Zgodnie z § 31 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: kpir), jeśli podatnik prowadzi księgę przy zastosowaniu technik informatycznych, musi spełnić pewne warunki.
1) ?Podatnik musi mieć określoną na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, który będzie wykorzystywany do prowadzenia księgi (na piśmie).
2) ?Program komputerowy, który podatnik ma zamiar stosować, musi zapewniać możliwość bezzwłocznego wglądu w treść dokonywanych zapisów oraz możliwość wydrukowania wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi.
3) ?Podatnik musi przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w taki sposób, który chroni przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.
Tylko wtedy, gdy te warunki są spełnione, możliwe jest uznanie księgi prowadzonej elektronicznie za prawidłową.
Jeśli więc program komputerowy zapewnia spełnienie powyższych warunków, to nie zachodzi konieczność prowadzenia dodatkowych ewidencji podatkowych w formie ręcznej (pismo Pierwszego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu z 12 marca 2004 r., PUS.PP ?I 443/10/04/JG).
Podatnik korzystający ?z możliwości prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych musi na koniec każdego miesiąca, ?w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, ale nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Jeśli jednak program komputerowy nie zapewnia możliwości wydrukowania księgi, to podatnik ma obowiązek założyć księgę w formie papierowej. W takim przypadku po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać sumy miesięczne wynikające z tego wydruku do odpowiednich kolumn księgi papierowej.
