Jak rozliczyć e-faktury: odliczenie VAT na zasadach ogólnych

- Prowadzę sklep z artykułami przemysłowymi. Od dostawcy towarów otrzymałam fakturę w wersji elektronicznej, która została mi przesłana w formacie PDF jako załącznik do mejla. Faktura ta w treści zawiera oznaczenie „KOPIA”. Czy daje prawo do odliczenia VAT? Jak ustalić moment otrzymania takiej faktury dla potrzeb VAT?

– pyta czytelniczka.

Szczegółowe zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej zostały określone w rozporządzeniach ministra finansów:

- z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360 – dalej rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur) oraz

- z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661 – dalej rozporządzenie w sprawie e-faktur).

Od 1 stycznia 2011 r. faktury mogą być wystawiane i przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym, w tym np. w formie pliku PDF, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez ich odbiorcę. Wynika to z § 3 rozporządzenia w sprawie e-faktur.

Do przysyłania faktur w formie elektronicznej, poza zgodą odbiorcy, wymagane jest także zapewnienie im autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. Przez zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast spełnienie warunku integralności treści faktury wyraża się brakiem możliwości zmiany danych w fakturze, które powinna ona zawierać. Nie ma więc przeszkód, aby nabywca odbierał faktury zakupu za pośrednictwem poczty elektronicznej, o ile spełnione zostaną wszystkie warunki związane z takim przesyłaniem dokumentów sprzedaży.

Prawo do odliczenia

Forma, w jakiej nabywca otrzymał fakturę, nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz termin tego odliczenia. Te same zasady obowiązują niezależnie od tego, czy podatnik otrzymał fakturę papierową czy elektroniczną. Podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, który wynika z faktury elektronicznej w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ten dokument, lub za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT).

W przypadku e-faktury otrzymanej pocztą elektroniczną za datę jej otrzymania uznaje się datę otrzymania wiadomości z załączoną fakturą. Potwierdzają to organy podatkowe.

Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2011 r. (ILPP4/443-638/11-2/EWW). Czytamy w niej: „przy założeniu, że spółka spełniać będzie wszystkie przesłanki do zastosowania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, będzie ona mogła skorzystać z tego prawa również w odniesieniu do faktur elektronicznych otrzymywanych od swoich kontrahentów w formacie PDF za pomocą poczty elektronicznej, w dacie otrzymania tej poczty z załączoną daną fakturą.”

Nie trzeba oznaczać kopii

Od 1 kwietnia 2011 r. faktura VAT nie musi już być oznaczona słowem „oryginał” lub „kopia”. Z § 19 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur wynika jedynie, że faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Jednak warunku tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej.

W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy (lub udostępnia), zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Tym samym dla faktur elektronicznych nie obowiązuje podział na oryginał faktury otrzymywany przez nabywcę i kopię zatrzymywaną przez sprzedawcę.

Umieszczenie w treści faktury oznaczenia „kopia” nie jest jednak błędem i nie wpływa na prawo do odliczenia określonego w niej podatku naliczonego. Odliczenie to przysługuje na zasadach ogólnych.

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 15 listopada 2011 r. (IPTPP2/443-550/11-2/PM).

Należy przechowywać

Faktury przesłane drogą elektroniczną należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). Sposób ich przechowywania jest w zasadzie dowolny. Przepisy określają jedynie, że faktury elektroniczne powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający:

- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,