Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973 – dalej rozporządzenie MPiPS).

Zgodnie z § 8 ust. 2 tego rozporządzenia pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że zamiast okularów pracodawca może zapewnić pracownikowi soczewki kontaktowe (gdy takie jest zalecenie lekarza). Przepis ten ma także zastosowanie do osób pracujących na laptopach.

Skoro taki obowiązek został nałożony na pracodawców, to nie ma wątpliwości, że związane z nim wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z ich definicji zawartej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Dwa sposoby realizacji

Pojawiają się jednak także inne pytania. Po pierwsze, jak powinno wyglądać udokumentowanie spełnienia obowiązku zapewnienia zatrudnionemu okularów? Po drugie, czy pracownik otrzymujący od firmy okulary lub środki na ich sfinansowanie uzyskuje przychód, a jeśli tak, to czy jest to przychód obciążony podatkiem dochodowym?

Wyjaśnienie tych wątpliwości znajdziemy w interpretacji ogólnej ministra finansów z 6 marca 2011 r. (DD3/033/30/CRS/11/95). Wskazał on, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Minister potwierdził, że odrębnymi przepisami, o których mowa w tym zwolnieniu, jest wskazane wyżej rozporządzenie MPiPS. Dalej wyjaśnił, że „przepisy te nie określają jednak formy zapewnienia pracownikowi zaleconych okularów, dlatego też, w ocenie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, to pracodawca określa sposób zaopatrzenia pracownika w okulary.

Może to nastąpić poprzez:

- otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok,

- dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą".

Minister finansów wskazał, że w tym drugim przypadku zasadne jest ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na okulary i poinformowanie o tym pracowników. Powinna ona być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok zgodnych z zaleceniem lekarza.

Minister potwierdził też, że obie formy zapewnienia przez pracodawcę okularów uprawniają do zastosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Wskazał również, że takie same zasady obowiązują, gdy lekarz zaleci pracownikowi stosowanie soczewek kontaktowych i pracodawca zapewni je na wskazanych zasadach.

Na kogo faktura

Zwykle pracownik sam kupuje okulary, a pracodawca zwraca mu wydatki do określonego w wewnętrznych regulacjach firmy limitu. Warto się zastanowić, na kogo powinna być w takiej sytuacji wystawiona faktura za okulary: na firmę czy na pracownika. O tym, że nie jest to proste, świadczy wniosek o interpretację złożony przez jedną z firm w pierwszej połowie 2009 r.

Początkowo fiskus przyznał rację wnioskodawcy – w odpowiedzi z 1 lipca 2009 r. (IPPB2/415- -247/09-4/JB) Izba Skarbowa w Warszawie zgodziła się z nim, że zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT ma zastosowanie, bez względu na to, czy faktura dokumentująca zakup okularów wystawiona jest na pracownika czy na pracodawcę.

Następnie minister finansów wydał interpretację, w której zmienił odpowiedź Izby Skarbowej w Warszawie (pismo z 20 grud- nia 2010 r., DD3/033/179/CRS/ 10/PK-1244). Uznał w niej, że zwolnienie nie ma zastosowania, gdy faktura wystawiona jest na zatrudnionego.

To jednak nie koniec, dlatego że 10 stycznia 2012 r. minister finansów ponownie wydał interpretację indywidualną (DD3/033/179/ 1/CRS/10/PK-1244) w tej sprawie, zmieniając swoją wcześniejszą odpowiedź z 20 grudnia 2010 r.

W odpowiedzi z 10 stycznia 2012 r. czytamy, że „otrzymywany przez pracowników wnioskodawcy zwrot kosztów zakupu zgodnych z zaleceniem lekarza okularów korygujących wzrok, dokonywany m.in. na podstawie faktury wystawionej na pracownika dokonującego zakupu, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy".

Okazuje się więc, że pierwsza odpowiedź (Izby Skarbowej w Warszawie) była prawidłowa. Taką wykładnię przepisów potwierdziła również Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 2 czerwca 2006 r. (IBPBII/ 1/415-214/11/AA).

Wyjaśniła, że „bez względu na to, czy faktura wystawiona jest na pracownika, czy na pracodawcę, kwota zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników jest przychodem zwolnionym z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy".

Z punktu widzenia przepisów o podatku dochodowym nie ma więc znaczenia, na kogo jest wystawiona faktura. Jest to jednak istotne, gdy firma chce odliczyć VAT.

Firma może odliczyć VAT

Jeśli firma wykonuje działalność opodatkowaną VAT, to może odliczyć podatek zawarty w cenie sfinansowanych pracownikowi okularów. Obowiązuje tu ogólna zasada określona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z nią w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o naliczony. Będzie to jednak możliwe, tylko gdy faktura wystawiona jest na pracodawcę.

Ponadto, zdaniem organów podatkowych, ma on prawo uwzględnić tylko VAT sfinansowany z własnych środków. Jeśli więc pracownik z własnej kieszeni zapłaci 30 proc. ceny okularów, to pracodawca ma prawo uwzględnić w ewidencji zakupów i deklaracji tylko 70 proc. VAT wynikającego z faktury za okulary. Za taką wykładnią opowiedziała się Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 28 marca 2012 r. (IPTPP1/443-3/12-4/MW).

Znajdziemy w niej także inne istotne z punktu widzenia rozliczenia VAT informacje. W podsumowaniu tej odpowiedzi czytamy: „wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników, wystawionych na wnioskodawcę w takiej wysokości, w jakiej wnioskodawca faktycznie pokrył ww. wydatki, pod warunkiem że są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Natomiast w sytuacji, gdy zakup okularów udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracownika, wnioskodawca nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takiej faktury. Przekazanie pracownikom okularów, których zakup jest udokumentowany fakturą wystawioną na wnioskodawcę, nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Natomiast zwrot kosztów pracownikowi za zakup okularów, gdy faktura jest wystawiona na pracownika, jest czynnością wyłączoną spod regulacji ustawy o podatku od towarów usług. Na wnioskodawcy nie ciąży obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej i odprowadzenia podatku należnego".

Autor jest doradcą podatkowym w kancelarii KNDP Kolibski Nikończyk Dec & Partnerzy