Od 1 kwietnia 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących. Zastąpiło ono dotychczas obowiązujące rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.

Co prawda skuteczne wejście w życie nowych przepisów nastąpi dopiero od 1 października 2013 r. (dzięki bowiem przepisom przejściowym można nadal stosować stare zasady rozliczeń), to jednak warto już dziś przeanalizować istotne zmiany wynikające z tego aktu prawa.

Wypracowana praktyka teraz w przepisach

Rozporządzenie wprowadza wiele nowych zasad ewidencyjnych, także tych, które dotychczas wynikały jedynie z praktyki podatników. Otóż, według zasad wynikających ze starego rozporządzenia, sprzedawca w sytuacji gdy nabywca towaru/usługi (będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej), zareklamował towar/usługę, ewentualnie dokonał zwrotu towaru, dokumentował te czynności w dodatkowo prowadzonej ewidencji, często nazywanej „zeszytem korekt".

Przepisy te jednak ani nie nakazywały stosowania takiej ewidencji, ani co oczywiste nie zawierały danych, jakie powinna zawierać. Przy czym organy podatkowe zezwalały na jej prowadzenie. W „zeszycie korekt" podatnik odnotowywał wszelkie zmiany w wysokości opodatkowania swojej sprzedaży dokonanej za pomocą urządzenia fiskalnego.

Zmienione wytyczne generują problemy

Sytuacja uległa zmianie po wejściu w życie nowego rozporządzenia. Unormowano w nim bowiem obowiązek prowadzenia przez podatnika dodatkowej ewidencji w przypadku zwrotu towarów lub uznania reklamacji towarów i usług. Powyższe wynika z § 3 ust. 3 i 4 tego rozporządzenia, w których czytamy, że nie ewidencjonuje się za pomocą kasy zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Czynności te powinny być jednak ujęte w odrębnej ewidencji, która powinna zawierać określone dane. W § 3 ust. 4 pkt 6 wskazano, że ewidencja ta powinna zawierać dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Czy tylko wydruk potwierdza

Z omawianego przepisu wynika, że ewidencja powinna zawierać dokument potwierdzający sprzedaż. Powstaje w konsekwencji pytanie, czy w świetle zmienionych przepisów zwrot towarów i uznanych reklamacji towarów lub usług będzie można dokonać jedynie w sytuacji, gdy nabywca przedstawi paragon.

Pobieżna analiza nowych przepisów prowadzi do wniosku, że podatnicy powinni bezwzględnie posiadać paragon fiskalny. Jak wynika bowiem z definicji paragonu fiskalnego wprowadzonej do omawianego rozporządzenia (§ 2 pkt 12) przez paragon rozumie się wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

A zatem, skoro właśnie ten dokument potwierdza sprzedaż, to podatnik powinien go posiadać. Niewątpliwie taki był zamysł prawodawcy. Przy czym, moim zdaniem, nie można się z taką wykładnią jednoznacznie zgodzić. Skoro bowiem prawodawca wprowadził definicję legalną paragonu fiskalnego, to z całą pewnością bezwzględnie powinien tym pojęciem się posługiwać w całym akcie wykonawczym.

A contrario, skoro tego nie uczynił (w § 3 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia), wprowadzony wymóg należy pojmować szeroko. Innymi słowy, są to dość mocne argumenty aby uznać, że w świetle nowych przepisów nadal istnieje możliwość posłużenia się nie tylko paragonem fiskalnym (pojęcie wąskie), ale również innym dowodem potwierdzającym sprzedaż (pojęcie szerokie).

TAK BYŁO

Dotychczas organy podatkowe zezwalały, aby dokumentem, na podstawie którego można dowieść, że sprzedaż faktycznie miała miejsce, był dowolny dokument. Tak też przykładowo stwierdziła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 30 sierpnia 2010 r. (ITPP1/443-518/10/AJ):

„(...) stwierdzić należy, że wnioskodawcy w związku z zaistniałymi zdarzeniami, przysługuje uprawnienie do korekty sprzedaży i podatku należnego w razie braku oryginału paragonu, jednakże pod warunkiem, że zdarzenia te zostały udokumentowane wiarygodnymi dowodami.

Zdarzenia powodujące korektę obrotu i podatku należnego, powinny zostać uwidocznione w odrębnej, specjalnie w tym celu prowadzonej, ewidencji."

Komentuje Paweł Barnik, kierownik Zespołu ds. Podatku VAT ECDDP Sp. z o.o.

Może karta gwarancyjna

Niewątpliwie w praktyce potwierdzać sprzedaż zwykle będzie właśnie paragon fiskalny. Aczkolwiek, jeśli podatnik będzie posiadał inne dokumenty, które same w sobie taką sprzedaż potwierdzą – również możliwe będzie ich zastosowanie.

Przykładowo, takim dokumentem niewątpliwie będzie pisemna umowa kupna/sprzedaży. Możliwe będzie także przedstawienie pokwitowania odbioru towaru, z którego powinno wynikać, że taka sprzedaż miała miejsce, ewentualnie karta gwarancyjna (pod warunkiem, że z tego dokumentu również będzie wynikać okoliczność sprzedaży – sama karta gwarancyjna potwierdza bowiem fakt udzielenia gwarancji, a nie realizację transakcji sprzedaży).

Innymi słowy, istotne jest, aby z dokumentów tych jednoznacznie wynikała sprzedaż. Powinny one same w sobie (a nie łącznie z innymi dowodami) taką okoliczność potwierdzać. Co więcej, jeśli podatnik innych dokumentów nie generuje (poza samym paragonem fiskalnym), to niewątpliwie w świetle zmian przepisów powinien posiadać dowód w postaci paragonu.