W ciągu ostatnich miesięcy dość często powraca temat ujęcia zgodnie z regulacjami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztów podróży służbowych pracowników oraz podróży innych osób, gdy koszty te są zwracane tym osobom. Pomimo dość ujednoliconego podejścia organów podatkowych do tego problemu nadal nie w każdym przypadku jest całkowicie jednoznaczne, w jakim zakresie zwrot tych kosztów skutkuje powstaniem dodatkowego przychodu w PIT dla osób podróżujących.
Zwolnienie dla diet ?i innych należności
W przypadku podróży służbowej pracownika zwolnienie ?z PIT obejmuje diety oraz inne należności za czas takiej podróży – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wykonawczych, czyli tzw. rozporządzeniach o podróżach służbowych. Inaczej niż w przypadku pozostałych kategorii osób (niebędących pracownikami) zwolnienie to ma charakter bezwarunkowy.
W praktyce w zdecydowanej większości przypadków limit zwolnienia jest ustalany na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. ?w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie o podróżach służbowych). Rozporządzenie przewiduje kilka kategorii należności za czas podróży służbowej, z czego najbardziej istotne to: diety (na pokrycie kosztów wyżywienia, ewentualnie innych drobnych wydatków), zwrot kosztów przejazdów oraz zwrot kosztów noclegów.
Dieta wynosi standardowo dla podróży krajowej 30 zł dziennie, a dla podróży zagranicznej – odpowiednią wartość wynikającą z tabeli będącej załącznikiem do ww. rozporządzenia. Wysokość diety ulega odpowiedniemu obniżeniu ?w zależności od tego, ile czasu trwa podróż, oraz od tego, czy i w jakim zakresie pracownikowi zostało zapewnione bezpłatne wyżywienie.
Wydatki na posiłki ?na dwa sposoby
Odnosząc wspomniane uregulowanie do praktyki rynkowej, trzeba pamiętać, że funkcjonują dwa zasadnicze modele zapewniania pracownikowi wyżywienia w trakcie podróży służbowej.
1. W pierwszej sytuacji pracownikowi jest wypłacana kwota diety w odpowiedniej wysokości wynikającej z przepisów. Pracownik wykorzystuje otrzymane diety zgodnie ze swoim uznaniem (np. może się starać o zapewnienie sobie wyżywienia w taki sposób, aby wypłacona kwota diety okazała się w tym zakresie wystarczająca, albo ewentualnie dopłacić do wyżywienia z własnych środków). W takiej sytuacji kwestia zwolnienia diet z PIT jest dość prosta – limit zwolnienia obejmuje ?de facto całość wypłaconej diety i otrzymane z tego tytułu kwoty nie generują dla pracownika dodatkowego obciążenia ?w podatku dochodowym.
2. W drugiej sytuacji pracodawca zwraca pracownikowi ?w całości poniesione koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych faktur lub rachunków (także gdy te faktyczne koszty są wyższe niż kwota diety wynikająca ?z przepisów), natomiast pracownikowi nie są wypłacane formalne diety. W takim przypadku sprawa jest nieco mniej jasna. Teoretycznie bowiem, skoro nie zostały wypłacone diety, to nie ma do czego odnosić limitów kwotowych wynikających z przepisów rozporządzenia o podróżach (30 zł dla podróży krajowej itd.). Mogłoby to skłaniać ku poglądowi, że w takim razie cała wartość zwróconych kosztów wyżywienia powinna być albo opodatkowana (na podstawie argumentu, że zwolnienie z PIT w ogóle nie obejmuje takiej sytuacji), albo w całości zwolniona (na podstawie argumentu, że limit np. 30 zł odnosi się wprost tylko do diety, w związku z czym do innych sposobów pokrywania kosztów wyżywienia nie ma zastosowania żaden limit, a więc są one w całości zwolnione z PIT).
O ile wcześniej fiskus akceptował drugie z opisanych stanowisk, o tyle począwszy od końca 2012 r. podejście organów się zmieniło. Obecnie stoją one najczęściej na stanowisku „pośrednim", zgodnie ?z którym w takiej sytuacji zwrot pracownikowi całości poniesionych przez niego kosztów wyżywienia podlega zwolnieniu z PIT, ale tylko do wysokości limitu przewidzianego wprost dla diety (czyli np. 30 zł dziennie w podróży krajowej). W pozostałym zakresie zwrot kosztów wyżywienia jest opodatkowany.
Takie samo stanowisko odnosi się do sytuacji, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi diety, ale w „ponadnormatywnej" wysokości, tzn. wyższej niż „przepisowa" (zwolnienie z PIT dotyczy tylko limitu „przepisowej" diety).
A co z przejazdem
Co do kosztów przejazdów, to zgodnie z rozporządzeniem o podróżach służbowych zwrot tych kosztów przysługuje ?w wysokości udokumentowanej fakturami lub rachunkami, obejmującej całą cenę biletu ?w środku transportu ustalonym przez pracodawcę ?(z uwzględnieniem ewentualnych opłat dodatkowych, ulg itp.). Dla potrzeb zwolnienia ?z PIT przyjęte jest, że limit zwolnienia obejmuje efektywnie całą cenę biletu. Oznacza to, że jego zakup, zwrot kosztów zakupu pracownikowi itp. nie skutkują dodatkowym przychodem na gruncie PIT.
Zgodnie z rozporządzeniem w standardowej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w wysokości rachunku hotelowego, jednak nie więcej niż 20-krotność diety w podróży krajowej ?(600 zł) lub odpowiednia kwota z rozporządzenia dla podróży zagranicznej. Przy czym pracodawca może uznać za uzasadniony zwrot kosztów również w wyższej kwocie.
W kontekście zwolnienia ?z PIT przyjmuje się, że w związku z tym limitem zwolniona jest cała kwota rachunku hotelowego za nocleg, jeżeli pracodawca zwróci taką kwotę pracownikowi, uznając, że jest ona uzasadniona.
Zwrot kosztów przejazdów ani zwrot kosztów noclegu ?w hotelu zasadniczo nie powinien zatem generować dodatkowego obciążenia w PIT dla pracownika. W przypadku wyżywienia kwestia może się przedstawiać różnie w zależności od przyjętego sposobu rozliczenia w tym zakresie:
Ważne! W przypadku podróży służbowych pracowników wszystkie wartości otrzymywane przez pracownika, które nie są objęte zwolnieniem z PIT, są dla niego dodatkowym przychodem ze stosunku pracy. ?Za prawidłowe rozliczenie PIT z tego tytułu odpowiada – jako płatnik – pracodawca.