Służbowy samochód to dobry dodatek do pensji, ale osoby, które z niego korzystają, często mają problemy z fiskusem.

– Urzędy chętnie sprawdzają, w jaki sposób wykorzystywane są firmowe auta – mówi Beata Hudziak, doradca podatkowy, partner w kancelarii Grant Thornton. – Przykładowo, w jednej ze spółek kontrolerzy w piątek po południu spisali wszystkie samochody, które nie wróciły do firmy i porównali to z delegacjami służbowymi. Warto więc dokładnie uregulować zasady korzystania z pojazdu przez zatrudnioną osobę. Najpopularniejsze ostatnio jest wyznaczanie miejsca parkowania służbowego auta w okolicach domu pracownika.

Dojazd bez przychodu

Co to daje? Gdyby pracownik po prostu wracał do domu samochodem pracodawcy, a na drugi dzień dojeżdżał nim do firmy, uzyskałby przychód z nieodpłatnego świadczenia. Trzeba je opodatkować, a przy wyliczaniu – zdaniem fiskusa – przyjąć stawki stosowane przez wypożyczalnie. Podatek wyjdzie więc całkiem spory, a korzystanie ze służbowego auta może okazać się zupełnie nieopłacalne.

Jeśli jednak pracownik musi odstawić auto do wskazanego miejsca, przychód nie powstaje, bo w ten sposób wykonuje swoje obowiązki.

Fiskus korzystnie

Potwierdzają to interpretacje, np. warszawskiej Izby Skarbowej (nr IPPB4/415-814/11-2/JK2). Przyznała ona, że osoby dojeżdżające z wyznaczonego przez pracodawcę miejsca parkowania do siedziby spółki i z powrotem nie uzyskują przychodów.

Także Izba Skarbowa w Poznaniu (interpretacja nr ILPB2/415-642/11-2/JK) potwierdziła, że wykonywanie obowiązków służbowych (chodzi o dbałość o powierzone mienie, czyli parkowanie samochodu w miejscu bezpiecznym i w gotowości do użytkowania w celach zawodowych) nie może generować dla pracownika dodatkowego przychodu.

– Interpretacje są korzystne, trzeba jednak pamiętać, że przyjęcie takich zasad użytkowania samochodu musi mieć jakieś uzasadnienie – tłumaczy Beata Hudziak. – Wyznaczenie miejsca parkingowego w pobliżu domu pracownika jest bardziej przekonujące, gdy spółka nie dysponuje własnym placem ani garażem. Argumentem jest też wymagający dużej mobilności charakter pracy. Pracodawcy nie mogą też zapominać, że to oni odpowiadają za prawidłowe rozliczenie zatrudnionych. Powinni więc minimalizować ryzyko sporów z fiskusem, który, jak wiadomo, często zmienia zdanie – ostrzega ekspertka.

Oczywiście nie ma wątpliwości, że przychód powstaje, gdy pracownik oprócz służbowych przejazdów korzysta z auta do celów prywatnych. Sprawa jest jasna, jeśli szef pozwala oficjalnie wykorzystywać je poza pracą. Wtedy musi naliczyć przychód. Często jednak przyjmuje, że samochód jest używany tylko na cele firmowe i nie bawi się w ustalanie, kiedy, gdzie i za ile pojechał jego podwładny. Urząd może to jednak zweryfikować.

Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy w kancelarii Piekielnik i Partnerzy

Firmom, które chcą zminimalizować ryzyko naliczenia przychodu pracownikom korzystającym ze służbowych samochodów, proponuję odrębne umowy przechowania. Łatwiej je modyfikować niż postanowienia umowy o pracę. Powinno z nich wynikać, że pracownik ma obowiązek dbać o powierzony pojazd i garażować go w bezpiecznym miejscu. Może to być w pobliżu jego miejsca zamieszkania. Pracownik wykonuje więc tylko swoje obowiązki, a możliwość dojazdu do pracy nie tworzy dodatkowego przychodu. Inaczej będzie, gdy pracodawca pozwala mu wykorzystywać auto w celach prywatnych. Wtedy ma niewątpliwie przychód. Firmy stosują różne metody jego wyliczania, niestety często grozi to sporem z fiskusem.