W spółce z o.o. została powołana rada nadzorcza. Spółka będzie więc musiała ponosić koszty jej funkcjonowania. Pierwsze wydatki to zakup odpowiedniego sprzętu biurowego, czyli biurek, komputerów, kserokopiarki czy skanera. Później dojdą do tego inne wydatki, jak choćby koszty połączeń telefonicznych, materiały biurowe i obsługa przez kancelarię prawną. Czy takie wydatki są dla spółki kosztami uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 213 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w spółce z o.o. może być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna albo oba te organy. Aby funkcjonowały one w spółce, konieczny jest odpowiedni zapis zawarty w umowie tej spółki. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 tys. złotych, a wspólników jest więcej niż 25, ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest obligatoryjne. Niezależnie jednak od tego, czy te organy istnieją w danej spółce, bo taka była wola wspólników, czy dlatego, że spółka była zobligowana do ich utworzenia, ich funkcjonowanie wiąże się z koniecznością ponoszenia przez spółkę (podatnika) pewnych wydatków.

Wydatki te możemy podzielić na osobowe (wypłacane członkom rady nadzorczej) oraz takie, które nie mają takiego charakteru. Do tej drugiej grupy możemy przykładowo zaliczyć: zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki, itp.), odpisy amortyzacyjne budynków czy lokali wykorzystywanych przez radę nadzorczą (komisję rewizyjną), wydatki na opłaty za połączenia telefoniczne, zakup prasy, doradztwo prawne, koszty tłumaczenia dokumentów, koszty związane z wyborami do rady nadzorczej (np. koszty druku kart do głosowania), wydatki z tytułu zakupu napojów i słodyczy podawanych podczas posiedzeń rady nadzorczej, koszty przygotowania sali na narady lub posiedzenia oraz materiały biurowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. O wydatkach ponoszonych w związku z funkcjonowaniem w spółce rady nadzorczej mówi art. 16 ust. 1 pkt 38 tej ustawy. Stanowi on, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Jak zauważył minister finansów w interpretacji z 21 października 2011 r. (DD5/8213/33/RDX/10/PK-1717/2009), „przepis ten dotyczy jedynie wydatków o charakterze osobowym, które stanowią trwałe przysporzenie majątkowe osób będących członkami organów spółki wskazanych w tym przepisie, tj. m.in. rady nadzorczej. W konsekwencji, w przypadku gdy wydatki spółki nie stanowią przysporzenia majątkowego osób będących członkami rady nadzorczej, ale są związane z funkcjonowaniem tego organu spółki, podatnik ma prawo zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W szczególności odnosi się to do odpisów amortyzacyjnych dokonywanych od budowli, lokali wykorzystywanych przez radę nadzorczą. Mianowicie mogą być one uznane za koszty uzyskania przychodów, gdy korzystanie z budynków i lokali nie służy celom osobistym członków rady nadzorczej".

Z kolei w interpretacji z 21 lipca 2011 r. (IPTPB3/423-43/11-2/MF) Izba Skarbowa w Łodzi zgodziła się z twierdzeniem wnioskodawcy, że wydatki poniesione na funkcjonowanie organów nadzorujących jego działalność mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Do takich wydatków należą podawane na posiedzeniach rady nadzorczej: napoje (woda, soki), kawa, herbata, słodycze, inne artykuły spożywcze, z których przygotowywane są drobne poczęstunki. Wydatki te nie mają bowiem charakteru wydatków osobowych na rzecz członków rady nadzorczej, nie stanowią przysporzenia majątkowego dla tych osób i wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organu nadzoru. Wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów przy spełnieniu przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podobnie w interpretacji z 5 lipca 2011 r. (IPPB5/423-532/11-2/RS) Izba Skarbowa w Warszawie uznała, że do kosztów uzyskania przychodu spółka „może zaliczyć wydatki związane z organizacją i funkcjonowaniem rady nadzorczej jako organu spółki, w części dotyczącej: wynajmu sal konferencyjnych na posiedzenia rady nadzorczej, zakupu materiałów biurowych i usług dotyczących obsługi posiedzeń (np. wynajem/ udostępnienie sprzętu do prezentacji, telekonferencji, opłaty za przesyłki kurierskie, koszty stenogramów i tłumaczeń), wydatków związanych z doradztwem ekonomicznym i prawnym (np. doradztwo związane z wyborem członków zarządu), obsługi gastronomicznej posiedzeń rady nadzorczej".