Roczne zeznanie podatkowe CIT-8: Niedobory i nadwyżki się nie kompensują

„Budujemy i nie tylko" sp. z o.o.sporządziła inwentaryzację magazynu na koniec roku. W głównym magazynie w Warszawie powstała nadwyżka, natomiast w drugim, w Sieradzu – nadwyżka i jednocześnie niedobór. W protokołach inwentaryzacji jako przyczynę nadwyżek i niedoboru podano błędne wyliczenie ilości towarów przez pracowników. Jak te nadwyżki i niedobory powinny być ujęte do celów podatkowych?

Każda firma powinna przeprowadzić inwentaryzację swoich aktywów na dzień bilansowy, aby zweryfikować, czy dane księgowe zgadzają się z faktycznym stanem posiadanego majątku. Zasadniczo obowiązek ten wynika z ustawy o rachunkowości, natomiast ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego. Gdy firma prowadzi magazyn, również powinien być objęty inwentaryzacją.

Często w wyniku inwentaryzacji dokonywanej w formie spisu z natury okazuje się, że to, co spółka ma w magazynie, nie do końca odpowiada temu, co znajduje się w jej księgach rachunkowych. Powstają wtedy nadwyżki i niedobory inwentaryzacyjne.

Nadmiar lub strata

Nadwyżka inwentaryzacyjna powstaje wtedy, gdy w wyniku inwentaryzacji okaże się, że spółka posiada więcej produktów czy towarów, aniżeli wynikałoby to z ksiąg rachunkowych. Może ona, przykładowo, powstać w wyniku błędu pracownika rejestrującego wydania z magazynu.

Taka nadwyżka jest przychodem księgowym dla firmy. Powstaje pytanie, czy różnica ta powinna być wykazana jako przychód podatkowy. Ustawa o CIT bezpośrednio do tego się nie odnosi. Jednak zdaniem organów podatkowych nadwyżka inwentaryzacyjna powinna zostać zakwalifikowana jako przychód podatkowy w wysokości określonej na podstawie cen nabycia bądź cen rynkowych danego towaru.

Niedobory inwentaryzacyjne powstają z kolei w sytuacji, gdy inwentaryzacja wykazuje niższy stan magazynowy, niżby to wynikało z ksiąg rachunkowych. Przyczyn tego może być wiele: błąd pracownika, zniszczenie części towarów, ich zagubienie lub kradzież.

Szczegółowa dokumentacja

Niedobory inwentaryzacyjne są kosztem księgowym dla firmy. Natomiast kwestia zaliczenia niedoborów do kosztów uzyskania przychodów jest o wiele bardziej złożona.

Mimo że nie zostały wprost zaliczone do katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, nie mogą być one automatycznie zaliczane do kosztów podatkowych. Po pierwsze, muszą mieć przynajmniej pośredni związek z osiąganymi przychodami. Po drugie, muszą być odpowiednio udokumentowane, jako że samo księgowanie czy protokół z inwentaryzacji nie wystarczy.

Przykładowym dokumentem wyjaśniającym powstanie niedoboru może być protokół ze zdarzenia – podczas którego powstał niedobór – dokładnie wyjaśniający konkretne zdarzenie, określający jego datę, przyczynę i wielkość straty. Warto sporządzać takie protokoły jak najbardziej szczegółowo.

Często się zdarza, że są one lakoniczne i zawierają niewiele informacji o okolicznościach zdarzenia. Istnieje duże ryzyko, że niedostatecznie dokładne protokoły zostaną zakwestionowane przez organy podatkowe. Dla pewności można załączyć protokół sporządzony przez policję przy zgłoszeniu kradzieży lub pisemne wyjaśnienia osób odpowiedzialnych. Tak szczegółowa dokumentacja umożliwia podatnikowi zaliczenie niedoborów do kosztów uzyskania przychodów.

Oprócz odpowiedniej dokumentacji istotna jest przyczyna powstania niedoboru – czy powstał on z winy przedsiębiorcy czy niezależnie od niego. Każdy przypadek należy traktować indywidualnie.

Trzeba zachować należytą staranność

Przy ocenie należy brać pod uwagę charakter działalności gospodarczej, okoliczności powodującej niedobór i podjęte działania zapobiegawcze. Jeżeli strata wynika z winy przedsiębiorcy, np. przez brak zabezpieczenia towaru przed kradzieżą, organy skarbowe mogą kwestionować zaliczenie niedoboru do kosztów podatkowych.

Niedobory zawinione, czyli takie, które – przykładowo – wynikają z błędów pracowników, najczęściej też są kwestionowane przez fiskusa.

Uwaga!

Aby niedobór inwentaryzacyjny mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien nie tylko być niezawiniony. Dodatkowo przedsiębiorca powinien móc udowodnić, że powstał w trakcie normalnego działania firmy i nie jest wynikiem niezachowania należytej staranności. Przykładowo, odpowiednio udokumentowane różnice inwentaryzacyjne wynikające z niedokładności pomiaru mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Kiedy potrącamy

Jeśli niedobory nie wynikają z błędów pracowników, lecz powstają w toku podstawowej działalności gospodarczej, np. w wyniku zepsucia lub zniszczenia towaru, jest możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania zdarzenia, w wyniku którego powstały.

Przykładowo, organy podatkowe zanegują poniesienie kosztu, jeśli towar został zniszczony w wyniku działania nietrzeźwego pracownika. Natomiast jeśli towar został zniszczony w toku normalnej produkcji (np. jest to efekt uboczny przy funkcjonowaniu linii produkcyjnej), można uznać taki koszt za koszt uzyskania przychodu.

Niedobory w magazynie są kosztami tego roku, na koniec którego dokonano inwentaryzacji.

Skutki błędu

W protokołach inwentaryzacji jako przyczynę nadwyżek i niedoboru spółka „Budujemy i nie tylko" podała błędne wyliczenie towarów przez pracowników. W przypadku nadwyżek inwentaryzacyjnych kwestia wydaje się przesądzona i spółka powinna wykazać dodatkowy przychód podatkowy w wysokości wykazanej nadwyżki (nie może tych nadwyżek skompensować ze stratami). Problem jest bardziej skomplikowany, jeżeli chodzi o stratę inwentaryzacyjną. Aby móc uznać ją za koszt uzyskania przychodów, należy ją odpowiednio udokumentować.

Dodatkowo, powinna być niezawiniona przez podatnika, czyli powinna powstać albo w toku normalnej produkcji, albo z przyczyn od niego niezależnych (np. losowych). W przypadku błędu pracownika w inwentaryzacji trudno mówić o dochowaniu należytej staranności przez spółkę i jej pracowników. Dlatego w takiej sytuacji trudno jest wystarczająco umotywować zaliczenie niedoboru do kosztów podatkowych.

Podstawa prawna: