Skuteczne doręczenie pisma z urzędu a zmiana adresu podatnika

- Moja firma prowadzi działalność transportową na terenie całej Polski. Wykonujemy również transporty poza granicami kraju. W prowadzonej przeciwko mnie sprawie podatkowej organ zastosował instytucję doręczenia zastępczego decyzji podatkowej określającej zobowiązanie podatkowe w CIT. Kiedy organ może doręczyć pismo w taki sposób? Czy mogę kwestionować ten sposób doręczenia, a jeśli tak, to w jaki sposób? –

pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 151 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej organ podatkowy doręcza pisma w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie upoważnionej do odbioru korespondencji.

Skutki zaniedbania

W toku postępowania strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego, jeżeli wniesiono o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyrażono na to zgodę. Gdy strona oraz jej przedstawiciel lub pełnomocnik zaniedba ten obowiązek, pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem, a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy. Pisma mogą być również doręczane w siedzibie organu podatkowego.

Generalnie organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione. Jeśli jednak podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, to pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.

W placówce albo w urzędzie gminy

Jeśli jednak pisma nie można doręczyć osobie upoważnionej do odbioru korespondencji w lokalu siedziby osoby prawnej lub w miejscu prowadzenia działalności to – zgodnie z art. 150 o.p. – operator pocztowy (w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe) przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego lub też – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę – pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta).

Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma czy to w placówce pocztowej (gdy pismo doręcza operator pocztowy), czy to w urzędzie gminy/miasta (gdy pismo doręcza pracownik organu podatkowego lub inna upoważniona osoba). Powtórne zawiadomienie w takim przypadku następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie siedmiu dni.

W skrzynce albo na drzwiach

Zawiadomienie o pozostawaniu pisma na poczcie lub w urzędzie gminy/miasta umieszcza się, stosownie do art. 150 § 2 o.p., w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia owego 14-dniowego okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Przykład

Przedsiębiorca NA URLOPIE

Naczelnik Urzędu Skarbowego w decyzji z 6 marca 2013 r. określił firmie ABC wysokość zobowiązania w podatku od towarów i usług. Decyzja została wysłana do podatnika. W dniu 8 marca 2013 roku listonosz nie zastał nikogo pod adresem podanym na kopercie. Właściciel jednoosobowej firmy od 7 marca 2013 r. przez okres trzech tygodni przebywał na urlopie – safari w Kenii. Powtórne zawiadomienie nastąpiło w terminie siedmiu dni. Z uwagi na nieodebranie decyzji organ podatkowy – organ uznał, że decyzja została doręczona w trybie art. 150 § 2 ordynacji podatkowej.

Gdy nie są spełnione przesłanki

Instytucja doręczenia zastępczego – jako wywierająca istotne skutki dla praw uczestników postępowania – musi być stosowana bardzo restrykcyjnie i każde odstępstwo od przewidzianych w niej unormowań będzie skutkowało tym, że de facto nie doszło do zastępczego doręczenia pisma (wyrok WSA w Rzeszowie z 31 stycznia 2012 r., I SA/Rz 819/11).

14 dnia

tyle czasu operator pocztowy przechowuje pismo w swojej placówce. Po tym czasie przesyłkę uznaje się za doręczoną.

Ani z treści art. 150 o.p., ani z treści żadnego innego przepisu nie wynika obowiązek umieszczania na awizie (czy na dowodzie doręczenia) adnotacji o miejscu umieszczenia pisma doręczanego w toku postępowania podatkowego w formie doręczenia opisanego w tym artykule.

To jednak na organie podatkowym, a nie na podatniku, spoczywa obowiązek wykazania, że spełnione zostały wszystkie przesłanki wynikające z art. 150 o.p. Dla organu podatkowego, który jest nadawcą przesyłki, pisemnym dowodem dopełnienia tej czynności są prawidłowo sporządzone przez doręczyciela adnotacje o awizowaniu przesyłki, opatrzone jego podpisem, datą i pieczęcią (wyrok NSA z 12 czerwca 2012 r., I FSK 555/11).

Na takim zwrotnym potwierdzeniu odbioru lub nawet na kopercie doręczyciel powinien umieścić adnotację, że awizowano przesyłkę i kiedy to miało miejsce. Pod takim oświadczeniem doręczyciel powinien się podpisać.

Z kolei okoliczność, że zawiadomienie (awizo) umieszczono w miejscu wskazanym w art. 150 o.p., może być ustalona przy użyciu wszelkich dopuszczonych środków dowodowych. Artykuł 150 § 2 o.p. nie wymaga, aby, dla przyjęcia prawidłowości doręczenia przesyłki w tym trybie, zapisy o awizowaniu przesyłki były umiejscowione tylko i wyłącznie na zwrotnym potwierdzeniu odbioru (wyrok NSA z 16 kwietnia 2008 r., I FSK 599/07).

Trzeba wysłać

Dla uznania, że decyzja została skutecznie doręczona stronie we wspomnianym trybie niezbędne jest wykazanie przez organ, że została ona wysłana (wyekspediowana) pod właściwy adres, a właściwa placówka Poczty Polskiej zawiadomiła stronę w sposób prawidłowy o nadejściu pisma (wyrok WSA w Krakowie z 6 maja 2011 r., I SA/Kr 87/11).

Konieczne jest zatem wykazanie przez organ, że placówka pocztowa zawiadomiła adresata w sposób niebudzący wątpliwości o nadejściu pisma i miejscu, gdzie może je odebrać

(wyrok WSA w Krakowie z 15 czerwca 2011 r., I SA/Kr 624/11 oraz wyrok WSA w Gdańsku z 5 października 2011 r., I SA/Gd 581/11).

Przykład

SKUTKI NIEPODJĘCIA PRZESYŁKI

Decyzją z 27 sierpnia 2012 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego określił podatnikowi kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny miesiąc za grudzień 2011 r., za styczeń i luty 2012 r. oraz kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym za marzec 2012 r.

Przesyłka zawierająca tę decyzję została zaadresowana i wysłana 27 sierpnia 2012 r. za pośrednictwem urzędu pocztowego na wskazany przez spółkę adres do korespondencji. Taki adres widnieje na pismach spółki kierowanych do urzędu skarbowego. Ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, że 29 sierpnia 2012 r. podjęto próbę bezpośredniego doręczenia przesyłki pod wskazanym adresem.

Z uwagi na nieobecność adresata, przesyłkę listową pozostawiono w urzędzie pocztowym, o czym powiadomiono adresata, umieszczając odpowiednią informację w jego oddawczej skrzynce pocztowej. Przesyłkę awizowano powtórnie 5 września 2012 r. i z uwagi na niepodjęcie jej w terminie zwrócono do nadawcy 13 września 2012 r. Wpływ zwrotny został pokwitowany przez urząd skarbowy 14 września 2012 r. i przesyłkę załączono do akt sprawy.

Pomocne adnotacje

Pocztowy dowód doręczenia przesyłki, a także wszelkie adnotacje na nieodebranej przesyłce (zamieszczone na kopercie lub na zwrotnym potwierdzeniu odbioru) opatrzone stosownymi pieczątkami i podpisami mają walor dokumentu urzędowego i mogą stanowić dowód tego, co zostało w nich stwierdzone.

Jeśli zaś adnotacje te nie spełniają wymogów określonych w art. 150 o.p., to dopuszczalne jest prowadzenie przez organ podatkowy postępowania dowodowego mającego na celu wyjaśnienie istniejących wątpliwości np. poprzez wystąpienie do odpowiedniej placówki pocztowej o przekazanie stosownych informacji związanych ze sposobem doręczenia przesyłki (wyrok NSA z 8 grudnia 2011 r., I FSK 11/11).

Podatnik może zatem przeprowadzić dowód przeciwko treści dokumentu urzędowego. Należy mieć jednak na uwadze, że w postępowaniu podatkowym ciężar przeprowadzenia dowodu, spoczywa na tym, kto z określone- go faktu wywodzi skutki prawne (wyrok WSA w Gdańsku z 15 czerwca 2011 r., I SA/Gd 329/11). W tym przypadku to podatnik będzie zatem musiał udowodnić nieprawdziwość danych na nieodebranej przesyłce.

WNIOSEK

Aby można było uznać skuteczność doręczenia zastępczego w trybie art. 150 o.p., muszą zostać spełnione łącznie następujące przesłanki: