Tak orzekł NSA w wyroku z 7 marca 2013 r. (I FSK 681/12).

Spółka wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej szukając odpowiedzi na pytanie: czy w przypadku, gdy oryginał faktury VAT został wystawiony i wysłany do nabywcy towaru w formie papierowej, istnieje możliwość przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej. Zdaniem wnioskodawcy ani z ustawy o VAT, ani z rozporządzenia wykonawczego nie wynika, że oryginały i kopie faktur powinny być przechowywane w oryginalnej postaci. Nie wynika także w jakiej formie (tj. papierowej czy elektronicznej) powinny być przechowywane. Jeśli więc ustawodawca tego nie wskazał, to w ocenie spółki, podatnik ma możliwość wyboru czy będzie przechowywał je w formie papierowej, czy elektronicznej. Organ podatkowy w wydanej interpretacji nie podzielił tego stanowiska i uznał, że jedyną właściwą formą jest wersja papierowa. W ocenie organu przechowywanie faktur musi się dokonywać w takiej formie, w jakiej faktura jest wystawiana. Dalej wyrażono pogląd, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione. Jeżeli oryginały tych dokumentów przekazane kontrahentowi miały postać papierową, to nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii tak wystawionych faktur tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego drukowywania, bez ich wydrukowywania.

Wobec takiego rozstrzygnięcia spółka wniosła skargę do WSA. Skarga została uznana za zasadną. Sąd w pełni podzielił stanowisko wyrażone w wyroku NSA z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) oraz stwierdził, że na gruncie przepisów analizowanych w niniejszej sprawie nie ma przeciwwskazań do prowadzenia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Od wyroku wydanego w I instancji organ podatkowy wniósł skargę kasacyjną, zarzucając sądowi błędną wykładnię przepisów. NSA oddalił skargę kasacyjną oraz analogicznie jak sąd I instancji podzielił stanowisko wyrażone w wyroku (I FSK 1169/08).

—Andrzej Wapowski | Współpracownik Zespołu Zarządzania Wiedzą Podatkową firmy Deloitte

Komentarz eksperta

Katarzyna Dąbkowska, konsultantka w Deloitte Doradztwo Podatkowe sp. z o.o. (biuro w Warszawie)

Komentowane orzeczenie wpisuje się w utartą linię orzeczniczą dotyczącą tzw. mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. System ten polega na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z możliwością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Należy zauważyć, że z treści art. 246 Dyrektywy 112 wynikają ogólne warunki przechowywania faktur. Przepis nie wskazuje na formę, w jakiej powinny być one przechowywane. Kładzie jedynie nacisk na to, aby forma ta gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczane na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Zauważył to już NSA w wyroku z 10 paź dziernika 2011 r. (I FSK 1500/10) stwierdzając, że normatywnym wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej. W e wskazanym orzeczeniu NSA zaznaczył, że przykładem takiej formy może być odzwierciedlenie obrazu faktury papierowej poprzez jej zeskanowanie do formatu PDF z uniemożliwieniem dokonywania jakichkolwiek zmian w zapisanym obrazie elektronicznym. Format ten pozwala również na dokonywanie każdorazowo wydruku zapisanego elektronicznie obrazu faktury, a tym samym niezmienny powrót do wersji papierowej

Ustawodawca unijny przewidział w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 uprawnienie państw członkowskich do wprowadzenia szczególnych uregulowań dotyczących sposobu przechowywania faktur. Polski ustawodawca nie skorzystał jednak z tej możliwości. Wskazał jedynie w § 21 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. wymóg przechowywania faktur „w oryginalnej postaci", ale nie zastrzegł jednocześnie, że ma być to postać, w jakiej fakturę wysłano lub udostępniono. Nie wskazał również wprost na żadną formę – papierową lub elektroniczną.

W wyroku z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08) NSA stwierdził, że jeśli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

W świetle powyższych przepisów oraz orzecznictwa NSA należy stwierdzić, że WSA w Warszawie słusznie uchylił interpretację organu podatkowego, przychylając się jednocześnie do stanowiska skarżącej spółki.