Polscy przedsiębiorcy coraz częściej podróżują po Europie w interesach. Wybierając jazdę samochodem, muszą liczyć się z koniecznością opłat za autostrady. Ostatnio pojawiły się informacje, że nasz zachodni sąsiad rozważa wprowadzenie opłat za swoje autostrady dla obcokrajowców. Czy mozolne zbieranie kwitków za autostradę może być opłacalne? Owszem, jeśli w podróż służbową rusza polski przedsiębiorca.

Związek z działalnością

– Jeżeli podróż zagraniczna miała związek z działalnością, np. podatnik wizytował swoją zagraniczną fabrykę lub miał spotkanie z zagranicznym kontrahentem, wydatki za przejazd autostradą mogą być kosztem uzyskania przychodów – mówi Jarosław Ziobrowski, adwokat z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr.

Możliwość wliczenia w koszty kwot, jakie przedsiębiorca wydał podczas swojej podróży służbowej, potwierdza też Michał Grzywacz, radca prawny, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Grzywacz-Zawada.

– To, czy wydatek na opłacenie przejazdów zagranicznymi autostradami stanowi koszt uzyskania przychodu, należy rozpatrywać pod kątem ogólnej definicji, czy dany wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów – przypomina nasz rozmówca.

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać podatkowo wydatki na zagraniczne autostrady, muszą jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Przede wszystkim taki wydatek musi być jednoznacznie udokumentowany.

– Przepisy nie regulują w sposób precyzyjny sposobu dokumentowania takich wydatków. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, a nimi mogą być wszystkie dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem – tłumaczy Michał Grzywacz.

To ważne, ponieważ w różnych krajach opłaty za przejazd autostradą są różnie dokumentowane. Podstawą rozliczenia kosztów może być więc zwykły paragon. Należy go jednak zachować. Czy jednak takie dokumenty trzeba tłumaczyć?

– Trudno ocenić, ale raczej nie. Warto jednak każdy paragon dodatkowo opisać, tj. kiedy odbyła się podróż, w jakim celu. Jeśli wydruk jest przejrzysty, powinno to wystarczyć. Nie można jednak wykluczyć, że fiskus poprosi o tłumaczenia paragonów podczas kontroli – uważa Jarosław Ziobrowski.

Przeliczać czy nie

W większości europejskich krajów za autostrady płacimy w euro. Żeby opłatę w walucie zaliczyć w koszty, trzeba ją przeliczyć na złotówki.

W ocenie Jarosława Ziobrowskiego wydatki takie należy przeliczyć według średniego kursu NBP na dzień, w którym opłata była poniesiona. Problemu z przeliczaniem nie będzie przy VAT.

– Polscy przedsiębiorcy ubiegający się o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innych państwach członkowskich składają wnioski, wskazując do zwrotu kwoty w walucie państwa, na terytorium którego ponieśli wydatki – wyjaśnia Jan Czerwiński, starszy konsultant z kancelarii Domański, Zakrzewski, Palinka.

Ekspert przypomina, że jakkolwiek zwrot VAT z zagranicy jest funkcjonalnie związany z działalnością polskiego przedsiębiorcy, która podlega opodatkowaniu, tj. prawo do zwrotu zależy od prowadzenia działalności opodatkowanej, to jednak kwoty zwrotu z zagranicy nie są uwzględniane w krajowych rozliczeniach VAT. W konsekwencji dla potrzeb rozliczenia podatku w Polsce kwoty zwrotu VAT z innych państw UE nie muszą być przeliczane na złote.

Pojawia się jeszcze wątpliwość, jaką kwotę można wrzucić w koszty: z VAT czy bez. Tu z pomocą przychodzi fiskus. W interpretacji wydanej na wniosek firmy transportowej uznał, że zapłacony za granicą podatek od wartości dodanej  może co do zasady być jej kosztem uzyskania przychodu. Firma może zaliczyć do kosztów wydatki za przejazd autostradami w kwocie brutto, jeśli zostaną prawidłowo udokumentowane. Z tym że otrzymany później zwrot podatku od wartości dodanej będzie jej przychodem z działalności  (nr IBPBI/1/415-807/12/ŚS).

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki a.tarka@rp.pl

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy partner w kancelarii KNDP Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy

Co do zasady nie ma przeszkód, żeby odzyskać VAT uiszczony w opłacie za przejazd zagranicznymi autostradami. Trzeba jednak pamiętać, że zwykły paragon nie daje podstaw do odliczenia. Wyjątkiem są sytuacje, gdy taki dokument jest fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów podatkowych danego kraju. Jeśli nie otrzymaliśmy faktury, odzyskiwanie VAT od przejazdów trzeba zacząć od jej uzyskania od podmiotu zarządzającego autostradą. Potem podatnik może wystąpić o zwrot VAT od zagranicznego fiskusa za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego. Procedura jest dosyć pracochłonna, dlatego dochodzenie niewielkiego zwrotu może się okazać nieopłacalne. Przy dużych kwotach jednak warto się potrudzić.