Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237

7

§ 1

kodeksu pracy

).

Odzież i obuwie robocze dostarczone nieodpłatnie pracownikowi przez pracodawcę są własnością pracodawcy (art. 237

8

§ 1 k.p.).

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (art. 237

9

§ 1 k.p.). Pracodawca ustala rodzaje odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 237

8

§ 1 k.p.).

Własne buty i okrycie

Nie zawsze używana przez pracowników odzież i obuwie robocze jest własnością pracodawcy. Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237

7

§ 2 k.p.).

Nie może to jednak dotyczyć stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237

7

§ 3 k.p.).

Pracownikowi używającemu, za zgodą pracodawcy, własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237

7

§ 4 k.p.).

Konserwacja i naprawa

Zasadniczo, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 237

9

§ 2 k.p.).

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237

9

§ 3 k.p.).

Nie jest jednak dopuszczalne powierzanie pracownikowi prania, konserwacji, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania ich w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237

10

§ 2 k.p.).

Jak ustalić kwoty

Organy podatkowe wskazują, że ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży ochronnej powinien być usta- lony w kwotach realnych, uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.).

Decydując się na wypłacenie ekwiwalentu za pranie odzieży pracodawca może do jego wyliczenia zastosować przeciętne ceny usług pralniczych pomnożone przez częstotliwość wynikającą z obowiązku prania lub też wycenić wartość środków czystości potrzebnych do utrzymania należytej czystości ubrania (tak interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 13 sierpnia 2009 r., IPPB5/423-306/09-2/AM).

Trzeba przy tym podkreślić, że przepisy prawa pracy nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. Oznacza to, że wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Wypłacane pracownikowi kwoty mają być rekompensatą poniesionych przez niego kosztów.

Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika (tak interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 sierpnia 2009 r., ITPB1/415-407/09/PSZ).

Można pomniejszyć dochód

Wydatki poniesione na zapewnienie pracownikom wymaganych przez przepisy kodeksu pracy i przepisy BHP odzieży i obuwia roboczego są kosztem uzyskania przychodów. Warunkiem jest ich prawidłowe udokumentowanie.

Przykład

Firma budowlana A kupiła odzież i obuwie robocze w celu ich nieodpłatnego przekazania pracownikom zatrudnionym na budowach. Firma odliczyła naliczony VAT z tytułu ich zakupu.

Pracownicy otrzymali tę odzież i obuwie wyłącznie do używania (właścicielem odzieży i obuwia pozostał pracodawca, czyli firma A). Poniesione z tego tytułu wydatki (udokumentowane fakturą) są kosztem uzyskania przychodów w cenie netto ich zakupu.

Kosztem uzyskania przychodów pracodawcy mogą być również wypłacone pracownikom ekwiwalenty za używanie własnej odzieży roboczej i własnego obuwia roboczego.Poza tym, kosztem uzyskania przychodów będą również wydatki poniesione przez pracodawcę z tytułu prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego, jak również ekwiwalenty wpłacone pracownikom za dokonywanie tych czynności (jeżeli przepisy prawa pracy zezwalają na powierzenie tych czynności pracownikom).

Przykład

Znana nam z poprzedniego przykładu firma budowlana A powierzyła pranie i czyszczenie odzieży i obuwia roboczego swym pracownikom, wypłacając im ustalony w regulaminie ekwiwalent. Wypłacony ekwiwalent może być kosztem uzyskania przychodów firmy A.

Bez daniny

Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o BHP, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT).

Zatem wartość świadczeń na rzecz pracownika z tytułu zapewniania mu przez pracodawcę odzieży roboczej, obuwia roboczego korzysta ze zwolnienia z PIT. Nie jest ona uwzględniana ani przy obliczeniu zaliczki na PIT, ani w zeznaniu rocznym składanym przez pracownika.

Otrzymany przez pracownika ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży i obuwia stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy (tak: interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 9 marca 2010 r., IBPBII/ 1/415-254/10/HK). Korzysta on jednak ze zwolnienia na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 marca 2009 r., ITPB2/415-1158/08/RS). Ze zwolnienia z PIT korzysta również ekwiwalent wypłacony pracownikowi za pranie odzieży roboczej (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 16 maja 2010 r., IBPBII/1/415-50/10/BD).

Przykład

W przypadku pracowników znanej nam z poprzednich przykładów firmy budowlanej A, wartość świadczenia dla pracowników polegającego na używaniu przez nich odzieży i obuwia roboczego należącego do pracodawcy stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy korzystający jednak ze zwolnienia z PIT.

Ze zwolnienia korzysta również ekwiwalent otrzymany przez pracowników za pranie i czyszczenie tej odzieży i obuwia roboczego we własnym zakresie.

Nie podlega VAT

Nieodpłatne zapewnienie pracownikom przez pracodawcę:

- odzieży i obuwia roboczego, do używania w trakcie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy,

- usługi prania odzieży roboczej

w ramach wypełniania obowiązków nałożonych przepisami kodeksu pracy i przepisów o BHP, nie podlega opodatkowaniu VAT. Nie jest bowiem przekazaniem lub zużyciem towarów (lub świadczeniem usług) na cele osobiste pracowników (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 16 września 2011 r., ILPP1/443-843/11-4/NS; interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 lipca 2011 r., ITPP1/443-831/11/DM; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 20 czerwca 2011 r., IPPP3/443-585/11-2/JF).

Opodatkowaniu VAT nie podlegają również ekwiwalenty pieniężne przysługujące pracownikowi za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego lub za pranie odzieży roboczej.

Przykład

W przypadku znanej nam z poprzednich przykładów firmy budowlanej A, przekazanie do używania pracownikom odzieży i obuwia roboczego nie podlega opodatkowaniu VAT, gdyż nie jest to przekazanie na cele osobiste pracowników, lecz wynika z przepisów kodeksu pracy i przepisów BHP. Firmie budowlanej A na zasadach ogólnych przysługuje prawo do odliczenia naliczonego VAT od nabytej odzieży i obuwia roboczego. Ekwiwalent wypłacony pracownikom za pranie i czyszczenie odzieży i obuwia roboczego nie podlega VAT, gdyż nie stanowi ani dostawy towarów, ani świadczenia usług.

Zleceniobiorca tak jak pracownik

Pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 k.p.).

W świetle art. 304 § 1 k.p. należy stwierdzić, że obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie ogranicza się jedynie do osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy ale dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu określonym przez pracodawcę.

Tak więc koszty związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych będą dla wnioskodawcy kosztami uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli zostaną należycie udokumentowane.

Obowiązek ich ponoszenia wynika bowiem z przepisów kodeksu pracy. Dotyczy to w szczególności takich wydatków jak zakup odzieży i obuwia roboczego, czy zwrot wydatków za pranie stroju roboczego (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 26 lutego 2008 r., IBPB1/415-284/07/MW).

Organy podatkowe przyjmują, że zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT dotyczy również świadczeń osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnej (zlecenia, umowy o dzieło), jeżeli pracodawca jest zobowiązany do nich na podstawie przepisów kodeksu pracy.

W szczególności chodzi tu o przekazanie do używania odzieży lub obuwia roboczego, czy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 11 sierpnia 2011 r., IPPB1/415-468/11-3/AM; interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lutego 2011 r., ILPB2/415-1234/10-2/TR).

Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Zgodnie z art. 207 § 2 k.p., pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:

1) organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

2) zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

3) reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy,

4) zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy,

5) uwzględniać ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych,

6) zapewniać wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy,

7) zapewniać wykonanie zaleceń społecznego inspektora pracy.

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię podatkową w Warszawie