W styczniu 2012 r. „Budujemy i nie tylko" sp. z o.o. otrzymała kilka faktur dotyczących zakończonego już roku podatkowego 2011. Były to m.in. faktury:

• za usługi serwisowe dotyczące samochodów osobowych świadczone w grudniu 2011 r. (spółka utworzyła na ten koszt rezerwę w grudniu 2011 r.),

• za ubezpieczenie biura spółki za okres listopad 2011 – październik 2012 r.,

• za usługi budowlane podwykonawcy świadczone w okresie październik – grudzień 2011 r.

Samochody osobowe są na bieżąco wykorzystywane przez pracowników spółki, natomiast usługi podwykonawcy dotyczą kontraktu, za który najbliższa faktura zostanie wystawiona z końcem stycznia 2012 r. W jakich okresach spółka powinna ująć te faktury jako koszty podatkowe?

Aby określić, w którym momencie wydatek należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, należy ocenić, czy jest on:

• kosztem bezpośrednio związanym z przychodami (tzw. kosztem bezpośrednim) czy

• kosztem innym niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. kosztem pośrednim).

Ustawa o CIT

nie definiuje precyzyjnie pojęcia kosztów bezpośrednich i pośrednich. Powszechnie przyjmuje się jednak, że koszty bezpośrednie to takie, które można przypisać do konkretnego przychodu (np. koszty produkcji, wykonania usługi). Natomiast koszty pośrednie to koszty, których nie można powiązać z konkretnym przychodem i które służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów (czyli np. koszty utrzymania biura).

Dla obydwu rodzajów kosztów ustalono osobne reguły dotyczące momentu ich „potrącalności", czyli okresu, w którym można pomniejszyć przychody o koszty uzyskania przychodów.

Koszty bezpośrednie, które zostały poniesione w latach poprzedzających dany rok podatkowy oraz w danym roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Z kolei w sytuacji, gdy koszty bezpośrednio związane z kosztami danego roku zostały poniesione po jego zakończeniu, są one potrącalne w roku, którego dotyczą, jeżeli zostały poniesione do dnia:

• sporządzenia sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania CIT-8, albo

• złożenia zeznania CIT-8, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego.

Gdy koszty bezpośrednie odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego zostają poniesione po terminie do złożenia zeznania CIT-8, są one potrącalne w kolejnym roku podatkowym.

Jeżeli chodzi o koszty pośrednie, to są one potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, są kosztami uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Przy określeniu momentu potrącalności kosztów bezpośrednich i pośrednich istotna jest również definicja pojęcia „poniesienie kosztów". Mianowicie, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Wynika z tego, że podatkowe ujęcie kosztów jest ściśle związane z ujęciem ich do celów księgowych.

Podstawa prawna:

- art. 15 ust. 4 – 4e ustawy o CIT

Autorka jest starszą konsultantką w dziale prawnopodatkowym PwC

Moment ujęcia w kosztach

Znając zasady dotyczące momentu potrącalności kosztów, możemy określić, jak powinna postąpić spółka w przypadku poszczególnych faktur otrzymanych po zakończeniu roku podatkowego.

Usługi serwisowe

W kwestii faktury za usługi serwisowe dotyczące samochodów osobowych należy uznać, że jest to koszt pośredni. Zakładamy przy tym, że są to samochody będące własnością spółki i że są wykorzystywane przez jej pracowników w celach biznesowych.

Kosztu serwisowania samochodów nie da się przypisać do konkretnych przychodów spółki, ponieważ jest on związany z jej ogólną działalnością. Skoro jest to koszt pośredni, faktura powinna być ujęta jako koszt uzyskania przychodów w momencie poniesienia, czyli ujęcia w księgach rachunkowych. Warto przy tym zauważyć, że zgodnie z przepisami nie można rozpoznać kosztu podatkowego wyłącznie na podstawie zawiązanej przez spółkę rezerwy.

W związku z tym, jeżeli w styczniu 2012 r. księgi rachunkowe spółki za rok 2011 są jeszcze otwarte, faktura może być ujęta w księgach roku 2011 i tym samym będzie kosztem podatkowym tego roku. Jeżeli księgi rachunkowe są zamknięte lub jeżeli taka jest wola spółki, faktura może być ujęta w księgach na bieżąco, czyli w styczniu 2012 r., i tym samym stanowić koszt uzyskania przychodów stycznia 2012 r.

W praktyce najczęściej spotykanym podejściem jest rozwiązanie rezerwy z grudnia 2011 r. i zaksięgowanie w jej miejsce faktury, czyli ujęcie faktury jako kosztu grudnia 2011 r.

Ubezpieczenie

Koszt ubezpieczenia biura spółki, podobnie jak koszt usług serwisowych, jest kosztem pośrednim, ponieważ nie można go powiązać z konkretnymi przychodami. Jednak ponieważ koszt ten dotyczy okresu na przełomie dwóch lat podatkowych, zastosowanie będzie tu miała inna reguła niż w przypadku usług serwisowych. Koszt ubezpieczenia powinien być rozłożony w czasie proporcjonalnie do długości trwania ubezpieczenia.

W praktyce najłatwiej jest podzielić koszt na 12 części i odpowiednio 2/12 całości kosztu (za listopad i grudzień 2011 r.) ująć jako koszty uzyskania przychodów roku 2011, a 10/12 (za okres styczeń – październik 2012 r.) jako koszty uzyskania przychodów roku 2012. W takim przypadku księgowo koszt ten będzie ujęty jako rozliczenie międzyokresowe czynne od listopada 2011 do października 2012 r. i podejście księgowe będzie spójne z podatkowym.

Usługi podwykonawcy

Koszt udokumentowany fakturą za usługi budowlane podwykonawcy można przyporządkować do konkretnego przychodu, jest to zatem koszt bezpośredni i w związku z tym powinien być ujęty w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające mu przychody.

Ponieważ faktura przychodowa, do której odnoszą się usługi podwykonawcy, będzie wystawiona przez spółkę z końcem stycznia 2012 r., koszt ten będzie kosztem uzyskania przychodów w styczniu 2012 r.