W „Rzeczpospolitej" z 19 listopada („Dobra Firma", str. >F4) przeczytałem, że przedsiębiorca może zaliczyć do podatkowych kosztów stratę w towarach spowodowaną spaleniem magazynu. Czy do księgi przychodów i rozchodów można wpisać po stronie kosztów także wartość skradzionej firmowej gotówki?
– pyta czytelnik.
Taka strata też może być podatkowym kosztem. Ważne są jednak okoliczności jej powstania, a przede wszystkim to, czy przedsiębiorca właściwie zabezpieczył pieniądze.
Z interpretacji fiskusa wynika, że strata nie może być skutkiem niewłaściwego i nieracjonalnego zachowania przedsiębiorcy bądź jego pracowników. Ważne, aby przedsiębiorca przestrzegał warunków z rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. Ponadto urzędy podkreślają, że utrata gotówki musi nastąpić w wyniku zdarzeń, których przedsiębiorca nie był w stanie przewidzieć i nie mógł się przed nimi uchronić, mimo zachowania środków ostrożności.
Strata musi być też dobrze udokumentowana. Konieczne jest więc powiadomienie policji o kradzieży i zachowanie protokołu. Przedsiębiorca powinien też opisać wysokość straty oraz przyczyny jej powstania w dowodzie wewnętrznym. Przydatna będzie również dokumentacja, z której wynika, że pieniądze były zabezpieczone we właściwy sposób.
Spójrzmy na interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 czerwca 2011 r. (ILPB1/415-314/11-3/AGr). Z siedziby firmy (zabezpieczonej systemem alarmowym i monitoringiem) skradziono pieniądze i karty bankomatowe. Mimo zgłoszenia kradzieży na policję i blokady kart złodzieje zdążyli pobrać pieniądze z bankomatów. Izba skarbowa zgodziła się na rozliczenie straty w kosztach. Zastrzegła jednak, że stan faktyczny zna tylko z opisu we wniosku o interpretację i na tej podstawie ciężko jej ocenić, czy przedsiębiorca dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu gotówki. Okaże się to dopiero w czasie ewentualnego postępowania podatkowego.
Jeśli fiskus uzna, że kradzież była skutkiem niewłaściwego zabezpieczenia pieniędzy, to wyrzuci stratę z kosztów. Tak było w sprawie, która dotarła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu (wyrok z 26 kwietnia 2013 r., I SA/Wr 250/13). Firmie zginęły oszczędności z lokat bankowych. Okazało się, że sprawcą kradzieży była osoba zajmująca się tworzeniem i rozwiązywaniem tych lokat. Wobec tej osoby toczy się postępowanie karne. Okradziona spółka twierdziła, że podjęła działania w celu należytego zabezpieczenia środków pieniężnych. Dostęp do lokat ograniczony był hasłami i kodami i tylko niewielki krąg osób mógł nimi dysponować. Argumentowała, że ryzyko przestępczych działań pracowników ponosi każdy przedsiębiorca. Fiskus uważał jednak inaczej. Podkreślił, że kradzieże trwały przez 3 lata, a osoba, która ich dokonywała, powinna podlegać bieżącej kontroli. Firma, podejmując normalne procedury nadzorcze, mogła nie dopuścić do powstania tej straty. Strata ta nie może więc być kosztem. Spółce nie pomogła skarga do sądu. Jego zdaniem spółka nie wykazała, że podjęła niezbędne działania zabezpieczające przed kradzieżą środków pieniężnych. Wprowadzenie haseł i kodów do kont nie zwalnia bowiem ze sprawowania nadzoru nad pracownikami mającymi do nich dostęp.
