczoną prawidłowo. Jeśli zaś zrobi to nieuprawniony pracownik, a do tego nie powiadomi na czas właściwych osób, to jego niestaranność pociąga za sobą określone konsekwencje dla firmy". Również WSA ?w Warszawie uważa, że „w przypadku doręczenia pisma pracownikowi przedsiębiorcy przyjmuje się domniemanie, iż osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma doręczonego zakładowi" (wyrok z 30 czerwca 2011 r., III SA/Wa 194/11).
Podatnicy powinni pamiętać, że osoba doręczająca (a więc np. listonosz) nie ma obowiązku kontrolowania – jako przesłanki skuteczności doręczenia – czy osoba, która podejmuje się przyjąć przesyłkę, została do tego faktycznie i prawnie umocowana. Zdaniem NSA na istnienie upoważnienia do odbioru korespondencji wskazuje to, że dana osoba podjęła się odebrania przesyłki, była czynna w lokalu, a do potwierdzenia odbioru przesyłki użyła pieczątki firmy (wyrok z 16 października 2007 r., II FSK 1026/07). W postanowieniu zaś z 27 maja 2010 r. (I FZ 179/10) NSA stwierdził, że gdy osoba obecna ?w firmie podejmuje się odebrać pismo, wskazując, że jest zatrudniona w tym miejscu przez adresata, i potwierdza to dostępem do firmowych pieczęci, to nie ma powodu, aby pojawiały się zastrzeżenia co do jej upoważnienia do odbioru korespondencji.
W każdym z tych przypadków fiskus przyjmie, że doszło do prawidłowego doręczenia decyzji. Jeśli więc odwołanie od tak doręczonej decyzji zostanie wniesione po terminie, firma nie będzie mogła skutecznie wnioskować o jego przywrócenie.
