– Zmianą adresu nie jest czasowa nieobecność w miejscu stałego pobytu ani też wyjazd za granicę na czas określony – wyjaśnił w niedawnym wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie (sygnatura akt I SA/Ol 192/14).

Z wyroku wynika, że do skutecznego doręczenia pisma, w tym przypadku wszczynającego postępowanie podatkowe, nie wystarczy pozostawienie w skrzynce podatnika tzw. zwrotek. Organ wcześniej musi podjąć próbę doręczenia do rąk adresata lub domownika i dopiero po bezskutecznej próbie może przyjąć fikcję prawną doręczenia. Przyjęcie, że doszło do doręczenia pomimo nieodebrania pisma, to wyjątek i możliwość jego zastosowania nie może budzić wątpliwości.

– Jeśli takowe istnieją, nie można przyjąć, iż doszło do skutecznego doręczenia korespondencji – orzekł WSA.

Każde odstępstwo od zasad doręczeń sprawia, że pismo uważa się za niedoręczone

Sprawa dotyczy osób pociągniętych do odpowiedzialności za zobowiązania spółki, którą zarządzali. Członkowie zarządu odwołali się od decyzji organu podatkowego. Twierdzili, że błędne jest wydanie decyzji o ich odpowiedzialności bez prawidłowego przeprowadzenia postępowania. Terminem jego wszczęcia jest data doręczenia stosownego postanowienia, a do tego ich zdaniem nie doszło.

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu.

Skarżący wyjechali jednak za granicę – według ich twierdzeń wcześniej.

Organ odwoławczy nie zakwestionował decyzji. Do stanowiska członków zarządu przychylił się jednak WSA.

– Ma rację pełnomocnik skarżących, że skoro wyjechali oni za granicę przed wszczęciem przeciwko nim postępowania podatkowego, to brakowało podstaw do stosowania doręczenia zastępczego. Postępowanie przed organem pierwszej instancji toczyło się bez udziału skarżących – uznał.

Sąd wyjaśnił, że w pierwszej kolejności trzeba spróbować doręczyć pismo stronie lub jej przedstawicielowi, m.in. w miejscu zamieszkania, pracy lub w siedzibie organu. W razie nieobecności adresata w mieszkaniu pisma doręcza się pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, którzy podejmą się ich oddania adresatowi.

Dopiero w trzeciej kolejności stosuje się fikcję polegającą na uznaniu, że po 14 dniach przechowywania przez operatora pocztowego i dwukrotnym powiadomieniu o możliwości odebrania pisma uważa się je za doręczone.

Sąd uznał, że członkowie zarządu zostali pozbawieni prawa do udziału w postępowaniu poprzez wątpliwe zastosowanie tej fikcji prawnej, podczas gdy organ nie próbował ustalić miejsca pobytu stron postępowania.

– Nie zwrócił się także do sądu o ustanowienie kuratora– zauważył WSA.