Najpopularniejszy firmowy środek lokomocji to samochód. Można go amortyzować i rozliczać w kosztach wydatki na eksploatację (benzynę, mycie, naprawy). Oczywiście pod warunkiem, że autem jeździmy do klientów albo w innych służbowych sprawach.

Jak amortyzować

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych, ma kilka możliwości naliczania odpisów amortyzacyjnych. Właściciele aut osobowych mają tu jednak mniejsze pole manewru niż posiadacze ciężarówek.

Niezależnie od rodzaju samochodu możemy go amortyzować metodą liniową. Możemy przyjąć stawki podstawowe, podwyższyć je (także obniżyć) albo zastosować stawki indywidualne (jeżeli auto jest używane lub ulepszone).

Natomiast tylko dla ciężarówek jest zastrzeżona metoda degresywna, która daje wyższe koszty w pierwszych latach używania środka trwałego. Samochody osobowe nie mogą być też zamortyzowane jednorazowo. Oczywiście jeśli pojazd nie kosztował więcej niż 3 500 zł możemy go od razu wrzucić w koszty.

Pięć lat na rozliczenie

Podstawową metodą amortyzacji jest liniowa. Polega ona na naliczaniu odpisów od stałej podstawy (wartości początkowej auta), według tej samej stawki, aż do pełnego zamortyzowania.

Odpisy naliczamy od miesiąca następującego po wprowadzeniu pojazdu do ewidencji. Podstawowa roczna stawka zarówno dla samochodu osobowego, jak i ciężarowego wynosi 20 proc. (można więc go amortyzować przez 5 lat).

Przy rozliczaniu auta osobowego musimy pamiętać o limicie 20 000 euro. Takiego ograniczenia nie ma przy amortyzacji ciężarówek.

Można jednorazowo

Jeśli przedsiębiorca kupi na potrzeby firmy ciężarówkę, może ją jednorazowo zamortyzować i cały wydatek wrzucić od razu do kosztów. Ale uwaga – ten przywilej dotyczy tylko nowych firm i tzw. małych podatników. Te pierwsze skorzystają z jednorazowej amortyzacji w roku, w którym rozpoczęły działalność.

Natomiast mały podatnik to firma, w której przychód ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego VAT) nie przekroczył w poprzednim roku równowartości 1 200 000 euro.

W przyszłym roku do małych podatników zaliczać się będą przedsiębiorcy, których przychody nie są w 2012 r. wyższe niż 4 922 000 zł (w zeszłym roku było to 5 324 000 zł).

Firma, której przysługuje prawo do jednorazowej amortyzacji, może cały odpis wrzucić w koszty już w miesiącu, w którym wprowadziła ciężarówkę do ewidencji (albo amortyzować co miesiąc lub co kwartał). Może też stosować ogólne zasady amortyzacji.

Jednorazowa amortyzacja ma też swój limit. W ten sposób do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 50 000 euro, czyli w 2013 r. 205 tys. zł (w 2012 r. jest to 222 tys. zł).

Zamortyzować można też pojazd otrzymany w darowiźnie.

Przykład

Pan Kowalski handluje sprzętem gospodarstwa domowego. We wrześniu dostał od rodziców samochód ciężarowy. W umowie darowizny wyceniono go na 50 000 zł (tyle wynosi jego wartość rynkowa).

Pan Kowalski jeszcze w tym samym miesiącu wprowadził pojazd do ewidencji środków trwałych i jednorazowo go zamortyzował, zaliczając 50 000 zł do kosztów podatkowych.

Wpisujemy kilometry

Czy można rozliczyć w kosztach wydatki na samochód osobowy, który nie jest środkiem trwałym? Tak, ale tylko wtedy, gdy jest wykorzystywany do celów służbowych i wynika to z prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Wydatki na jego eksploatację (paliwo, części, mycie i naprawy) są kosztem tylko do wysokości limitu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za jeden kilometr.

Jeśli w firmie wykorzystywanych jest kilka samochodów, ewidencja przebiegu musi być prowadzona dla każdego z nich.

Ewidencja powinna zawierać:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby, która używa pojazd,

- numer rejestracyjny i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd-dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za 1 km przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz

- podpis podatnika i jego dane.

Tak więc z ewidencji powinno wynikać, gdzie przedsiębiorca jeździł w sprawach zawodowych.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 kwietnia 1998 r. (III SA 868/97): „Podatnik w prowadzonej przez siebie ewidencji przebiegu pojazdu ma obowiązek ścisłego określenia celu wyjazdu, który winien być oceniony w kategoriach, czy był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu".

Korzystniej przy leasingu

Za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu możemy też rozliczyć samochody osobowe wykorzystywane w firmie na podstawie umowy najmu albo użyczenia. Korzystniej jest przy leasingu operacyjnym.

Wtedy nie trzeba prowadzić ewidencji i obliczać limitu kilometrówki. Wydatki na eksploatację auta mogą więc być kosztem w całości, oczywiście tylko wtedy, gdy pojazd faktycznie jest wykorzystywany na potrzeby działalności.

Potwierdził to Departament Podatków Dochodowych Ministerstwa Finansów w wyjaśnieniach zamieszczonych w Biuletynie Skarbowym nr 6/2007.