- Członek rady nadzorczej spółki z o.o. otrzymuje wynagrodzenie za udział w posiedzeniach organu – 800 zł. Podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu. Niedawno do regulaminu rady wprowadzono zapis o przyznaniu członkom rady spoza miasta zwrotu kosztów dojazdów do spółki na posiedzenia.

Zwrot jest obliczany w zależności od środka transportu, czyli albo według cen okazanych biletów, np. kolejowych lub autobusowych, albo według kilometrówki z zastosowaniem urzędowych stawek za 1 km, jak u pracowników. W maju członek rady przedstawił bilety kolejowe na 98,50 zł (w obie strony). Jak rozliczyć tę osobę z podatku i składki?

– pyta czytelnik.

Zwrot kosztów dojazdów na posiedzenia rady nadzorczej, przy zachowaniu odpowiednich warunków, jest zwolniony z podatku dochodowego. Natomiast podobnej ulgi nie ma w przypadku składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Członkowie rad nadzorczych mający miejsce zamieszkania w Polsce, sprawujący tę funkcję na podstawie powołania (bezumownie) są objęci obowiązkowo tylko ubezpieczeniem zdrowotnym. Nie podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym, bo takiego tytułu do ubezpieczeń nie wymienia art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Do ubezpieczenia zdrowotnego członka rady zgłasza podmiot, w którym ta rada działa. Podstawą wymiaru składki na to ubezpieczenie jest przychód osiągnięty z tytułu pełnionej funkcji w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychody otrzymywane przez osoby należące do składu zarządów i rad nadzorczych stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście. Nie ma znaczenia sposób ich powoływania. Tak wskazuje art. 13 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.); dalej ustawa o PIT. Zatem zarówno wynagrodzenie za udział w posiedzeniach, jak i zwrot kosztów dojazdów do celu są w świetle przepisów podatkowych przychodami członka rady.

Jednak ustawa o PIT wskazuje, że od podatku dochodowego wolne są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości, jaka obowiązuje dla podróżujących służbowo pracowników sfery budżetowej, określonej w stosownych rozporządzeniach MPiPS z 19 grudnia 2002 r. (w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zwolnienie ma zastosowanie pod warunkiem, że otrzymane świadczenie nie zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodów członka rady i że poniósł je w celu uzyskania przychodu (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 ustawy o PIT).

W stosunku do osób niebędących pracownikami ustawodawca użył słowa „podróż” (a nie podróż służbowa). To oznacza, że nieopodatkowany zwrot kosztów przejazdów może dotyczyć każdej podróży, oczywiście odbywanej w związku z pełnioną funkcją.

Reasumując, zwrot kosztów podróży na posiedzenia rady nadzorczej do siedziby spółki wypłacany członkowi tej rady korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT, do wysokości ceny biletu danym środkiem transportu lub kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i urzędowej stawki za 1 km przebiegu dla samochodów osobowych.

Rozliczenie przychodów za maj

Dla rozliczenia podatkowo-składkowego znaczenie mają trzy kwestie:

- od zwrotu kosztów dojazdów trzeba opłacić składkę zdrowotną (zwolnienia ze składek nie mają zastosowania do osób będących członkami rad nadzorczych),

- od podatku nie można odliczyć składki zdrowotnej, której podstawą jest przychód zwolniony z podatku dochodowego,

- koszty uzyskania przychodów przysługują członkowi rady nadzorczej w takiej samej wysokości jak pracownikom – 111,25 zł.

Zatem rozliczenie przychodów za maj powinno wyglądać następująco:

- podstawa wymiaru składki zdrowotnej:  898,50 zł (800 zł + 98,50 zł)

- składka zdrowotna do ZUS: 898,50 zł x 9 proc. = 80,87 zł

- przychód dla celów podatkowych: 800 zł

- podstawa opodatkowania: 800 zł – 111,25 zł = 688,75 zł; po zaokrągleniu – 689 zł

- zaliczka na podatek: 689 zł x 18 proc. = 124,02 zł

- składka zdrowotna do odliczenia od podatku: 800 zł x 7,75 proc. = 62 zł (jej podstawą jest wyłącznie przychód opodatkowany)

- zaliczka do zapłaty do urzędu skarbowego: 124,02 zł – 62 zł = 62,02 zł; po zaokrągleniu 62 zł

- do wypłaty: 898,50 zł – 80,87 zł – 62 zł = 755,63 zł -