5 czerwca 2014 r. otrzymałem od kontrahenta karę umowną za niewykonanie umowy. Zainkasowana kwota to 3200 zł. Jak powinienem ująć tę karę umowną w podatkowej księdze przychodów ?i rozchodów? – pyta czytelnik.

Przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane kary umowne (art. 14 ust. 2 ustawy o PIT). Za datę powstania przychodu z tytułu otrzymanych kar umownych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stosownie do art. 14 ust. 1i ustawy o PIT, należy uznać dzień otrzymania zapłaty, ?tj. dzień otrzymania tej kary.

Otrzymana kara umowna jako związana z prowadzoną działalnością gospodarczą nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 ustawy o PIT (interpretacja Izby Skarbowej ?w Poznaniu z 1 marca 2011 r., ILPB1/415-1380/10-4/AO).

Sposób księgowania

Otrzymane kary umowne ujmujemy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich otrzymania.

Przychody z otrzymanych kar umownych wpisujemy w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w rozporządzeniu ministra finansów ?z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych czy wynagrodzenia płatnika.

Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów muszą być robione na podstawie dowodów potwierdzających te przychody (§ 25 rozporządzenia). Dotyczy to m.in. otrzymanych kar umownych.

Zazwyczaj ujęcie tego typu przychodów w podatkowej księdze następuje na podstawie wyciągu bankowego lub raportu kasowego. Wydaje się jednak, że podatnik może sporządzić dowód wewnętrzny i na jego podstawie wprowadzić przedmiotowy przychód do księgi.

Obowiązkowo na dokumencie

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) ?wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) ?datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres zrealizowania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) ?przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny ?w jednostkach naturalnych,

d) ?podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wymogi formalne

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Przykład

Załóżmy, że otrzymanie kary umownej 5 czerwca 2014 r. jest ?potwierdzone elektronicznym wyciągiem bankowym z tego dnia. ?Podatnik powinien 5 czerwca 2014 r. wpisać otrzymaną karę umowną ?w wysokości 3200 zł jako przychód podatkowy w kolumnie 8 pkpir na podstawie tego wyciągu elektronicznego. Ewentualnie na podstawie tego wyciągu powinien sporządzić dowód wewnętrzny i zaewidencjonować go?w księdze.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy