Nie unikniemy PIT od zwrotu kosztów dojazdów do pracy

Firma nie ma obowiązku pokrywania pracownikowi wydatków za dojazdy do pracy. Nie musi więc ani udostępniać biletów autobusowych, ani zwracać wydatków na benzynę czy zapewniać środków zbiorowego przewozu (np. autokaru). Generalna zasada jest taka, że zatrudniony dociera do pracy za własne pieniądze.

Niemniej dodatkowy bonus tego rodzaju jest dobrą metodą zmotywowania załogi do lepszej wydajności czy punktualności. Niestety, popularności tego profitu nie towarzyszą zachęty podatkowe. Zasadniczo różne formy dokładania się szefa do dojazdów do pracy (rzeczowe czy materialne) są bowiem dla pracownika przychodem w rozumieniu ustawy o PIT.

Oznacza to, że należy dodać je do innych zarobków w miesiącu ich wypłaty bądź postawienia do dyspozycji podwładnego – zazwyczaj w dniu obciążenia rachunku pracodawcy bądź odebrania biletu przez zainteresowanego. Od zsumowanych w ten sposób przychodów trzeba naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Bilety na autobus czy kolej

Bilety na autobus czy kolej przekazywane podwładnym w celu dotarcia do pracy bądź pieniężne ekwiwalenty z tego tytułu podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy obowiązek ich ponoszenia przez zakład wynika wprost z innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT). Wtedy płatnik nie pobiera zaliczek na podatek tylko od zwrotu kosztów dojazdu do pracy.

Odrębne ustawy przewidują obligatoryjne refundacje wskazanych wydatków dla:

- sędziego, który za zgodą prezesa odpowiedniego sądu mieszka w innej miejscowości niż ta, gdzie się mieści siedziba sądu (art. 95 ust. 3 prawa o  ustroju sądów powszechnych),

- prokuratora, który za zgodą przełożonego prokuratora mieszka w innej miejscowości niż będąca siedzibą jednostki organizacyjnej prokuratury, gdzie pełni służbę (art. 56 ustawy o prokuraturze; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2008 r., IPPB1/ 415-412/09-3/EC),

- pracownikowi podmiotu leczniczego, osobie wykonującej zawód medyczny lub innej skierowanej do pracy przy  zwalczaniu epidemii (art. 47 ust. 11 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi).

Trzeba jednak pamiętać, że tylko pracownikowi skierowanemu do pracy przy zwalczaniu epidemii należy się zwrot kosztów dojazdu do pracy sfinansowany z budżetu państwa na  podstawie ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Korzysta on ze zwolnienia zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o PIT. Pozostałe ustawy gwarantują analogiczne dofinansowania przedstawicielom służb mundurowych bądź osobom zatrudnionym inaczej niż w ramach stosunku pracy.

Wychodzi na to, że wypłacane osobom zatrudnionym w prywatnych zakładach świadczenia o takim charakterze są w pełni opodatkowane. Nie wynikają bowiem z ustaw, lecz z regulacji wewnętrznych.

Przykład

Spółka udostępnia pracownikom, którzy muszą załatwić poza zakładem służbową sprawę, bilety na komunikację miejską (sieciowy czy na okaziciela). W takim wypadku w ogóle nie można mówić o powstaniu przychodu, ponieważ zatrudniony nie odniósł żadnej wymiernej korzyści.

Wykonywał przecież swoje zadania pracownicze, a dostarczenie środków i narzędzi (w tym biletów do przemieszczania się autobusem na potrzeby firmy) niezbędnych w tym celu leży w gestii pracodawcy (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 28 marca 2011 r.,  IPPB4/415-11/11-4/JS).

Wyjątkowo można przyznać pracownikowi świadczenie ze środków zfśs w formie biletu lub dopłaty z racji dojazdów do pracy. Przy przydzielaniu tego typu wsparcia należy zastosować kryterium socjalne. Najczęściej jest nim dochód przypadający na członka rodziny podwładnego. Taka pomoc socjalna jest wolna od podatku dochodowego w ramach ulgi na świadczenia rzeczowe i pieniężne z zfśs, czyli do 380 zł rocznie na jednego pracownika.

Wypłacane przez pracodawcę zatrudnionemu dofinansowania do biletów do pracy lub przekazywane bilety w naturze korzystają z większych ulg składkowych >patrz tabela.