Kara umowna jest przychodem, nawet jeśli dłużnik jej nie potrąca

Rz: Czy kary umowne mogą być kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy?

Grzegorz Grochowina:

Tak, ale ustawa o PIT przewiduje w tym zakresie jeden wyjątek. Nie uważa się za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług. Nie są też kosztem kary umowne ?i odszkodowania za zwłokę ?w usunięciu niedoróbek, tj. dostarczeniu towaru wolnego od wad lub w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jakie są warunki pomniejszenia przychodu z działalności gospodarczej o kwotę takiej kary?

Takie same jak dla wszystkich innych wydatków, czyli przede wszystkim związek, choćby pośredni, ?z działalnością gospodarczą. Wydatek nie musi prowadzić bezpośrednio do osiągnięcia przychodu. Może być poniesiony w celu zachowania albo zabezpieczenia przychodów z działalności gospodarczej.

Jeśli kara umowna spełnia powyższe kryteria i nie jest wyłączona z kosztów, tj. nie wiąże się z wadami towarów lub usług ani ze zwłoką w ich usunięciu, pomniejsza przychód z działalności. ?Z interpretacji ministra finansów wynika, że np. kara związana z nieterminowym wywiązaniem się z umowy, ?a nie wadliwym wykonaniem usług, może być kosztem uzyskania przychodu.

Generalnie można powiedzieć, że wyjątki od zasady potrącalności kosztów, w tym wynikających z kar umownych, należy interpretować w sposób ścisły.

Czy terminem potrącenia tego kosztu jest faktyczna jego zapłata?

Termin zaliczenia wydatku do kosztów zależy od jego charakteru. Jeśli prowadzi on bezpośrednio do osiągnięcia przychodu, pomniejsza się właśnie ten osiągnięty w przyszłości przychód. Jeżeli wydatek służy zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów z działalności gospodarczej, koszt potrąca się w dacie jego poniesienia. Za dzień poniesienia uważa się dzień zaksięgowania kosztu, a nie jego faktycznej zapłaty.

Inaczej jest np. z odsetkami za nieterminowe regulowanie należności. Stają się one kosztem na zasadzie kasowej, tj. dopiero w chwili faktycznej zapłaty. Kary umowne rozlicza się jednak na zasadach ogólnych.

Jak drugi kontrahent, tj. ten, który otrzymuje karę umowną, powinien się z niej rozliczyć?