Wydatki na gastronomię nie zawsze są kosztami

Jednym z najpowszechniejszych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę są wydatki o charakterze gastronomicznym. Przeważnie dotyczy to wydatków na poczęstunki dla klientów w firmie czy w restauracji. Są też jednak mniej typowe sytuacje.

Narada bywa reprezentacją

Przykładowo, przedsiębiorca ponosi koszty posiłków na spotkaniach pracowników swojej firmy z pracownikami innych podmiotów z tej samej grupy, które odbywają się w restauracjach.

Wydaje się, że zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu nie jest możliwe. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie wydatki, które przyczyniają się do uzyskania przychodu bądź do zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, pod warunkiem, że wydatki takie nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 tej ustawy. Zatem wydatki wskazane w art. 16 ustawy o CIT niezależnie od tego, że są związane z przychodem podatnika, to i tak nie mogą stanowić kosztu podatkowego.

Należy zatem rozpoznać czy analizowane wydatki można uznać za wydatki o charakterze reprezentacyjnym, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zasadniczo reprezentacja rozumiana jest jako działanie mające na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, tzn. w kontaktach z kontrahentami, gośćmi czy ich potencjalnymi klientami, akcentowania renomy i poszanowania kontrahenta. Przyjęte powszechnie jest, że reprezentacja powinna być skierowana do podmiotów zewnętrznych.

Mając to na uwadze należy uznać, że zaproszenie pracowników z innych podmiotów z grupy do restauracji będzie miało znamiona reprezentacji, niezależnie od tematyki dyskusji. Bowiem przez sam fakt zaproszenia klienta dochodzi do podkreślenia jego ważności, a co za tym idzie - spotkanie nabiera charakteru reprezentacji.

Schabowy na koszt klienta

Innym przykładem może być zapłata za usługi gastronomiczne świadczone poza biurem na spotkaniach z klientami, podczas których omawiane są sprawy klienta (np. uzgadniane są prace dotyczące realizowanego projektu), które to wydatki są następnie refakturowane na kontrahenta. Czy w takim przypadku rachunek z restauracji można zaliczyć w koszty?

Można uznać, że wydatki te powinny być kosztami uzyskania przychodu. Refaktura stanowi bowiem normalne świadczenie usług. Wskazuje na to w szczególności art. 8 ust. 2a ustawy VAT wskazujący, iż w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Niezbędne do wyświadczenia usługi gastronomicznej jest poniesienie kosztu takiej usługi. Zatem nie jest możliwe uznanie analizowanych wydatków za koszty reprezentacji, gdyż działanie przedsiębiorcy nie ma na celu poprawy jego wizerunku, a takie wydatki są związane z realizacją konkretnej usługi, której wykonanie skutkować będzie osiągnięciem przychodu.

Takie stanowisko potwierdzają też organy podatkowe, przykładowo w interpretacji Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 2 kwietnia 2007 r. (1472/ROP1/423-35/07/AP) czy w interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 czerwca 2009 r. (ITPB3/423-160a/09/MT), w której czytamy:

„W przedstawionym stanie faktycznym, wnioskodawca w związku z realizacją usług doradczych na rzecz klientów, ponosi m.in. wydatki na przejazdy (w tym taksówkami miejskimi), noclegi, usługi gastronomiczne. Na mocy zawartych umów, spółce przysługuje zwrot wymienionych wydatków ponoszonych w interesie klienta.

Wydatki takie są zatem ponoszone w związku z odpłatnym świadczeniem usług doradczych i mają na celu uzyskanie przychodów z tego tytułu, tj. zwrotu wydatków i wynagrodzenia za realizowane usługi. Koszty przejazdów, noclegów oraz usług gastronomicznych, jako służące prowadzeniu działalności gospodarczej Wnioskodawcy, spełniają wobec tego przesłankę celowości, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Są one w sposób pośredni związane z przychodami z tytułu świadczenia usług doradczych.

(...) Wydatki na zakup usług gastronomicznych, ponoszone przez spółkę w związku ze spotkaniami służbowymi z kontrahentami jej klientów, odbywanymi wyłącznie w interesie tych klientów, nie służą reprezentacji spółki. Nie ma do nich zatem zastosowania przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 omawianej ustawy. W analizowanym stanie faktycznym, wydatki na przejazdy (m.in. taksówkami), noclegi oraz usługi gastronomiczne ponoszone w związku ze świadczeniem usług doradczych mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów spółki".

—Hanna Kozłowska doradca podatkowy, biegły rewidentem w firmie KDA z grupy HLB w Poznaniu